檔案自動化管理

施海龍

摘要：加強對檔案信息自動化系統管理的目的在于開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。筆者根據多年的工作經驗，主要針對檔案自動化管理進行分析和討論。

關鍵詞：檔案管理；信息化；自動化管理；

在科學技術日新月異的新時代，隨著社會經濟的高速發展，人們對檔案信息管理工作也提出了更高的要求，與此同時，在當前的經濟建設過程中，傳統的檔案信息管理工作已經不能夠滿足時代發展的需要。因此，如何才能夠提高檔案信息建設和管理的水平就成為了當前經濟建設過程中所亟待解決的問題。

一、我國檔案自動化的管理現狀

首先，我國檔案管理軟件缺乏統一性，從而降低了管理軟件的管理和使用功能，無法將自動化的優勢完全發揮出來，同時也限制了信息自動化的管理，制約了檔案信息管理電子化的進程。其次，我國檔案管理的標準化和規范化程度還有待提高，只有標準規范的管理才能夠提高檔案管理質量，才能更好的為社會服務。最后，我國檔案管理工作人員的專業化水平和綜合素質都需要提高。檔案管理人員如果不能夠與時俱進，提高思想覺悟和業務水平，接受現代化的高新管理手段，就無法有效全面的開展檔案自動化管理。目前，現代化高科技人員還很匱乏，專業的檔案管理人才就更是少之又少，因此要加強專業檔案管理人才的培，同時提高現有工作人員的業務水平。此外，目前我國的檔案信息自動化系統管理體制方面，普遍存在著集中統一管理不力的現實問題。主要表現在：上下各個層次和各專業辦公自動化系統不能納入到統一的檔案信息自動化系統管理工作之中，容易造成檔案信息分離和資源重復浪費的現象，而且能夠做到檔案信息自動化系統管理所要求的人機結合工作模式的并不多見，這樣會在一定程度上造成使用不方便、不協調的情況，也會影響到檔案信息自動化系統管理的發展步伐。

二、檔案自動化管理對策

檔案信息化系統不單單是檔案專業和計算機專業兩者的結合，而是多種現代技術的融合，是多個部門合作的結果，通過不同部門各司其職，共同協作，來完成這樣一個復雜的系統工程。

（一）提高檔案標準化、規范化水平

以制度來規范檔案信息系統建設過程中出現的一系列問題。目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

（二）加強檔案信息自動化建設的協調發展

當前我國檔案工作改革和發展已進入整體推進與重點突破相結合的階段，如何把繁重的任務和推進 現代 化進程結合起來，正確領導和協調起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學性和決策過程的民主化，行政領導要與檔案業務、計算機專業技術、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術的可行性、人財物力的可能性、社會經濟效益等多方面進行分析 。

（三）提高檔案管理自動化水平

從提高現代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發展，已形成了網絡化、數據化的時代。集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前，我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務及時規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。

（四）改進現有自動化系統管理體制

加強對檔案信息自動化系統管理的目的在于開放應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際，加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。為有效加強檔案信息自動化系統的管理水平，改進現有的檔案信息自動化系統管理體制，建立一種集中統一管理下的分散式管理系統，則是較為理想的檔案信息自動化系統管理體制。改進現有的檔案信息自動化系統管理體制，就是要使高度集中管理和方便使用相結合，實行集中統一管理和人機結合，將上下各個層次和各專業辦公自動化等都納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，切忌各行其是、自建系統、資源浪費，下決心解決管理體制不力和使用不方便的問題。

（五）重視人才管理

全面的推進檔案信息自動化系統的建設，其關鍵，還是人才的建設，推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力。

結束語

目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是互聯網技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的互聯網化，是實現檔案工作自動化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。如何提高應用能力，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。

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