事業(yè)單位人事檔案管理信息化淺析

蔣周凌

【摘要】人事檔案管理在事業(yè)單位檔案管理中具有突出地位，其檔案管理效果對(duì)人事管理工作的開展有重要影響。傳統(tǒng)的人力檔案管理方式效率低下，目前事業(yè)單位已經(jīng)基本完成了人事檔案管理的信息化建設(shè)，但在其建設(shè)和使用過(guò)程中，仍存在許多問(wèn)題，沒有完全發(fā)揮信息化人事檔案管理的作用。本文將對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出幾點(diǎn)改善對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案；信息化管理

隨著事業(yè)單位加入市場(chǎng)化經(jīng)營(yíng)，事業(yè)單位的生存和發(fā)展面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，人力資源是企業(yè)的生存之本，也是企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力之一。只有做好人事檔案管理工作，才能為人力資源管理提供支持和保障，使企業(yè)充分發(fā)揮人力資源優(yōu)勢(shì)，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中謀求更好的發(fā)展。信息化管理是事業(yè)單位人事檔案管理的主要發(fā)展方向，只有不斷提高人事檔案管理的信息化建設(shè)水平，才能為人事管理提供更有力的支持。

一、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，人們已經(jīng)意識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)提高生產(chǎn)、管理水平有重要作用，將成為提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的主要手段。在此認(rèn)識(shí)下，我國(guó)從上世紀(jì)90年代開始興起信息化建設(shè)的浪潮，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)與管理的方方面面。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，大大減輕了檔案管理工作的人力負(fù)擔(dān)，使檔案存儲(chǔ)和調(diào)用的效率顯著提高，也有效解決了紙質(zhì)檔案容易丟失和損壞的問(wèn)題。

（一）對(duì)信息化建設(shè)缺乏重視。事業(yè)單位的檔案管理部門普遍引進(jìn)或開發(fā)了檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了人事檔案的信息化管理。但是從目前事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)水平來(lái)看，其技術(shù)水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上信息技術(shù)的發(fā)展速度，沒有充分發(fā)揮信息化管理應(yīng)有的作用。這體現(xiàn)出單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重視度明顯下降。具體表現(xiàn)為檔案管理信息化建設(shè)的資金投入不足，信息化技術(shù)設(shè)備更新緩慢，缺乏對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)，從而導(dǎo)致目前事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平普遍偏低。

（二）硬件設(shè)備老化、技術(shù)落后。信息技術(shù)自出現(xiàn)以來(lái)，一直保持著迅猛的發(fā)展態(tài)勢(shì)。信息技術(shù)與信息技術(shù)產(chǎn)品的更新速度快，新的技術(shù)產(chǎn)品的性能和功能往往會(huì)有明顯提高。目前，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，先進(jìn)企業(yè)都十分注重信息技術(shù)產(chǎn)品的更新?lián)Q代，從而最大程度地發(fā)揮信息技術(shù)的作用，提高生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)效率。相比之下，許多事業(yè)單位在人事檔案管理方面的信息技術(shù)和硬件設(shè)備更新緩慢，技術(shù)設(shè)備嚴(yán)重落后，仍舊采用幾年前甚至十幾年前的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行人事檔案管理，已經(jīng)與先進(jìn)管理水平產(chǎn)生了較大差距。

（三）檔案管理人員的信息技術(shù)水平偏低。信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用雖然極大提升了檔案管理的自動(dòng)化水平，但檔案管理人員仍然是管理工作的主體。由于目前事業(yè)單位對(duì)認(rèn)識(shí)檔案管理工作缺乏重視，安排的檔案管理人員信息技術(shù)水平有限，通常只具備基本的計(jì)算機(jī)操作能力，但對(duì)設(shè)備的維護(hù)升級(jí)和安全管理知之甚少，難以滿足認(rèn)識(shí)檔案管理的實(shí)際需要。

二、提高信息化管理水平的有效對(duì)策

（一）從上至下提高對(duì)信息化建設(shè)的重視。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)的重要地位，在信息時(shí)代下，企業(yè)的信息化建設(shè)水平從一定程度上決定了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。人事檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，必須加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的管理作用，從上至下提高相關(guān)人員對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的重視，注重技術(shù)的更新和專業(yè)人才培養(yǎng)，不斷提高事業(yè)單位信息化建設(shè)水平，從而提高人事檔案管理的效率和管理質(zhì)量。

（二）及時(shí)更新設(shè)備、注重技術(shù)創(chuàng)新。在提高人事檔案管理信息化建設(shè)重視度的基礎(chǔ)上，應(yīng)制定明確的建設(shè)規(guī)劃，加強(qiáng)資金投入，切實(shí)提高人事檔案管理的信息化建設(shè)水平。首先應(yīng)盡快更新信息化設(shè)備，積極引進(jìn)新的設(shè)備，并引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。如果在資金投入上有實(shí)際困難，也應(yīng)對(duì)現(xiàn)有設(shè)備和軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，提高信息基礎(chǔ)建設(shè)水平。同時(shí)著眼于云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等前沿技術(shù)的使用，為各項(xiàng)人事檔案管理工作的開展提供技術(shù)保障。

（三）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。檔案管理人員是事業(yè)單位人事檔案管理工作的主要執(zhí)行者，也是信息技術(shù)設(shè)備的操作使用人員，其信息技術(shù)水平的高低，對(duì)人事檔案信息化管理效果有直接影響。因此，必須注重對(duì)管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。可以采用兩種手段盡快提高管理人員的整體素質(zhì)，一是加強(qiáng)人才引入，積極招納具備檔案管理經(jīng)驗(yàn)和信息技術(shù)的復(fù)合型人才。二是加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有管理人員的培訓(xùn)，尤其注重信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，使其盡快掌握崗位所需的各項(xiàng)技能，確保人事檔案信息化管理工作的有效開展。

三、結(jié)束語(yǔ)

雖然事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)不是一個(gè)新的問(wèn)題，但由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，其建設(shè)內(nèi)容也在不斷發(fā)展和更新。因此，應(yīng)做好長(zhǎng)期建設(shè)的準(zhǔn)備，提高對(duì)人事檔案信息化管理的重視，加快設(shè)備與技術(shù)更新，注重人才培養(yǎng)，從而使檔案信息化管理切實(shí)發(fā)揮作用，促進(jìn)檔案管理效率的提高。

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