淺析人事檔案信息化管理現狀與發展策略

白菊

摘要：隨著我國信息技術的快速發展，企事業單位人事檔案信息化管理的進程也在不斷推進。這種順應時代要求和社會發展的檔案信息化管理模式和管理技術，已經逐步替代了傳統的檔案管理方法，成為了目前主流的管理手段。基于此，本文從人事檔案信息化管理的現實意義入手，分析了當前的管理現狀及存在的問題，并提出了相應的解決措施，旨在提升我國企事業單位人事檔案信息化管理水平，推進信息技術的快速發展。

關鍵詞：人事檔案；信息化；策略

前言

人事檔案主要形成于企事業人事管理的實踐活動當中，其主要的存在價值即為體現職工的學歷程度、工作經歷、工作績效以及所獲獎項等，它會以每個人的姓名來作為存儲名稱，并同時將其列為具有高應用價值的文件規格來進行保存。人事檔案不僅能夠當作企事業單位用于人力資源開發與利用的一手參考資料，同時還肩負著維護國家檔案完整性的重要責任。因此，提高現代信息技術在傳統人事檔案管理中的應用程度，利用信息化管理手段，使檔案資源管理工作更具科學性與有效性有著重要的現實意義。

隨著我國科技水平的不斷提高，信息化技術的加入為檔案管理事業的發展與進步創造出了更大空間。尤其是在人事檔案的信息化發展進程中，計算機、互聯網、數據庫以及其他存儲技術應用的不斷深入，讓人事檔案管理工作的實施范圍、管理方式以及工作理念均出現了翻天覆地的改變。

一、人事檔案信息化管理的現實意義

（一）有效提升人事檔案信息管理的時效性

傳統的人事檔案管理工作側重點為實體管理，無論是檔案信息的收集、整理，還是后期的編排、管理工作均需由檔案管理人員手工來完成，這在很大程度上增加了檔案管理工作的數量與難度。人事檔案信息化的出現，只需將檔案信息數據通過各種手段錄入到計算機當中就可達到“一勞永逸”的效果，從而從很大程度上提高檔案管理工作的整體效率。

（二）有效推動企事業單位人事制度的改革與創新

伴隨著信息化時代的到來，互聯網與計算機技術已經開始深入到每個人的日常生活當中。尤其是對于具有用人意向的企事業單位來說，利用互聯網就可以“足不出戶”地完成人才的選拔工作。與此同時，在新進員工的實習考核期間，企業的人力資源管理部門也可以利用互聯網與計算機設備來得知每位員工的實際表現，繼而對現有人事管理系統中的信息進行實時更新，從根本上達到提高對新進員工監督力度的最終目的。

（三）有效提高紙質檔案的保護水平

人事檔案是企事業單位在日常監管工作中利用率較高的一種檔案形式，無論是在員工考核，還是在人事調動工作中，都需要去翻閱相關工作人員的個人信息，這種高頻率的拆卸和裝訂會對紙質檔案帶來難以修復的破壞與損害。而人事檔案實行信息化管理后，所有人員的檔案數據信息都可以在企業的數據庫中找到，這種方式不僅有效減少了高密度翻閱對紙質檔案的磨損，同時還大幅度增加了人事檔案資源的利用效率。

二、人事檔案信息化管理現狀

（一）基礎設施配備不夠完善

人事檔案信息化管理工作的順利開展，不僅需要有高水平的網絡技術來進行支撐，同時還要具備一系列完善的基礎硬件設施，如配置達標的計算機、掃描儀等。然而就我國目前絕大多數企事業單位的檔案信息化管理現況來看，類似于基礎設備嚴重不足以及功能種類匱乏的現象比比皆是，這些都是制約企事業人事檔案管理信息化工作水平提高的重要因素。

（二）監督力度不夠

很多企業由于對人事檔案的管理工作沒有正確的認識，所以在開展管理工作過程中常常表現為“心有余而力不足”，嚴重影響信息化檔案管理工作的有效發揮。另外，由于還有部分企業中的檔案工作人員并沒有充分意識到自己的身份，企業管理者也并沒有有效運用法律監督方式來將“檔案管理”與“檔案所有”兩者之間的關系進行完全區分，所以會造成在實際的監管工作中出現很多阻礙與困難。

（三）檔案工作人員能力偏弱

人事檔案信息化管理雖然從某種程度上實現了檔案管理工作的自動化，但是仍然需要由管理人員來進行一些基本的計算機操作。然而，目前很多企事業當中的檔案管理人員均為單位中的老員工，他們中的絕大多數人并不都具備較為熟練的計算機操作技術，無形中就會影響檔案信息化管理的工作效率和水平。除此之外，還有一部分企事業單位中存在一些綜合素質較低的檔案管理者，會將企業中保密度較高的人事檔案私自泄露給他人。

三、人事檔案信息化管理策略分析

（一）加大對基礎設施的建設力度

基礎設施的缺失是制約人事檔案信息化的“頭號殺手”，基于此，各個企事業單位的管理者應當給予人事檔案管理工作以應有的重視，從根本上意識到加大對基礎設施建設力度的重要價值。在企業實際的人事檔案管理工作中，基礎設施的建設與應用是確保信息數據快速傳輸和妥善保存的基本載體，只有加大對企事業內部檔案信息管理基礎設施建設的力度，并經常性地進行維護與更新，才能推進人事檔案信息化管理工作進程，爭取早日實現完善人事檔案信息化管理的工作目標。

（二）建立完善的數據管理系統

現代信息技術的主要優勢就是快速、高效以及普及范圍廣，企事業單位應當充分利用這些優點來構建一套檔案信息數據的管理系統，同時利用互聯網來實現檔案信息的實時共享與更新維護，不僅讓企事業單位完好存儲內部所有工作人員的檔案信息，同時還可以有效減少人事部門的信息堵塞現象。除此之外，檔案部門還可以針對人事電子檔案進行分類處理，針對檔案信息的內容來進行主題分組，讓企事業單位在后期開展招聘活動或人事工作調動時都可以更便捷、更精準地找到自己所需要的檔案信息。

（三）切實提升檔案管理人員的綜合素質

人事檔案信息化建設工作雖然離不開高科技信息技術的支持，但是其中起到決定性作用的仍然是各個企事業單位中的檔案管理工作者。因此，各企事業單位都必須努力注重打造一支高技術水平、高素質的檔案管理隊伍。首先，經常舉辦一些以信息化建設為主題的培訓學習大會，其中包括計算機技能、文字處理、綜合分析以及檔案管理軟件的使用等等；其次，從根本上提升每位檔案管理者的保密與安全意識。

（四）加快數據庫的建設速度

首先，在開展人事檔案管理信息化數據庫建設工作的過程當中需要確保每一份人事檔案內容的完整性，并在此基礎之上構建一個單位內部的檔案信息平臺；其次，經常性地檢查相關基礎設備的安全性與穩定性，充分應用互聯網的特征來加快數據庫的建設速度；再次，構建出一個完善、科學且應用價值較高的人事檔案網絡服務系統，確保企事業內部所有部門中的檔案使用者都可以利用該網絡系統來實現檔案信息的查找、統計以及下載服務。

結束語：

綜上所述，信息技術在各個領域都得到了廣泛的應用。因此，企事業單位人事檔案管理應不斷向信息化管理方向推進，這對提高檔案管理的質量水平，完善信息化管理，提高檔案管理安全具有重要的現實意義。

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