醫(yī)院基建檔案科學化管理措施

張曉敏

【摘要】基建檔案能夠為醫(yī)院建設、規(guī)劃以及管理工作提供歷史依據(jù)，也能夠為醫(yī)院建筑物維修、擴建、資料查詢以及科學研究提供原始憑證。因此，認識醫(yī)院基建檔案的重要性，對基建檔案管理模式進行優(yōu)化，實施科學的管理措施，為醫(yī)院管理工作發(fā)展奠定堅實基礎。

【關鍵詞】醫(yī)院；基建檔案；科學化管理

醫(yī)院基建檔案主要記錄了醫(yī)院工程的文字、圖表、工程圖片等重要信息，包含了工程從設計到施工再到竣工的最原始記錄和數(shù)據(jù)。但在當前基建檔案記錄中經(jīng)常會出現(xiàn)記錄數(shù)據(jù)不符合實際，記錄人員敷衍式工作的情況，同時監(jiān)督機制不完善，影響醫(yī)院基建檔案的正常記錄和審閱。因此，加強對醫(yī)院基建檔案信息的科學化管理很有必要，同時具有深遠的意義。本文對醫(yī)院基建檔案的重要性進行了分析，在此基礎上對醫(yī)院基建檔案管理當前現(xiàn)狀進行了討論，對現(xiàn)狀中存在的問題提出了解決策略，結(jié)果報告如下。

一、醫(yī)院基建檔案管理的意義

（一）具有歷史記錄作用。醫(yī)院基建檔案中保存有大量的醫(yī)院建筑從設計到竣工的數(shù)據(jù)，記錄方式有文字、圖片、視頻等。詳細記載了醫(yī)院工程項目從立項、施工、竣工、投入使用的情況，并且如實提供了投資計劃、預算、額外費用等信息。因此，醫(yī)院基建檔案記錄完整，會使得醫(yī)院再建一個新的項目時有詳細的參考信息，同時能夠幫助原工程項目的維護，為醫(yī)院整體設施的利用、維護、改造提供了參考依據(jù)。

（二）具有參考價值作用。醫(yī)院基建檔案的完備，能夠為醫(yī)院基建設施的使用提供幫助，基建檔案發(fā)揮著規(guī)劃和預算的作用。基建工程設計檔案已經(jīng)接受過施工考驗，這些檔案的反復使用，使設計人員能從中汲取經(jīng)驗，能夠?qū)ξ磥硎┕て鸬綌?shù)據(jù)參考作用，能有效提高醫(yī)院施工的效率和工程質(zhì)量，同時最大化地保證醫(yī)院基建工程的經(jīng)濟效益。

（三）具有法律維護作用。醫(yī)院基建檔案能夠起到維護醫(yī)院法律價值的作用。醫(yī)院在進行擴建時，新建的工程會因土地邊界和醫(yī)院權(quán)屬與周圍居民產(chǎn)生較大的爭議。基建檔案中對工程所占面積、歸屬問題等有詳細的記錄，在醫(yī)院與周圍居民產(chǎn)生糾紛時能夠提供有力證明。同時醫(yī)院基建檔案能夠為工程建設期間的質(zhì)量提供證明，把醫(yī)院基建工程中的真實、可靠的數(shù)據(jù)表現(xiàn)出來。基建檔案中還包括基建項目的申請、批復、規(guī)劃的法律文書、歷史憑證等，為醫(yī)院解決歷史遺留問題提供依據(jù)，為醫(yī)院長久發(fā)展提供有力的保障。

二、醫(yī)院基建檔案管理存在的問題

（一）基建檔案缺乏足夠的重視。醫(yī)院領導對于檔案部門重視程度不夠，對于檔案部門的工作檢查也主要檢查醫(yī)院設備、人員等基本資料，對于基建檔案的管理非常輕視。同時，醫(yī)院檔案部門對基建檔案的宣傳力度不夠，基建檔案管理工作人員檔案意識非常淡薄，多數(shù)工作人員都以推進項目建設為主要工作，輕視基建檔案的管理工作。在這樣的環(huán)境下，對基建檔案的數(shù)據(jù)資料收集不重視，導致大量的基建檔案數(shù)據(jù)和實際項目數(shù)據(jù)不相符，存在案卷內(nèi)容不全、管理不科學、不規(guī)范的現(xiàn)象。

（二）基建檔案管理制度不完善。由于醫(yī)院對基建檔案的不重視，導致現(xiàn)在醫(yī)院設立的基建檔案管理制度多半存在較大的漏洞。管理制度的不完整，導致基建檔案缺乏系統(tǒng)的規(guī)整流程。沒有完整的流程，使得工作人員對于資料應該是刪除還是留存沒有規(guī)定可以參考，也沒有目標，導致基建檔案管理無法形成有效管理。而且在醫(yī)院管理中，基建檔案的錄入多半是由工作人員依靠自己的經(jīng)驗進行錄入，缺乏系統(tǒng)性和嚴謹性。對于醫(yī)院以后需要查找檔案數(shù)據(jù)時造成很大誤導，使得尋找有效基建數(shù)據(jù)的難度增大，影響基建工作的效率，對醫(yī)院提升管理水平造成不利的影響。

