關于提高企業辦公室工作效率的幾點思考

王宗香

摘要：企業辦公室屬于企業行政業務管理的主要組成部分，加強企業辦公室管理方式，提高辦公效率對企業的發展有著重要的作用，本文對企業辦公室日常工作中存在的問題進行了分析，并提出了幾點思考，供借鑒。

關鍵詞：企業；辦公室；工作效率

辦公室是企業開展日常管理的重要機構，當前不少企業辦公室管理上有著較多的不足，致使企業辦公室的工作效率低下，嚴重制約了企業的后續發展。本文基于企業辦公室的職能與其中存在的問題，對提高企業辦公室工作效率的措施做出了探討。

一、企業辦公室的職能

（一）企業辦公室屬于企業行政辦公處理機構，企業辦公室主要以處理企業日常行政事務為主，負責將企業領導層的決策傳達給下屬部門及全體員工，并將基層人員的信息與事務反饋給企業管理層，其功能具有承上啟下、上傳下達等特性，企業辦公室日常需要面臨較多較雜的信息內容，為了保證信息傳達的正確，因此，將企業信息作分類處理也是其工作的一部分。由于企業辦公室是聯系起上下級之間的橋梁，與基層員工接觸較多，還需對基層員工日常的工作進行監管，及時解決其工作問題，保證企業日常事務的順利開展。

（二）企業辦公室承擔著減輕企業領導工作負擔的職能。企業辦公室在企業各級人員中發揮著重要的信息傳遞作用，基礎的行政事務工作量較大，工作內容較豐富，若只由企業領導層將其解決，必然會增加企業領導層的工作負擔，給企業領導造成一定的工作壓力。企業辦公室在其中可起到中和作用，緩解了部分企業領導層的工作壓力，使基層與上級領導層的信息能夠得到傳送，企業內部信息主要依賴企業辦公室，采集基層建議和想法傳遞給企業領導層，便于企業領導層做出正確的決策。

二、現階段企業辦公室日常工作中存在的問題

辦公室工作效率的高低離不開管理層的能力和素質，現階段極大多數企業相關負責人學歷較高，具有一定的專業技能，但在實際的工作中，仍存在不同程度的問題，例如缺乏責任感、素質水平有待加強等。

當前企業辦公室日常工作比較繁重，處理信息量過大，相應的工作壓力日益增加，企業職員流動性高，企業辦公室為上下級傳遞信息，為了保證傳遞信息的正確性與條理性，對各類信息作出分類，需要花費大量的精力。一旦工作事務沒有妥善處理，就會受到領導的責備與職員的不理解，加重相關工作人員的心理負擔，致使部分辦公室工作者積極性不高。企業辦公室人員流動性高是造成企業辦公室的工作效率下降的主要原因之一，企業需要再招新人，使其在熟悉企業文化制度及其相關制度后才能順利的開展日常工作，人員流動程度與辦公室時間成本成正比。企業辦公室事務處理與企業管理機制不適應，致使辦公室工作效率低下，企業管理機制包括人員、工資、福利、企業文化等，這些事宜屬于企業日常行政事務的一部分，在實際的企業辦公室人員處理工作的過程中，企業辦公室日常工作參照管理制度，往往會發現其處理工作的方式與管理制度相矛盾的情況。

三、提高企業辦公室工作效率的幾點措施

（一）加強企業辦公室制度建設

建立健全的企業辦公室制度，有利于提高辦公室工作效率，使其處理企業日常事務更加規范化、制度化、合理化，同時健全的企業辦公室制度也是新時期企業發展的要求，具有一定的時代意義。企業辦公室與企業基層人員、領導層關系密切，企業決策極大程度依賴于企業辦公室，因此，企業辦公室要充分認識自身對企業的價值，做好調查、研究工作，以便為企業領導提供更優質的服務，發揮出企業參謀者的作用，以調查、研究工作為中心，根據企業近期內的發展計劃制定相應的調研計劃。企業辦公室具有一定的監督職能，根據上級部門安排的工作與考勤等嚴格執行監督查辦，使各項工作均通過布置、檢查、落實、考核這四個流程得以實施。新時期下的企業辦公室工作區別于傳統的辦公室工作，轉變傳統的工作觀念與工作作風，提高服務意識與服務質量，建立良好的企業辦公室形象，做好內部工作、外部工作，減少手里擠壓的各項事宜，降低或規避差錯性行政事務的發生，對每位職員、來訪者保持最高的熱情，維護企業領導層的良好形象。嚴格執行職員簽到、請假、銷假等制度，企業辦公室任何的工作人員不得擅離工作崗位，直至領導批準之后才可離開工作崗位，視員工考勤為評優、考核、晉職晉級的參考依據，對其遲到、早退、曠工等不規范的行為制定相應的處罰機制。

（二）實施網上辦公室工程

隨著互聯網與科技的不斷發展，企業辦公室應建立起完善的網上辦公平臺，其工作方法與工作手段也應做出與時俱進的轉變，在保證工作效率、工作質量的基礎上，使企業全體職員的信息意識得到提高，促進了企業人員的信息化素質。網絡辦公平臺主要是建立企業內部網站，凡企業辦公室職員均可獲得獨屬的網絡辦公室，擁有獨立的賬號、密碼，可自行登錄企業內部網站。網絡辦公平臺中涉及日常辦公、考勤管理、事務提醒、審批、系統維護等功能，以模塊的形式顯示在企業內部網界面上，日常辦公模塊包含企業辦公室人員日常的工作內容，如接收公文、處理公文、制定工作計劃、發送報表、查閱、收發郵件、檢查監督等，審批模塊指辦公室人員可利用內部網，直接與上級建立聯系，處理申請、批示等事項，保證審批工作的程序化、透明化，辦公室工作效率得到大幅提高，節省大量的辦公成本。事務提醒是指辦公室人員可利用實時監控，提醒亟待完成的工作、通知、郵件等，提高工作效率，減少工作疏忽與遺漏。考勤管理模塊有利于將日常考勤工作，變得網絡化、信息化，個人網絡辦公室中還設有辦公助理，為辦公室人員提供更多個性化服務，如萬年歷、內部通訊錄、網絡會議、投票、檢查、考核等功能，利用監控系統可實時監測每位職工工作，對工作處理不善、工作不規范、未完成的任務、未處理事項等，由網絡系統自動對其作出處理，保證辦公室工作的規范性、客觀性、透明性。

（三）嚴格督查考核

企業應建立完善的監督、考核制度，由企業辦公室責任者管理，使各人都能按照管理規定完成工作，嚴格監管辦公室內部人員，保證任一日常事務在規定要求內進行。由企業成立監督小組，隨機抽查企業辦公室工作紀律，也可采取專人訪查的形式，鼓勵公眾監督與舉報企業辦公室違規行為，并根據相關規定對當事人作出處理，若發現辦公室責任人知情不報，姑息下屬人員違規違紀行為，經調查屬實，依據黨廉建設責任與相關規定對其作出處理。

四、結語

企業辦公室工作有著范圍廣、工作量大、工作繁雜等鮮明的特點，不少企業辦公室工作人員素質水平相對較低，其管理工作存在較多的漏洞，只有加強企業辦公室工作管理，提高效率，才能更好的為企業發展服務。