論如何做好網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的檔案管理工作

邱冉冉

摘要：伴隨著今年里網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各行各業(yè)都逐步開始進(jìn)行信息化改造，力求以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的輔助來實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的突破。當(dāng)然，檔案管理工作也不例外，如何借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的革新儼然已經(jīng)成為了現(xiàn)目前廣大檔案管理工作人員共同面臨的重大課題之一。本文以信息時(shí)代檔案管理工作的特點(diǎn)為基礎(chǔ)，對(duì)如何做好網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的檔案管理工作這一課題進(jìn)行了系統(tǒng)分析與探討，并提出了一定的見解。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)信息；檔案管理；創(chuàng)新

正是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展才促成了現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來，也正是在這樣一個(gè)時(shí)代下，各類信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)越來越受到人們的追捧，其應(yīng)用范圍越來越廣，可以說已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了在各行各業(yè)的完全普及[1]。與此同時(shí)，隨著近年來信息量的逐步增大，傳統(tǒng)的信息資源存儲(chǔ)方式逐漸也被網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)方式所取代，也正因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代所帶來的這些巨大變化，要想進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量，就必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，個(gè)性工作理念、創(chuàng)新管理模式，只有這樣才能讓公眾對(duì)檔案資源的需求得到最大化滿足。

一、信息時(shí)代檔案管理的特點(diǎn)

隨著現(xiàn)代信息化程度的提升，檔案管理也更加進(jìn)步，能切實(shí)達(dá)到企業(yè)內(nèi)部作業(yè)的具體要求，和以往的檔案管理做對(duì)比，突顯以下的特征：一是，各企業(yè)在進(jìn)行信息化的檔案管理時(shí)，所遵循的相關(guān)制度、以及法規(guī)基本一致，給出這些相關(guān)制度、以及法規(guī)的部門都是有著某種專項(xiàng)權(quán)力的；二是，信息化主要體現(xiàn)于電子檔案上，也就是說，檔案已從以往的實(shí)體形式變成了虛擬形式，且能經(jīng)由現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)深度的共享，讓檔案管理更為便捷、提升了資源利用率，并極大的促進(jìn)了企業(yè)信息化的進(jìn)一步深入；三是，許多信息化手段都被應(yīng)用在檔案管理之中，在這些信息化手段的影響下，加快了檔案管理朝向自動(dòng)化邁進(jìn)的步伐，徹底改變了以往采取的模式[2]。

二、做好網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的檔案管理工作的策略

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高檔案管理意識(shí)

現(xiàn)階段，革新進(jìn)步已經(jīng)成為主流趨勢(shì)，不但融入到了諸多的不同行業(yè)中，而且還融入到了各項(xiàng)具體的操作之中。特別在信息化程度較高的今天，在檔案管理方面更需樹立新的理念，持續(xù)增強(qiáng)信息化的意識(shí)，改變以往的思維模式，不斷革新以往采取的落后手段，以達(dá)到當(dāng)今信息化飛速進(jìn)步的要求。相關(guān)的職能部門，須通過多種不同的途徑，盡力做好這方面信息化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以增強(qiáng)檔案管理者的實(shí)際業(yè)務(wù)能力，從而使檔案具有的內(nèi)在價(jià)值有更充分的體現(xiàn)。另外，在實(shí)施該項(xiàng)管理的過程中，應(yīng)找準(zhǔn)其中的主要環(huán)節(jié)，圍繞主要環(huán)節(jié)來積極的做好其它服務(wù)，從而是整體服務(wù)狀況得到明顯的改善。

（二）做好信息安全工作，有效規(guī)避資源安全風(fēng)險(xiǎn)

信息的安全始終被看作是檔案管理的關(guān)鍵。網(wǎng)絡(luò)的大量普及，雖然使得檔案信息變得更加數(shù)字化，顯著加快了檔案管理的實(shí)際服務(wù)速度。但是也應(yīng)看到，因國(guó)內(nèi)現(xiàn)階段有不少的從業(yè)者在相關(guān)技能各方面存在不足之處，并沒有做到熟練的運(yùn)用新信息技能，這讓現(xiàn)今的檔案管理在其數(shù)字化當(dāng)中會(huì)具有一定的潛在風(fēng)險(xiǎn)，大致反映在下列數(shù)個(gè)層面：一是，因在系統(tǒng)防護(hù)上存在缺陷，會(huì)使數(shù)字化的檔案在其后臺(tái)遭受到惡意的侵入，且內(nèi)容會(huì)被隨意的破壞；二是，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)中一些黑客頻繁的活動(dòng)，亦對(duì)這檔案的使用安全產(chǎn)生不利的干擾；三是，相關(guān)的部分從業(yè)者，由于其業(yè)務(wù)能力較差，加之不注重防范網(wǎng)絡(luò)安全，就易于導(dǎo)致某些數(shù)字化的載體被損壞、甚至丟失等[3]。這就需要有關(guān)部門采取適合的改進(jìn)措施：比如，盡量多為檔案管理人者提供參加安全學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使其認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全的必要性；平時(shí)勤于維護(hù)網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)安裝新的病毒防范軟件；對(duì)檔案信息資源切實(shí)做好備份，以防資源的丟失。

