信息化背景下加強檔案平時歸檔與管理的具體實踐和理論研究

張敏

[摘 要]隨著經濟社會的快速發展，網絡得到了較好的利用，在社會生活中信息技術發揮著至關重要的作用。在新的形勢下應該加強檔案管理的制度化以及規范化建設，這樣才能更好的促進檔案管理工作的全面性發展。就整體而言應該提高檔案歸檔的工作效果，建立健全檔案歸檔制度，這樣才能更好的為檔案歸檔注入活力。

[關鍵詞]信息化；檔案歸檔；具體實踐；理論研究

在檔案工作中檔案收集發揮著重要的作用，同時也是其檔案工作的開端。在一定程度上講如果沒有全面性的檔案收集，不能滿足利用者的實際需求。在具體工作中經常因文書部門或者是一些業務部門內部中的人員調換等，沒有對檔案進行及時性的歸檔，最終導致收集檔案工作具有較大的困難性。本文將針對信息化背景下加強檔案平時歸檔與管理的具體實踐和理論研究進行針對性的探討。

一、為電子文件歸檔提供了一定性的保障

在當前檔案信息化背景下，檔案歸檔主要包含兩方面內容，一種是檔案實體歸檔，另一種是電子文件的歸檔。對于后者來講主要是在檔案數字化背景下產生的。而數字檔案管理系統主要是在文件收集這樣的情況下對對電子文件進行全面性的登記以及修改和刪除等。在這樣的情況下，用戶應該對歸檔的電子文件進行收集，這樣才能為年終的歸檔移交工作等做好必要的準備。在北京市的檔案局，針對電子文件主要是進行定期歸檔或者進行實時歸檔，定期歸檔主要是在第二年中旬左右完成。其實時以及相關的定期歸檔應該根據單位實際情況進行，在大體上講采用物理歸檔這樣方式的單位應該選用實時歸檔，另外，也可以進行定期歸檔。在信息化背景下，在很大程度上為電子文件提供了一定的技術保障，同時促使電子文件實時歸檔具備著一定的可能。

二、建立健全完善的檔案歸檔制度，為日后檔案歸檔做準備

當檔案歸檔具備一定的技術支持后，應該建立健全完善的檔案歸檔制度，并且具備一定的實用性。在一些單位發展中對于檔案歸檔進行了積極的創新，將傳統中的檔案年終歸檔這樣的方式進行了全面的創新，進而提出了檔案月度歸檔以及相關的年終歸檔這樣的收集方法，同時還積極完善歸檔制度，進而在歸檔工作中取得了較好的效果。對于檔案月度歸檔制度包含較多的內容，其中檔案部門中的具體性工作是重要內容，主要是月檔案將單位中的信息進行全方位的收集。進而制定出檔案收集索引。其索引條目主要是在單位活動以及相關重大會議中最終形成的，能夠及時的將責任部門中的職責進行具體的落實。作為檔案中的工作人員應該將需要歸檔的電子文件條目以及相關的圖像等按照電子文件這樣的方式進行及時的歸檔，進而掛接到檔案系統中。

業務部門中的工作人員應該在收集文件這個過程中，將實際的執行情況等主動接受檔案部門的實時監督。對于業務部門中的檔案工作來講，其工作人員應該將索引標注中的電子文件條目等按照相關要求進而掛接到具體的檔案系統中來。但并不履行其實際的移交手續，這樣的方式是為了能夠更好的業務部門進行年終歸檔。在實際歸檔時能夠按照文件聯系以及時間和編制檔號等進行調整順序，另外，工作人員在實際工作中應該將索引目錄中的檔案實體進行及時性的收集，同時將順序以及編號等進行及時性的整理最終與電子文件順序相適應。

積極完善檔案平時歸檔能夠對電子文件以及檔案實體等進行嚴格性的規范，還能有效保障起業務部門中的工作人員在具體世道下能夠有效推動工作的積極開展，在真正意義上為檔案部門在實際工作中的檢查以及監督等提供了充足的依據。

三、績效考核為檔案歸檔給予了支持

在檔案平時歸檔工作中業務部門的工作人員應付出一定的努力以及責任心，進而能夠有效保證電子文件能夠在規定時間內完成歸檔以及文件材料齊全等。另外，還應采用檔案管理績效考核這樣的方式進而作為工作的主要動力以及目標。在一些單位在進行檔案月度歸檔后，將其實際效果融入在檔案工作的實際績效中。同時由檔案部門在檔案中對檔案保管期限表以及相關的檔案收集索引等對電子文件自身的完整率進行檢查，對于那些在系統中沒有顯示其電子文件的部門應該進行及時的催繳，針對不能上傳的部門來講應該將績效分數進行扣除。在年終時，將具體月分鐘的績效分數以及相關的年終材料實體情況中的評分進行綜合性的相加，進而作為評選優秀歸檔部門的重要依據。這樣的方式能夠有效調動員工自身的積極性，還能有效保障檔案在日常工作中的良好開展。

四、檔案部門自身的主動意識能夠為檔案平時歸檔增添生機

加強檔案平時歸檔對于檔案部門來講是一種主動收集檔案的有效方法，能夠了解業務部門中的相關工作流程，還能掌握其具有價值性的歸檔文件。就整體而言應該加強和部門之間的聯系以及溝通，對于單位中近期階段中的事件應該具備良好的了解，進而提升檔案部門主動歸檔這樣的意識。在一些單位中對于檔案平時歸檔索引目錄主要是在以大事記以及信息進行綜合性的整理。這樣的方式由傳統中的被動依賴業務部門逐漸向主動線索歸檔轉變，能夠有效保證其單位中的相關活動實際事件等在檔案部門掌握中，這樣的舉措在一定程度上在電子文件實時歸檔中也發揮了重要的作用。對于具體月份中的電子歸檔這樣的過程也是檔案部門以及相關業務部門之間交流以及溝通的過程，能夠真正做到將問題進行全面性的分析以及解決。在一些問題中有的是需要具體性分析，而有的是應將歸檔的文件等進行類別分析。不能將沒有形成文字材料的進行歸檔，應將實際情況進行全面性的記錄，在具體時間內應進行催繳或者是進行備注。

五、結語

總而言之，在信息化背景下，對于檔案平時歸檔來講一般都是按照年度進行的，但這并不意味著全部工作都應在年終著手。應重視其檔案的日常積累，將日常工作中的檔案實體以及相關的電子文件等進行全面性的管理，這樣的方式才能保證其電子文件的完整性，還能保證電子文件在年終工作處理中減少不必要的麻煩。

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