利用“IncludePicture域和域嵌套”批量制作帶照片的證件

黃嘉

摘 要： 在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)遇到大批量制作帶照片證件的情況，例如帶照片的準(zhǔn)考證、帶照片的獲獎(jiǎng)證、帶照片的結(jié)業(yè)證和畢業(yè)證，這些證件的內(nèi)容大致相同。利用Word提供的郵件合并功能和“IncludePicture域和域嵌套”功能，不僅能解決手工制作時(shí)工作量大、重復(fù)率高、容易出錯(cuò)的問題，而且能解決照片的郵件合并插入問題，操作方便，具有實(shí)用意義。

關(guān)鍵詞： IncludePicture域； 域嵌套； 郵件合并； 照片； 批量制作

中圖分類號：TP31 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1006-8228（2017）08-43-03

Abstract： In the practical work， a large number of certificates with photo often need to be made， such as admission tickets， award certificates and diplomas； each of the certificates has a content almost same but photo different. Making use of the functions of Mail merge and "IncludePicture field and field nesting"， which are provided by Microsoft Word， can solve the problems of heavy workload， bored and error prone when hand making.

Key words： IncludePicture field； field nesting； Mail merge； photo； batch making

0 引言

在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)遇到大批量制作帶照片的證件情況，例如帶照片的準(zhǔn)考證、帶照片的獲獎(jiǎng)證、帶照片的結(jié)業(yè)證和畢業(yè)證，這些證件的內(nèi)容大致相同，只有個(gè)別地方不同。如果手工制作，工作量大，重復(fù)率高，不僅單調(diào)乏味而且容易出錯(cuò)。使用Word軟件提供的郵件合并功能，利用IncludePicture域和域嵌套方式能快速解決這個(gè)問題。

1 介紹郵件合并

郵件合并是將兩個(gè)文檔合并為一個(gè)文檔（最終文檔）的操作[1]。Word中用于郵件合并的文檔有兩個(gè)：一是包含變化信息的數(shù)據(jù)源文檔，數(shù)據(jù)源文檔負(fù)責(zé)提供最終文檔中變化的數(shù)據(jù)，比如所有考生的照片、姓名、準(zhǔn)考證號、身份證號等考生信息；二是包含共有內(nèi)容的模板文檔，模板文檔的內(nèi)容是最終文檔中不變的內(nèi)容，比如未填寫考生信息的準(zhǔn)考證表格。用Word提供的郵件合并功能，批量制作帶照片的證件分為四個(gè)步驟，首先準(zhǔn)備電子照片，然后建立數(shù)據(jù)源文檔，如果數(shù)據(jù)源文檔已經(jīng)存在可以在郵件合并時(shí)直接利用，接著創(chuàng)建模板文檔，最后在模板文檔中進(jìn)行郵件合并操作，用IncludePicture域和域嵌套的方式插入電子照片。

2 解決照片郵件合并插入問題的關(guān)鍵技術(shù)

利用郵件合并功能批量制作帶照片的證件過程中，關(guān)鍵是解決照片的郵件合并插入問題。直接用帶電子照片的 Excel 數(shù)據(jù)文檔作為數(shù)據(jù)源文檔，用Word提供的郵件合并功能無法顯示照片[2]。解決問題的關(guān)鍵是用Word提供的IncludePicture域?qū)崿F(xiàn)通過文件插入照片。正確語法為：

{ INCLUDEPICTURE"電子照片文件名"＼*MERGEFORMAT }

這就要求建立Excel數(shù)據(jù)源文檔時(shí)，照片字段設(shè)置的數(shù)據(jù)是電子照片的文件名，而不是電子照片本身。電子照片的文件名可以通過Excel數(shù)據(jù)源文檔的“照片”字段的數(shù)據(jù)獲取，用“照片”合并域?qū)崿F(xiàn)獲取電子照片文件名。正確代碼為：

{ MERGEFIELD "照片" }

因此，把IncludePicture域和“照片”合并域嵌套起來即可實(shí)現(xiàn)在Word模板文檔中插入電子照片。正確代碼為：

{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片" }"

＼* MERGEFORMAT }

3 利用IncludePicture域和域嵌套批量制作帶照片的證件

3.1 準(zhǔn)備電子照片

將所有電子照片存放在指定磁盤的文件夾內(nèi)，并對照片進(jìn)行命名，例如考生的電子照片，為了不重名，可用考生的學(xué)號或準(zhǔn)考證號進(jìn)行命名。為了操作的便捷，電子照片文件、數(shù)據(jù)源文檔、模板文檔、最終文檔存放在同一目錄中。

3.2 建立數(shù)據(jù)源文檔

數(shù)據(jù)源文檔就是含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容[2]。可以使用Word制作的表格、Excel創(chuàng)建的工作表等類型的數(shù)據(jù)源。通常采用Excel創(chuàng)建數(shù)據(jù)源。在用Excel制作數(shù)據(jù)源的時(shí)候，數(shù)據(jù)源中必須包含標(biāo)題行，數(shù)據(jù)源中除字段名外必須要有相應(yīng)的數(shù)據(jù)，并且數(shù)據(jù)行中間不能有空行。設(shè)置照片字段的數(shù)據(jù)為電子照片的文件名。

啟動(dòng)Excel 2003，建立“考生信息（數(shù)據(jù)源）.xls”。如圖1所示。

3.3 建立模板文檔

模板文檔是指郵件合并中內(nèi)容固定不變的部分，如“準(zhǔn)考證”模板文檔中的標(biāo)題、表格、注意事項(xiàng)。啟動(dòng) Word 2003，建立如圖2所示的“計(jì)算機(jī)高新技術(shù)考試準(zhǔn)考證模板.doc”。根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)計(jì)出滿足要求的模板文檔。

