淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新

繆建萍

摘要：在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時代發展的要求，為經濟建設和社會發展服務。本文主要針對信息化背景下文書檔案管理工作的創新進行分析和討論。

關鍵詞：信息化管理；文書檔案；檔案管理；創新；

在信息化的大背景下，檔案工作人員的任務是抓住這次信息化工程建設開展的契機，使檔案的工作方式由傳統的手工式向網絡化、數字化轉型。

一、文書檔案管理信息化的優勢

檔案管理部門能否在這次變革期中抓住機遇，將是在信息化設計、生產的背景下檔案管理部門能否強化職能與提升地位的一個關鍵點。檔案工作服務機制只有不斷創新，檔案工作才能生機勃勃，檔案部門的服務水平，才能隨著形勢及任務的變化發展得到不斷提高。當

（一）確保文件保密性

受到信息化特征的影響，電子文件的保密性要低于傳統文件，形式多變，常會被別有用心的人更改，而且沒有痕跡，盡管防偽造的技術在不斷提高，但其內容的變動仍要大于紙質文件，應用的人無法了解檔案的原貌，對其原始性認識不夠，而且無法為每份電子文件蓋章、簽字處理，無法憑借這一媒介判斷文件的真偽，這都給電子文件的保密工作者提出了新的要求。實現文書檔案的信息化管理可以設置保密權限，劃分文件保密等級，如果使用者只需某卷文檔中的其中一份，信息化管理能夠精確的查詢到所需的單件文件，而傳統的檔案管理是提供整份，不利于文檔的保密性。

（二）提高使用文檔的閱讀率

實施文書檔案的信息化管理在線顯示文檔的存儲狀態，這樣使用者在查閱文檔時就可以直接在網上查閱，解決了排隊等候借閱的問題。如需借閱紙質文檔，也可以提前從網上查看檔案是否已被借走，何時可以歸還，這樣借閱起來更加方便，大大提高文書檔案的閱讀率。

（三）提高檔案管理工作的質量

檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔案宗。但是傳統的立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全同一，這必然影響到案卷質量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作處于空白的境地，這又制約了管理人員水平的提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行信息化管理后，檔案人員可從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案在管理和提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。

二、文書檔案管理工作創新

文書檔案管理是檔案工作的重要組成部分，目前我國文書檔案管理迎來了新的發展機遇。隨著科技的不斷發展，傳統的人工文書檔案管理方式已經無法滿足人們的需求，必須向信息化管理方式轉變，只有實現文書檔案的現代化、信息化管理，才能適應時代的發展。

（一）創新信息化管理理念

思想意識對于人的行動起到非常重要的引導作用，所以說實行文書檔案信息化管理是非常具有時代意義的，在一些單位中開展以互聯網為依托的文書檔案信息化管理，是科學管理資料文檔的有效手段，它將各類重要檔案進行電子化管理，運用網絡的迅捷與先進的方式優化各種信息資源，深化對文書檔案管理的認識，充分認識到現代文書檔案管理的重要性，堅持創新信息化管理理念，轉變傳統的文書檔案管理思想，利用新型創新信息化管理文書檔案的科學手段進行優化各種資源，實現合理簡化各種文書、檔案資源的分類與整理，逐步將文書與檔案管理推進數字化與信息化的軌道上面。

（二）搭建科學信息管理平臺

努力搭建科學的信息管理平臺，以實現文書與檔案管理的資源共享。檔案管理的最終目的是為了達成各種資源信息的共享與有效利用。針對原始資源與信息進行合理的簡化與收集，然后運用信息化管理平臺進行科學的使用與閱覽。把各類信息進行數字化處理在整合在一起，運用多元媒體來收藏與呈現出來，在“收、存、管、用”等方面進行科學管理，通過文件管理、預歸檔管理、檔案管理，為大家的及時閱取都提供了大大的便利。

（三）創新工作機制

檔案工作要適應日益開放和注重現實利益的環境，至少需要建立以下三種機制：自我營銷機制，即根據企事業單位的總體部署和階段性安排，常做常新地宣傳檔案工作的作用，并在中心工作或重大活動的籌劃、準備階段提出檔案工作的相關要求，以期引起領導重視，為保證檔案生成質量奠定前期基礎。主動參與機制，把上游的生成環節延伸到下游的利用環節，有形有益地參與到中心工作或重大活動中去，這不僅有利于提高檔案工作的質量，更有益于彰顯檔案工作的作用，提高檔案管理的地位。

（四）加強隊伍培訓考核

由于當前各大行政事業單位文書檔案管理方面的專業人員較少，因此單位除了招聘專業管理人員之外，還要加強對員工的培訓，除了對專業方面的培訓之外還要加強對思想素質方面的培訓。在提高工作技能的同時轉變員工的思想觀念，糾正工作態度，提高積極性與主動性。與此同時，還要對文書檔案管理人員進行定期的考核，對考核不通過的人員加以一定的資金處罰，以激發員工的上進心，實現自我突破。

（五）加強技術創新

要樹立現代的檔案管理理念，無論是檔案業務工作，還是檔案管理工作以及檔案信息的交流，都應以現代化的技術手段作為媒介，充分利用計算機及網絡進行現代化管理，幫助解決問題，提高管理水平和效率。要確立檔案管理網絡化是信息化建設重要組成部分的主流意識，扭轉研發者對檔案管理無效益的片面認識，克服軟件應用者嫌麻煩的思想，轉變管理者認為手工方式可靠的傳統觀念，形成研究新需求、接受新技術、應用新手段的強烈使命感。 要把電子文檔管理系統的研發融入網絡大系統，把檔案管理的計算機化納入企事業單位信息化建設的總體方案，使檔案從收集、整理到檢索、信息流的形成部門資源共享、網上流轉，這不僅關系檔案管理的技術進步，而且事關企事業單位信息化建設的進程和成敗。

抓緊解決歷史問題，根據信息化建設整體需要，對檔案部門先期采用新技術的情況進行排查，解決與整體信息化的系統接口、技術接口問題，使之融入網絡運行環境。同時要著手解決歷史檔案的數據化問題，逐步實現全信息計算機檢索，滿足全方位、多層次、便捷高效的服務需要。

結束語

行政事業單位、尤其是社會管理綜合治理服務中心這類需要涉及到眾多社會材料的單位，應當加強對文書檔案管理工作的重視。通過分析管理工作中所面臨的困境，找準定位，抓緊當前政府機構改革的契機，實現對文書管理部門的整改與綜合治理，以提升文書檔案管理工作效率，促進單位的發展。

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