檔案管理工作中的幾點(diǎn)思考

繆建萍

摘要：檔案信息管理是現(xiàn)代檔案管理工作中不可或缺的一部分，為適應(yīng)現(xiàn)代信息化管理的要求，電子信息在檔案管理工作中的開發(fā)與利用，是檔案管理工作走向規(guī)范化與科學(xué)化的客觀需要。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，主要針對(duì)檔案管理工作中存在的幾點(diǎn)問題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)的管理對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；管理系統(tǒng)；管理制度；

檔案管理工作是相對(duì)而言比較輕松的工作，可是隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新，科技給檔案管理的工作帶來了極大挑戰(zhàn)。檔案管理要求的是專業(yè)性，機(jī)密性，政策性為一體的工作。隨著信息技術(shù)的飛躍發(fā)展，檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新求變。新形勢(shì)下的檔案管理必須豐富檔案信息資源建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，強(qiáng)化檔案服務(wù)功能。

一、檔案管理工作中的幾點(diǎn)問題

檔案管理憑借其紛繁復(fù)雜的工作特點(diǎn)，一直以來受到人們的廣泛關(guān)注。檔案資源作為具有巨大價(jià)值的信息資源也被越來越多的人所重視，對(duì)檔案資源利用的同時(shí)，檔案的保密工作也更加受到重視。

（一）檔案管理工作意識(shí)淡薄

事業(yè)檔案管理工作是保證事業(yè)單位工作協(xié)調(diào)發(fā)展合理的重要保證，為單位人員調(diào)配提供理論依據(jù)，間接的提高了事業(yè)單位員工的工作效率，也是事業(yè)單位真實(shí)性的根源所在。但是，當(dāng)前事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，所以缺少認(rèn)真管理的態(tài)度和工作程序，還存在秩序混亂的現(xiàn)象。而且，檔案管理容易存在漏洞和缺陷，導(dǎo)致檔案內(nèi)容真實(shí)性難以保證，不能從根本上實(shí)現(xiàn)人員的科學(xué)調(diào)動(dòng)與調(diào)配，導(dǎo)致事業(yè)單位人力資源調(diào)整存在問題，影響事業(yè)單位人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。此外，由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及個(gè)人沒有對(duì)檔案管理工作起到應(yīng)有的重視，導(dǎo)致檔案管理工作流于形式，進(jìn)而致使檔案管理工作無計(jì)劃性、無目的性，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的健康發(fā)展[3]。

（二）檔案資料收集不齊全

檔案在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化創(chuàng)新、科技進(jìn)步等方面具有積極的影響作用。在日常生活中，很少人會(huì)去檢索檔案，也就不會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題。其實(shí)，也就是因?yàn)闄n案收集的不夠齊全，資料不齊全就不會(huì)有人去查詢。這是對(duì)檔案管理工作一個(gè)極大的挑戰(zhàn)。一些必要的信息沒有及時(shí)的收集到，這就會(huì)造成檔案中一部分信息的缺失，容易導(dǎo)致信息的準(zhǔn)確度不夠高。因此在檔案工作人員收集檔案時(shí)往往會(huì)發(fā)生收不到，收不齊的情況發(fā)生，一些必要?dú)w檔的信息就會(huì)遺漏。

（三）管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

檔案是信息與載體的統(tǒng)一體，是存貯和傳遞信息的工具。當(dāng)前，我們大部分單位已經(jīng)有了一支穩(wěn)定的檔案管理干部隊(duì)伍，可是這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)都不夠高，絕大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂、借閱、轉(zhuǎn)遞等業(yè)務(wù)不太熟悉，還不能適應(yīng)新時(shí)代開展檔案管理工作的需要，而且大多數(shù)管檔都是兼職檔案員，他們身兼多職，對(duì)檔案工作精力投入明顯不夠，只是完成了將材料放入檔案盒這樣的日常實(shí)務(wù)，沒有及時(shí)規(guī)范整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。而且有的單位換人很頻繁，有的交接不及時(shí)、不到位。其次一些歸入檔案的材料真實(shí)性存在質(zhì)疑，有些材料收集不齊全，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

二、檔案管理工作的對(duì)策和建議

檔案管理工作是我國政府、企業(yè)良好長遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理員對(duì)于檔案管理工作的熱情和責(zé)任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中，使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化。

（一）提升檔案管理水平

伴隨檔案信息管理過程中現(xiàn)代技術(shù)與專業(yè)軟件的推廣使用，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)是當(dāng)前加強(qiáng)檔案信息管理工作的重要舉措。一是配備責(zé)任心強(qiáng)、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，要求檔案人員既要有高度的責(zé)任感，又要具有運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識(shí)，給大腦“充電”，開拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期檔案管理工作。二是掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。這就要求檔案管理人員，必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。三是檔案管理工作要運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印，這樣，對(duì)于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

（二）嚴(yán)格管理制度

檔案是出于人類存貯信息的需要而產(chǎn)生和發(fā)展起來的，是一種信息資源。檔案資料擁有專業(yè)性、不間斷性、高技術(shù)性、隱秘性等特征，由此，確定了檔案管理工作職責(zé)的重要性。因?yàn)闄n案管理的復(fù)雜性與機(jī)密性，對(duì)全部檔案都要實(shí)施集中管理、統(tǒng)一存儲(chǔ)管理形式。在以往的幾年里，常常由于管理不仔細(xì)使得檔案遺失與缺損的狀況產(chǎn)生，造成單位與個(gè)人發(fā)生不可彌補(bǔ)的損耗。為了盡最大努力防止這種情況的出現(xiàn)，檔案管理要集中統(tǒng)一管理形式，設(shè)置專業(yè)檔案室，配備全封閉式集中架儲(chǔ)存設(shè)施，設(shè)置專門檔案管理者集中立卷、集中歸檔、集中整理、集中存儲(chǔ)，生成檔案管理“一條線”的管理體制與“統(tǒng)抓統(tǒng)管”的工作局面，確保了檔案管理工作的健康進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)檔案館的安全與防護(hù)

社會(huì)功能和社會(huì)使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。首先，加強(qiáng)檔案館的安全管理。提高檔案人員的安全防范意識(shí)。要時(shí)時(shí)進(jìn)行防火安全教育，警鐘長鳴，建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，每庫必備手提式滅火栓，并定期檢查更換，確保長期有效。其次、科學(xué)儲(chǔ)藏保護(hù)，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化。科學(xué)儲(chǔ)藏保護(hù)，防霉、防蛀、防塵也是檔案管理工作的重要任務(wù)之一。檔案庫房應(yīng)采用密封的檔案密集架或檔案柜來存放檔案。因霉菌在高溫高濕的環(huán)境中繁殖很快，所以采用空調(diào)來調(diào)節(jié)庫房的溫濕度是降溫、除濕、防霉的最好方法。每個(gè)庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)有兩處溫濕傳感器，通過區(qū)域網(wǎng)與總控制主計(jì)算機(jī)相連，對(duì)庫房溫濕度實(shí)施二十四小時(shí)監(jiān)控。

結(jié)束語

隨著社會(huì)迅速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，使得檔案管理的發(fā)展面臨著空前的機(jī)遇和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)該建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，建立健全檔案管理的創(chuàng)新思維，開展創(chuàng)新實(shí)踐的理念，對(duì)檔案管理的現(xiàn)狀特點(diǎn)要求做到心中有數(shù)，端正思想，以積極的態(tài)度去創(chuàng)新去摸索，做到穩(wěn)中有升，穩(wěn)步前進(jìn)，不斷地在這條道路上取得更優(yōu)秀的成就。

參考文獻(xiàn)

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