煤炭企業基本建設項目檔案管理中存在的問題及對策

韓文錦

摘要：基建檔案是煤炭企業歷史憑證，為企業資產評估及改造維修管理提供依據和技術支撐，應清晰認識目前檔案管理中存在的問題，從領導的重視與支持，構建工作制度以及按照建筑工程項目檔案達標性的管理方法作改進與完善。

關鍵詞：煤炭企業 基本建設項目 檔案管理

我國是以煤炭為主要能源消費的少數國家之一。中國煤炭工業協會公布數據顯示，我國煤炭企業數量龐大，全國有一定規模的企業多達8000余家；2015年1-11月，90家大型煤炭企業原煤產量完成23.0億噸，同比減少1.08億噸，下降4.5%。在煤炭產業生產形勢非常嚴峻的形勢下，產業轉型迫在眉睫。煤炭產業的轉型的過程中發生了大量的基本建設項目，隨之而來會形成數量龐大的基建項目檔案，基建檔案是煤炭企業基礎建設活動中重要的歷史憑證，既可以為企業進行資產評估工作提供有效的依據，也是項目質量和后續維修改造的重要憑證。因此，完善煤炭企業基本建設項目檔案管理工作刻不容緩。

一、加強煤炭企業基本建設項目檔案管理的重要性

1.基建檔案是煤炭企業基礎建設活動的歷史憑證

基建檔案是一個建筑工程項目從決策階段開始到竣工驗收交付使用結束，整個過程中所涉及到的各種資料，這些資料都真實的記錄了煤炭企業每個建筑工程項目的整個建設過程，是一個非常重要的歷史憑證。當煤炭企業與施工單位因為建筑工程項目最終的結算支付或質保問題有爭議時，可以提供有效的依據，維護煤炭企業權益。

2.基建檔案為煤炭企業資產評估管理提供依據

同樣作為建筑工程項目的建設單位，煤炭企業與一般的房地產公司相比，單個建筑工程項目地點相對集中，主要在媒體企業內建設，其建設計劃僅根據國家主管部門的政策、煤炭企業發展的需要以及煤炭企業的財務狀況等相關，不需要考慮房地產市場環境的變化，最重要的是煤炭企業所有的建筑工程項目都是煤炭企業的固定資產，必須要對這些建筑工程項目進行評估和管理。

3.基建檔案為后期改造和維修活動提供技術支撐

一套完整的建筑工程項目竣工資料應該包括基建設計單位、施工單位和監理單位三方的資料，如果煤炭企業要對老建筑進行功能改造或者進行維修工程，尤其是改造或維修活動中需要改變建筑承重結構的，那么必須在施工前，由具有相關資質要求的設計單位提出方案，而設計單位提出方案時最重要的參考依據就是建筑工程項目的原始檔案，這份資料包括整個建筑工程項目建設過程中各種技術參數和指標，對后續的改造和維修活動有重要的作用。

二、煤炭企業基本建設項目檔案管理中存在的問題

1.煤炭企業基本建設檔案室無法收齊全竣工資料

基本建設檔案室是煤炭企業的一個科室，主要負責企業各類檔案的接收（收集）、整理、立卷、保管、鑒定、利用和統計工作，按照基本建設檔案室的相關規定，基建單位應該在每個新建以及達到一定資金的維修項目完工驗收后，按照企業《建筑工程竣工指導驗收記錄》的要求，及時將工程項目的建設方、施工方和監理方等三方的竣工資料移交到煤炭企業基本建設檔案室存檔。但是，由于種種原因，有些煤炭企業工程項目的竣工資料很難符合《建筑工程竣工指導驗收記錄》的要求，許多重要的內容都沒有提供，嚴重的殘缺不全，甚至還有的資料不是原件，而是沒有任何人簽署證明其有效性和真實性的復印件，配套的基建檔案管理工作就完全匹配不上。

2.存檔資料各項指標嚴重達不達準

按照國家和建筑行業對基建檔案管理工作的相關要求，根據煤炭企業的實際情況，要求每個建筑工程項目包括建設方、施工方和監理方在內的竣工資料必須做到一式三份，一份移交到建筑工程項目所在的城市建設檔案館，一份移交到煤炭企業的基本建設檔案室，最后一份留存在基建設計單位的內部資料室里。有些煤炭企業的建筑工程項目的竣工資料完全達不到國家、建筑行業以及煤炭企業基本建設檔案室的要求，每個建筑工程項目的竣工資料都不齊全，并且一些重要的文件原件缺失，無法彌補，甚至有的建筑工程項目是違規建造，缺少重要報告等。