（三）醫(yī)院基建檔案人員素質(zhì)較低。在醫(yī)院基建檔案管理工作中，檔案工作人員的素質(zhì)對資料的收集有很大的影響。在檔案資料整理中，如果工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理技能和方法，會增加檔案工作的難度。很多醫(yī)院的檔案管理工作人員是文科類專業(yè)畢業(yè)，對建筑工程項目了解較少，會出現(xiàn)一些低級的常識性錯誤。隨著當前醫(yī)院科室的不斷增加，醫(yī)院基建項目也在不斷增多，需要收集的數(shù)據(jù)也變得更加繁多和復雜。如果工作人員的專業(yè)知識和技能水平缺乏，會使得醫(yī)院基建檔案在收集資料和整理資料上出現(xiàn)規(guī)范性和正確性不足的問題。

（四）已經(jīng)歸入的資料出現(xiàn)問題。在進行醫(yī)院基建檔案資料檢查時，發(fā)現(xiàn)資料管理室比較混亂，而且資料擺放沒有順序。在查找資料中發(fā)現(xiàn)檔案中有很多文件、圖紙出現(xiàn)褪色、損壞的情況，影響了資料的有效性。同時發(fā)現(xiàn)歸檔材料收集較混亂，很少有完整的項目資料，表格、文字等填寫不完整，內(nèi)容填寫不齊全，表達的意思比較片面，有些圖紙質(zhì)量較次，已經(jīng)呈現(xiàn)模糊不清的情況。一些工程圖紙的修改意見以及會審意見沒有及時收錄到檔案內(nèi)，在竣工圖上也沒有做出修改標注和說明，造成竣工圖紙以及設計最終定稿失去準確性，失去作用。

三、醫(yī)院基建檔案的科學化管理措施

（一）總體上重視基建檔案管理工作。醫(yī)院基建檔案的管理是一項復雜的工作，醫(yī)院的基建檔案工作對醫(yī)院的長遠發(fā)展有著深遠的影響。因此，做好基建檔案管理的第一步應該使整個醫(yī)院重視起來，鼓勵所有醫(yī)院人員積極參與到基建檔案基礎建設中。首先，醫(yī)院領導應該高度重視檔案建設，從制定醫(yī)院規(guī)劃上加大對基建檔案的建設力度；同時實施嚴格的檔案檢查與監(jiān)督規(guī)定，保證基建檔案的工作正常開展。（下轉(zhuǎn)第171頁）（上接第149頁）其次，應該加強對醫(yī)院全體員工的整體意識，使每個科室部門對自己科室基建檔案資料進行完整收集，并且以部門為一體及時上交。保證基建檔案管理工作的正常有序進行，提高醫(yī)院基建檔案管理工作的效率。

（二）建立健全基建檔案管理制度。完善的醫(yī)院基建檔案管理制度在基建檔案管理工作中不可或缺。因此，在醫(yī)院具體的管理工作中，應該根據(jù)醫(yī)院當前基建檔案工作情況進行管理制度的完善，強化工作流程，制定明確的責任歸屬，加強基建檔案的工作管理。首先，必須明確檔案管理的范圍，避免管理人員出現(xiàn)職權(quán)濫用或使用不當?shù)那闆r，保證管理工作的正常開展。然后，醫(yī)院要明確基建檔案整理、移交、保存等相關的要求，使管理人員的工作職責明確化，使工作人員分工明確。第三，嚴格制度的管理。在進行基建檔案管理和工作人員的管理時，要把責任明確到每個工作人員，使基建檔案的資料具有更強的真實性，以保證基建檔案在以后使用時減少出現(xiàn)錯誤的幾率。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)。提高基建檔案管理人員的綜合素質(zhì)對實施科學化管理措施有很大促進作用。醫(yī)院應該全面引進的檔案管理人員，管理人員應該是建筑工程類專業(yè)的人員，熟悉工程建設，并且參與到整個建設過程中，保障基建檔案管理工作的質(zhì)量和效率提升。同時，醫(yī)院不斷對檔案管理人員進行技能培訓，提高其工作能力和綜合素質(zhì)能力，能夠適應醫(yī)院不斷發(fā)展的需要，實現(xiàn)醫(yī)院整體管理工作高效率運行。不斷提高基建檔案管理人員的素質(zhì)，能夠最大化提高對復雜工作的管理效率，滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。

（四）加強基建檔案信息化建設。隨著信息化時代的不斷發(fā)展，當前網(wǎng)絡已經(jīng)滲透到社會的各個領域，醫(yī)院檔案管理部門也應該與時俱進，加大檔案部門的計算機和網(wǎng)絡使用范圍。加強基建檔案的信息化建設，使用多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)對檔案資料實施科學化的管理方式，將檔案的三級目錄錄入計算機內(nèi)，同時將基建檔案資料進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，能夠保證檔案資料的完整性，延長資料的保存時間。這些措施能夠大量減少工作人員的壓力和負擔，提高工作效率，使檔案部門能夠為醫(yī)院建設提供更好的服務。

四、結(jié)論

醫(yī)院基建檔案數(shù)據(jù)是醫(yī)院工作正常運行、日后擴建、建筑修整等的重要保證，是醫(yī)院整體規(guī)劃工作的重要組成部分。醫(yī)院重視基建檔案工作的科學化管理，對當前工作中存在的問題進行發(fā)掘，并采取科學有效的措施進行解決，使基建檔案的價值和作用在增強醫(yī)院實力和競爭力上體現(xiàn)出來，幫助醫(yī)院的發(fā)展邁向新臺階。

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