淺談企業辦公室公文處理的規范

賈萍

【摘要】目前，在很多企業辦公室的日常工作中，公文的處理存在很大的弊端，嚴重影響了公文處理的效率，影響了執行命令的傳達，從而給企業帶來一定的經濟損失。因此，文章主要針對企業辦公室的公文處理存在的問題進行簡單的分析，主要以書寫不規范及處理流程不正確為主要的分析內容，提出了如何規范公文處理流程，可以有效加強企業的工作效率以及服務質量。

【關鍵詞】企業辦公品；公文處理；問題；規范；流程

不同行業和企業辦公室的公文格式以及處理流程都是有一定的差別的，因為公文的特殊性，所以需要十分重視對公文的處理。公文處理關系到企業的發展策略和執行命令的順暢等問題，因此，需要重視公文處理過程中存在的問題和弊端，這樣可以保證企業的命令順利傳達。文章針對辦公室的公文處理存在的問題進行了詳細的分析，然后對規范公文處理行為和內容進行闡述，通過完善公文的處理流程、處理體系和提高專業人員素質三方面完成。

一、企業辦公室公文處理不規范問題

（一）公文書寫不規范。公文的書寫，有著具體的格式要求，但是在實際辦公室處理公文的時候，經常出現的情況就是書寫不規范，這是因為沒有嚴格按照公文書寫的要求和要素進行書寫，導致出現了嚴重的問題。尤其是在公文的標題擬定的時候，主要有三個要素，第一要有單位的名稱，第二則是需要有事情的原由，第三則是確定公文的文種，這樣才能構成一個正確的標題。而不是簡單的“做好領導學習安排”這樣簡單的標題，這就是寫作不規范的體現方式，是目前重點解決的問題之一。

（二）公文處理流程不科學。公文處理流程不科學，處理流程比較古板和呆板，也是目前公文處理的主要問題之一。首先，公文的處理的過程是十分嚴謹的，而且有一套自己的處理方法和辦法，但是在實際的處理過程之中，某些環節就省掉了，因此導致出現了處理流程不科學的情況。這是因為沒有按照現有的流程處理公文導致的。其次，則是已經存在的公文處理流程，與現代企業發展不匹配，不能高效率地處理公文，嚴重影響了企業的工作效率，針對企業的經濟發展產生了阻礙。因此，應該科學簡化處理流程，以現代流程為基礎。

二、企業辦公室公文處理規范分析

（一）建立公文處理體系。針對企業辦公室公文處理存在的問題，首先需要解決的就是建立一個處理公文的體系。《中華人民共和國國家行政機關公文處理格式》中，詳細規定了處理公文需要建立一個科學的體系。通過不斷摸索，可以發現，同一個部門對文件進行發放，可以有效提高公文的處理效率，而且這樣可以避免公文的內容外泄，導致出現泄密的情況發生。一旦出現越級權限，或者是不按照規定亂送文件，必須要退回，重新處理。這樣可以保證整個公文的處理體系是十分的規范的。公文的傳送一定不能采用橫傳的方式進行，必須是輻射式的方式進行。這樣可以保證公文傳輸的科學性。

（二）創新公文處理流程。創新公文處理的流程，主要體現在兩個方面，分別是工作內容和形式的創新，另一種是處理形式的創新。隨著經濟市場的發展，企業想要增加自身的競爭能力，首先要從企業內部改革，簡化公文的處理流程，可以節省處理公文的時間，讓企業的命令以及事情處理的效率不斷增加。這樣可以有效保證公文處理的質量，對于企業的發展具有重要的意義。而創新形式主要是加強對公文批示的監督，當天的公文，當天批示和回傳，不能拖延，必須當日事當日畢。還需要相關部門對當日處理的文件進行清點和盤查，對執行的命令進行核實，是否準確到位。因此，創新公文處理的流程，對于企業的發展具有重要的意義和作用。

（三）提高辦公室公文處理人員的專業素質。企業辦公室公文處理的效率和質量，與公文處理人員的素質和專業素養具有重要的關系和聯系。因此，需要提高辦公室公文處理人員的政治素質，同時需要提高公文處理的職業素質，以及業務素質。同時要培養公文處理人員愛崗敬業的精神，最重要的是，還需要協調能力以及處理緊急事情的能力。因為任何企業都會遇見突發情況，只有沉著冷靜，并且具有豐富處理公文經驗的人員，能夠及時解決問題，保證企業的公文處理順利完成，避免企業出現損失。

三、結束語

企業辦公室的公文處理工作，關系到企業有關命令和制度的執行，因此在企業發展中，扮演著十分重要的角色。由于在處理公文的時候，很多公文的書寫是不規范的，沒有使用專業術語，同時處理的流程也不符合相關規定；更不能出現橫傳的情況。因此，針對這兩方面的問題進行分析，主要是通過完善處理體系，以及處理流程和提高人員的專業素質進行分析，希望可以加快和完善對公文處理的規范程度，這樣可以保證公文的處理效率和質量得到有效的提高。

【參考文獻】

[1]張利華，劉慶，王強.淺談企業辦公室公文處理的規范[J].辦公室業務，2012（02）：144-148.

[2]陳瑜.淺談如何做好企業辦公室公文處理工作[J].辦公室業務，2016（02）：177-179.

[3]王慶杰.淺談企業文秘工作[J].天津經濟，2014（04）：166-168.

[4]嚴昀.淺談公文收發處理規范化流程[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2015（06）：133-136.