（三）創(chuàng)新手段，加快檔案信息化建設(shè)

檔案信息化對(duì)于扭轉(zhuǎn)檔案管理狀況具有極大的作用，尤其能使檔案資料得到更充分的利用，往往被看作是處理檔案管理難題的有效工具。檔案管理若是不注重信息化建設(shè)，將會(huì)嚴(yán)重阻滯企業(yè)前進(jìn)的步伐。

1、積極推行常用檔案的數(shù)字化。采取以往模式來對(duì)檔案進(jìn)行管理及利用，不但耗費(fèi)的時(shí)間多，而且效果不明顯，甚至可會(huì)對(duì)生產(chǎn)有不利影響。為從根本上消除這種現(xiàn)象，需要積極對(duì)常用檔案做好數(shù)字化處理，創(chuàng)設(shè)專門的數(shù)據(jù)庫，這樣，可取得明顯的效果，確保生產(chǎn)的順利實(shí)施。

2、應(yīng)用適合的檔案信息平臺(tái)。現(xiàn)今，在新的資料存檔的同時(shí)，需對(duì)資料做數(shù)字化的掃描。由于數(shù)字化程度的提升，為了能使操作更便捷、更迅速，企業(yè)要引進(jìn)信息化的辦公平臺(tái)，把企業(yè)的眾多電子檔案全部匯入該平臺(tái)里面，所有員工均可操作該平臺(tái)，這樣，就使檔案的利用率大幅提升。

3、充分利用數(shù)據(jù)庫。要全面顯現(xiàn)檔案管理信息平臺(tái)的用途，使之和專門的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行鏈接，讓二者之間的信息傳送保持順暢。并且將員工的個(gè)人檔案資料、以及一些設(shè)備介紹書的資料等全部傳送至數(shù)據(jù)庫，企業(yè)中所有職員都可根據(jù)相關(guān)的流程、及使用權(quán)限和程序，方便的使用該系統(tǒng)，及時(shí)的查找所需的檔案，極大的縮短了員工用于查找檔案的時(shí)間，提升了的效率。

（四）建立檔案管理制度，保障檔案資料的完整性

我們都知道，在整個(gè)檔案管理工作中，相關(guān)檔案資料的搜集工作無疑是必不可少的環(huán)節(jié)。那么針對(duì)具體的檔案搜集工作，也必須構(gòu)建相對(duì)應(yīng)的科學(xué)管理制度，以此來讓確保信息資源收集的完整性。除此之外，針對(duì)具體的檔案管理工作人員來說，還應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)與各部門之間的溝通與交流，以此來有效避免遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。并且，還應(yīng)該通過多種渠道來不斷增強(qiáng)其他部門人員的檔案管理意識(shí)，讓其能夠積極主動(dòng)的配合檔案管理人員的資源搜集工作，確保檔案管理工作的有序展開。

三、結(jié)語

總之，網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下檔案管理工作的革新無疑是一項(xiàng)具有較強(qiáng)復(fù)雜性的長(zhǎng)期工程。要將檔案管理工作良好的綜合效用充分體現(xiàn)出來，就必須將網(wǎng)絡(luò)信息帶來的優(yōu)勢(shì)充分引入進(jìn)來，不斷創(chuàng)新工作理念、工作方式及管理模式，只有這樣才能真正意義上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員工作水平的全面提升，從而將檔案工作的社會(huì)價(jià)值最大化呈現(xiàn)出來。

參考文獻(xiàn)：

[1]周秀清.網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代檔案管理的方法初探——以高校教學(xué)檔案管理為例[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2015（17）：160-161.

[2]林菁.網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下加強(qiáng)圖書資料管理初探[J].卷宗，2016，6（8）：47.

[3]葛婷，蔣衛(wèi)榮.基于“大檔案觀”理念的網(wǎng)絡(luò)信息資源檔案化保存[J].中國(guó)檔案，2016（2）：64-65.endprint