3.基建檔案常態化管理欠缺

基建檔案管理工作作為煤炭企業基本建設單位的一項重要職責，但是并未向其他工作一樣進行常態化的管理。盡管基建單位的資料室只是一個臨時存放煤炭企業基建項目資料的地方，也還是需要把所有的資料按照建筑工程項目分門別類存放好，但是現實的管理狀況令人堪憂。比如，上級領導對某煤炭企業的基建和財務進行全面審計，包括領導在內的所有工作人員放下手頭上的工作，全員各個辦公室各個角落找資料，整個基建單位呈現出一片混亂的景象，至此，煤炭企業領導和基建單位的領導無法再回避基建檔案管理工作出現的重大問題，不得不重新審視這項工作。

三、改進煤炭企業基本建設項目檔案管理中存在問題的對策

1.煤炭企業領導的重視與支持

基建單位曾多次嘗試啟動基建檔案的管理工作，試圖把煤炭企業建筑工程項目的竣工資料按照年份、廠區、性質分別整理好嚴格按照國家和行業的相關規定移交到煤炭企業的綜合檔案館，并保留一份在部門內部的資料室以供隨時翻閱。但總是在這個過程中，基建單位遇到很多棘手的問題，比如沒有專業的基建檔案管理人員、沒有基建檔案管理的專門經費、沒有夠級別的領導協調由于缺失原件而導致建設工程項目的竣工資料無法提交的問題等等。基建單位領導也曾和煤炭企業分管領導反應過這些問題，但是煤炭企業領導以目前解決有困難為由遲遲沒有予以解決，最后也就不了了之，這說到底還是因為煤炭企業領導的重視程度不夠，要想企業基建檔案管理工作最終能進行規范化、日常化的管理，煤炭企業領導一定要予以足夠的重視，一方面要定期監督指導基建單位的基建檔案管理工作的進度和工作的質量，另一方面也要全力幫助基建單位解決在這個過程中可能出現的各種難題。

2.建立健全基建檔案管理工作制度

隨著煤炭企業的逐步轉型，煤炭企業要求各個行政部門根據本部門最新的工作職責制定出各項工作的制度，并編制部門制度匯編，一份上交煤炭企業辦公室存檔，一份由各部門領導組織全體職工學習。在如此大規模的制度匯編時期，基建單位仍然沒有制定基建檔案管理工作制度，并且煤炭企業領導對此也沒有提出任何異議。

因此，在煤炭企業基建檔案管理工作重新開啟之前，必須先制定出一套科學、合理的工作制度，一方面可以讓基建檔案管理工作規范化和程序化，另一方面可以指導和約束基建檔案管理人員對基建檔案進行管理。實際上，不同生產能力、不同地域的許多煤炭企業都有自己的基建檔案管理辦法，都形成了一套適用于自己煤炭企業實際情況的基建檔案管理制度。企業在著手制定自己的基建檔案管理工作制度的時候可以形成一個工作小組，在充分了解煤炭企業基建檔案管理工作的實際情況后，找出今后工作的方向和重點，并可以借鑒其他兄弟企業的經驗和出臺的基建檔案管理制度，在聽取專業人士的意見后，自己總結和提煉一套可以科學、先進、適用的本企業的基建檔案管理工作制度，并要求所有人按照新出臺的制度貫徹和落實基建檔案管理工作。

3.按照建筑工程項目檔案達標性的管理方法

隨著時間的推移，國家和建筑行業對建設單位基建檔案管理工作的要求從無到有，并且要求越來越高，越來越嚴格。但是，煤炭企業的新建建筑工程項目有幾個工程師在分別負責，那么每個工程師負責的新建筑工程項目的各方面成果就會有差異，其建筑工程項目的竣工資料也會有很大的差異。所以煤炭企業基建單位也不能一味的完全按照建筑工程項目的修建順序來整理和提交竣工資料，而是要結合每個建筑工程項目竣工資料的達標性來綜合評定整理和提交的先后順序和批次。