電力工程檔案管理現(xiàn)狀及完善對(duì)策

張偉

【摘要】電力市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，電力企業(yè)加強(qiáng)電力工程檔案管理成為推動(dòng)電力工程成果應(yīng)用和提升企業(yè)決策能力的重要途徑。本文對(duì)電力工程檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，根據(jù)電力工程檔案管理的特點(diǎn)，結(jié)合管理實(shí)施的意義，從三個(gè)方面提出完善電力工程檔案管理的對(duì)策，旨在為相關(guān)工作人員提供可行參考。

【關(guān)鍵詞】電力工程；工程檔案；檔案管理；完善

電力工程檔案是記錄電力工程建設(shè)過(guò)程、建設(shè)質(zhì)量、實(shí)體狀況等信息的檔案信息，具有真實(shí)性、全面性和原始性的特點(diǎn)。它是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益（工程變更、索賠動(dòng)態(tài)依據(jù)）以及反映企業(yè)歷史真實(shí)面貌的基礎(chǔ)性工作，也是工程項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、檢修、改建、擴(kuò)建及技術(shù)改造的重要依據(jù)。做好對(duì)電力工程檔案的管理工作，特別是對(duì)工程文件資料的搜集、整理、歸檔、移交工作，對(duì)于后續(xù)工作意義重大，如何有效地進(jìn)行電力工程檔案管理，這既是工程本身面臨的困難，也是檔案管理工作需要思考的問(wèn)題。

一、電力工程檔案管理的意義

加強(qiáng)電力工程檔案管理是實(shí)現(xiàn)電力工程過(guò)程管理精細(xì)化的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理精益化的重要途徑。

首先，電力工程檔案記錄著電力企業(yè)所進(jìn)行的各項(xiàng)電力工程的詳細(xì)情況，對(duì)管理人員了解和研究電力企業(yè)的施工案例、員工隊(duì)伍、實(shí)力水平、工程質(zhì)量等情況提供了有效的參考，為經(jīng)營(yíng)者進(jìn)行相關(guān)決策提供了有力的數(shù)據(jù)支持，同時(shí)也有利于確認(rèn)企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)成果，并作出相應(yīng)的調(diào)整和改善。

其次，生產(chǎn)施工檔案是企業(yè)的一筆無(wú)形資產(chǎn)，是電力企業(yè)以往各項(xiàng)電力工程的真實(shí)歷史記錄，是一種重要的參考資源。以往進(jìn)行的每一個(gè)電力工程的評(píng)估意見(jiàn)表及改進(jìn)記錄，每一份工程投產(chǎn)后的檢修表，都可以為之后的電力工程提供借鑒，從而可以監(jiān)督電力企業(yè)的施工質(zhì)量和效果。

再有，對(duì)電力工程檔案實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范的管理，能夠保證案卷的質(zhì)量，為之后相關(guān)部門(mén)的調(diào)閱、借閱、復(fù)印等工作的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)，為以后的工作提供便利。

二、電力工程檔案管理現(xiàn)狀

（一）工程檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)欠缺。國(guó)家電力建設(shè)快速發(fā)展，電力工程建設(shè)的管理模式也隨之改變，以設(shè)計(jì)為主題業(yè)務(wù)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)總承包工程中的檔案管理需求，這種改變要求工程檔案管理人員不僅要具備工程項(xiàng)目建設(shè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理技能，能夠順應(yīng)時(shí)代，以現(xiàn)代化的手段進(jìn)行管理，但是具備這兩樣專(zhuān)業(yè)技能的人員卻很少。

（二）工程各階段檔案控制相對(duì)混亂。電力工程項(xiàng)目需要眾多單位的參與，每個(gè)施工單位在檔案管理工作中存在差異，這樣一來(lái)便會(huì)造成電力工程檔案相對(duì)混亂的現(xiàn)象。在工程前期檔案管理工作尚未介入階段時(shí)沒(méi)有統(tǒng)一的檔案編撰要求，在工程建設(shè)階段缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制，在工程竣工階段急于完工卻缺乏有效核查等，都會(huì)為電力工程檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收留下巨大的隱患。

（三）工程項(xiàng)目檔案收集不全面、不準(zhǔn)確。在電力工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作因不能帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，往往并不能引起充足的重視，進(jìn)而相關(guān)文件材料的控制管理并不能與生產(chǎn)建設(shè)相同步；加之工程建設(shè)的人員流動(dòng)性大，信息收集不及時(shí)，事后追補(bǔ)成為常態(tài)，工程項(xiàng)目檔案的齊全和真實(shí)性有待核查。

三、 如何完善電力工程檔案管理

（一）做好針對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作。首先，加強(qiáng)工作人員對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的了解掌握，增強(qiáng)其守法意識(shí)。其次，加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，采取多種形式提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。再有，加強(qiáng)電力技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)了解電力工程的基本知識(shí)和最新技術(shù)進(jìn)展，使其掌握管理所需的基本技能。最后，加強(qiáng)現(xiàn)代化辦公技術(shù)手段的培訓(xùn)，提升管理人員應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案的工作能力。

（二）完善檔案管理制度，使檔案管理有章可依。建立一套科學(xué)完整的管理制度，對(duì)組織領(lǐng)導(dǎo)、職責(zé)分工、管理層次、獎(jiǎng)懲激勵(lì)等各個(gè)方面進(jìn)行詳盡的規(guī)定，并確保其可行性和合理性，保證檔案管理工作的每一步都有章可循，不會(huì)發(fā)生偏離。同時(shí)，也應(yīng)針對(duì)電力工程建設(shè)的各階段特點(diǎn)制定檔案管理規(guī)定，如在工程初期給各施工單位發(fā)放相關(guān)規(guī)定，在工程建設(shè)中執(zhí)行監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制，做到檔案管理工作在標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的前提下進(jìn)行。

（三）做好工程檔案與實(shí)際工程的同步建設(shè)，采取全過(guò)程控制。首先，注重檔案信息的日常收集與積累工作，將事后被動(dòng)的收集轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑胺e極的準(zhǔn)備，同時(shí)確保真實(shí)客觀的記錄歸檔，在保證檔案內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的同時(shí)，保持檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行。再有，可豐富檔案形式，增添圖像、視頻等格式的文件，提倡檔案管理人員深入現(xiàn)場(chǎng)或是單位部門(mén)中了解情況，實(shí)時(shí)錄像記錄，確保重要信息資料的記錄和歸檔。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，為應(yīng)對(duì)我國(guó)電力工程檔案管理人員素質(zhì)差、檔案管理不全面、檔案信息不客觀的現(xiàn)狀，我們應(yīng)積極采取改善措施，不僅要提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，還要建立健全有關(guān)電力工程檔案管理的規(guī)章制度，讓檔案管理工作有章可循，同時(shí)也要注重工程檔案與實(shí)際工程的同步建設(shè)，用靈活多樣的檔案記錄和管理方法，來(lái)保證電力工程檔案的客觀性與實(shí)用性。

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