檔案管理存在的問題及對策分析

孫麗萍

【摘要】隨著檔案電子化程度的提高和普及，雖然還有一部分地區沒有全面實現文檔電子化，但還是有一部分管理人員放松了對紙質文檔的管理，因此，我們需要加強對紙質檔案的管理。本文深入分析檔案管理中存在的問題，并針對這些問題提出解決的方案。

【關鍵詞】檔案管理；歸檔；問題；對策

一、在檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作不規范。目前，在我國的大、中型企業，尤其是中、小型企業和檔案單位中，大部分檔案管理存在著這樣那樣的問題，企業沒有嚴格的檔案管理制度，檔案管理人員對檔案的管理工作不規范，這種問題主要體現在檔案名稱、歸檔分類、檔案排號不規律等方面，而且有個別的檔案還會出現卷宗內容不全面，歸檔位置不正確的問題。除了以上這些問題之外，最重要的是對歸檔檔案進行檢索，由于企業在進行檔案檢索時多數是人工檢索并且檔案管理不規范，因此，在進行當案件檢索的時候就會花費較長的時間，影響工作效率。

（二）沒有配套的檔案管理設備。有一部分企業并未重視檔案管理，有些企業甚至沒有專門的檔案存放室。由于硬件設施條件不足，造成了部分檔案存放不完整，甚至丟失的現象。由于企業的防潮方式和防濕工作做得不到位，檔案內容錯位、內容丟失以及霉變都時有發生。這些問題不但影響了檔案的干凈整潔、整齊美觀，而且對檔案檢索和日后的檔案整理造成了很大、很惡劣的影響，因此，企業應該重視檔案管理方面的問題，尤其是要配備檔案管理設施。

（三）文書檔案管理人員的素質不夠高。檔案管理人員的素質直接決定了檔案管理的質量和工作效率。由于企業對檔案管理問題的不重視，作為管理檔案的直接負責人，檔案管理人員的自身素質并沒有達到合格水平。在企業中從事檔案管理工作的員工文化素質普遍不高，大多數檔案管理人員都沒有經過專門的培訓和專業技能學習就被分配到檔案管理工作崗位上，對立卷、檔案分類等工作基本技能都不了解；還有一部分檔案管理人員雖然是檔案管理專業的，但是并沒有認真對待檔案管理工作，以為已經上崗就不需要再完善自己的專業知識結構，不需要再提升自身的實際檔案管理水平，特別是隨著現在檔案電子化的普及，檔案管理人員并沒有意識到掌握計算機歸檔技術的重要意義，大部分檔案管理人員對電子檔案歸檔一竅不通。因此，企業檔案管理人員急需提升自身的專業素質和思想素質。

二、針對檔案管理中存在問題的解決對策

（一）使用紙封對檔案進行歸類。在對檔案進行歸類時，檔案的內容多少以及大小規格都存在一定的差異，因此，檔案管理人員應該采用統一的文件袋來對檔案進行裝訂。用文件袋對檔案進行裝訂能夠以件為單位，通過層次分明、薄厚不同的文件袋對文件進行分類；而且把檔案都裝進文件袋，對檔案能夠起到一定程度上的保護作用，能夠有效地避免發生一些可能會對檔案造成損傷的事件；能夠有效地提高檔案檢索的效率；方便復??；而且文件袋的成本遠遠要低于不銹鋼夾子，節省了很大的放置檔案的空間。文件袋的表面通常都有用于檔案類型記錄的地方，方便對檔案進行標號和記錄整理，使有關人員在進行檔案檢索時能夠一目了然地了解檔案的基本信息。

（二）強化對歸檔要求的管理。將歸檔章蓋在固定的位置，最好在文件檔案袋的右上方，并且能夠有一個固定的上邊距和右邊距，如：將歸檔章蓋在距離文件袋上邊距2cm，右邊距2cm的地方。這樣以后再檢索檔案時，就不用把檔案全部抽出，只有把檔案的右側拉出大約四分之一的大小就可以輕松找到所需要的檔案。這樣不但能夠大大提高檔案檢索的效率，而且能夠減小檔案管理人員的工作量。對于特殊的歸檔檔案，如：塑裝、皮裝的會議記錄本，封好的賬本等應盡量保持檔案的完整，不用拆封直接裝進文件袋即可；在對二開設計圖紙進行歸檔時，將設計圖紙按照國際標準紙張的大小進行折疊，折疊后將設計圖紙裝進文件袋中封存并標注設計圖紙的時間、類型、所屬工程以及保存期限，并在規定位置蓋上歸檔章；建議檔案管理人員保持歸檔章的擺放方向一致，裝盒時保持文件袋上文字的統一對齊，整齊一致。這樣即使改變了檔案的擺放方向，卻不會對檔案的閱讀和檢驗造成影響。

（三）尋找合理的歸檔規律，制定完整的檢索計劃。檔案管理人員應該在對檔案進行歸類時總結歸類檔案的規律，方便日后在有需要時進行檔案檢索，通過不同檔案的類型、時間和保管期限對檔案進行分類歸檔，制定同一類的檔案編號對照表，在對照表中，根據檔案的時間順序，由遠到近對檔案進行分類歸檔，在檔案的文件袋上注名該檔案的件號、所屬部門以及保管期限，這樣在進行檔案查找時，只要知道檔案的時間和件號就可以非常容易地找到該檔案。

三、結束語

雖然我們正處在電子數碼時代，但是對紙質文檔的管理也不能松懈，我們要提高文書檔案管理人員的素質，規范檔案管理工作，使用紙封對檔案進行歸類，將歸檔章位置蓋在文件檔案袋的右上方，制定完善的檔案管理計劃，工作人員一定要跟上時代發展的潮流，為檔案管理定下堅實的基礎。

【參考文獻】

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