3.4 郵件合并

在模板文檔中進(jìn)行郵件合并操作，將數(shù)據(jù)源合并到模板。

步驟1 在模板文檔的菜單欄中單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“郵件合并”命令，或選擇菜單欄中的“工具”→“信函與郵件”→“顯示郵件合并工具欄”命令。這樣即可在模板文檔中顯示“郵件合并工具欄”，如圖3所示。

步驟2 在“郵件合并工具欄”中單擊“設(shè)置文檔類型”按鈕，選擇“信函”。

步驟3 在“郵件合并工具欄”中單擊“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，選擇“考生信息（數(shù)據(jù)源）.xls”，選擇表格“考生信息”。

步驟4 插入合并域。

將光標(biāo)移動(dòng)到模板文檔中要插入數(shù)據(jù)的地方，如“準(zhǔn)考證號碼”后面的空單元格內(nèi)，單擊“郵件合并工具欄”中的“插入域”按鈕，彈出“插入合并域”對話框，選擇“準(zhǔn)考證號”，單擊“插入”按鈕，即在模板文檔中“準(zhǔn)考證號碼”后面的空單元格內(nèi)插入了一個(gè)名為“準(zhǔn)考證號”的合并域，單擊“關(guān)閉”按鈕。代碼為：

{ MERGEFIELD "準(zhǔn)考證號" }

步驟5 重復(fù)步驟4，將其他需要添加合并域的地方（除開照片單元格），都插入合并域。

步驟6 照片的郵件合并插入。

選中模板文檔的照片單元格內(nèi)的“照片”兩字，單擊“插入”菜單→域→域名中選“IncludePicture”→文件名中輸入“picture”，按Alt+F9查看代碼。代碼為：

{ INCLUDEPICTURE "picture" ＼* MERGEFORMAT }

選中雙引號內(nèi)的“picture”，在“郵件合并工具欄”中單擊 “插入域”按鈕，選擇“照片”，單擊“插入”。代碼為：

{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片" }"

＼* MERGEFORMAT }

此處完成了把IncludePicture 域和“照片”合并域嵌套起來，實(shí)現(xiàn)在Word證件模板中插入電子照片。

步驟7 按Alt+F9隱藏代碼。要顯示或隱藏模板文檔中的所有域的域代碼，可以通過按下Alt+F9 鍵來切換[3]。

步驟8 單擊郵件合并工具欄中“合并到新文檔”按鈕，Word自動(dòng)將合并后的結(jié)果建立在名為“字母1”的新文檔（即最終文檔）中。

步驟9 按“Ctrl+A”全選最終文檔→按F9鍵刷新最終文檔[4]。如圖4所示。

此時(shí)如果可以看到電子照片在最終文檔中正常顯示，保存最終文檔；如果沒有看到電子照片在最終文檔中正常顯示，處理方法：先把這個(gè)最終文檔保存關(guān)閉，然后再打開，按“Ctrl+A”全選，再按F9鍵對文檔進(jìn)行刷新[5]。

如果需要設(shè)置照片尺寸的寬度和高度，在“合并到新文檔”之前，可以在模板文檔雙擊IncludePicture域所插入的照片，Word會(huì)顯示“設(shè)置圖片格式”對話框，選擇“大小選項(xiàng)卡”進(jìn)行設(shè)置。“嵌入型”版式的照片才可用于郵件合并，而“嵌入型”版式的照片是不能靈活定位的。如果需要靈活定位，在合并到新文檔之前，可以在模板文檔插入一個(gè)文本框，去掉邊框?qū)傩裕诖宋谋究蚶锊迦隝ncludePicture域，調(diào)整文本框的位置即可。如果只需打印符合條件的證件，在合并到新文檔之前，可以在模板文檔的“郵件合并工具欄”的“收件人”按鈕處單擊，設(shè)置條件即可。如果想節(jié)約紙張，在一張紙上自動(dòng)顯示二個(gè)證件，在“合并到新文檔”之前，可以采用這樣的方法：選中模板文檔中的整個(gè)證件復(fù)制，把插入點(diǎn)定位到下一空行，把證件粘貼一次，得到第二個(gè)證件，調(diào)整二個(gè)證件之間的距離，將插入點(diǎn)定位在兩個(gè)證件之間的位置上，選擇“郵件合并工具欄”中的“插入word域”的“下一記錄”命令。

4 結(jié)束語

郵件合并是Word提供的一個(gè)高級功能，根據(jù)需要可做不同設(shè)置以滿足不同需求，用好這個(gè)功能可以讓我們在批量制作帶照片的證件時(shí)事半功倍。利用“IncludePicture域和域嵌套”來批量導(dǎo)入照片制作各種證件，操作方便，具有現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)（References）：

[1] 百度百科.郵件合并[DB/OL]. http：//baike.baidu.com/item/郵件合并，2017-02-06.

[2] 廖明梅，舒清錄，崔賽英.巧用WORD郵件合并批量導(dǎo)入圖片制作各種證卡[J].科技傳播，2011.24：211

[3] 孫傳慶，李國芳，朱正平.域INCLUDEPICTURE在Word2003郵件合并中的應(yīng)用研究[J].自動(dòng)化與儀器儀表，2011.2：20-21

[4] 高恩勇，梁連吉.Word中的域及其應(yīng)用[J].滄州師范?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2009.25（3）：97-99

[5] 孫麗山.Word郵件合并在辦公中的應(yīng)用[J].網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與應(yīng)用，2014.11：188-189