如何優化事業單位檔案管理制度

文/陳帥，山東菏澤鄆城縣人力資源和社會保障局

如何優化事業單位檔案管理制度

文/陳帥，山東菏澤鄆城縣人力資源和社會保障局

我國的人數特別多，自然檔案的數量也會非常的多，給檔案的管理工作特別是事業單位的檔案管理這方面的工作帶來了很大的困難。檔案管理工作特別的復雜，在進行處理的時候需要很大的技巧以及充足的耐心。但是從目前的情況來看，在我國的事業單位中的檔案管理工作還是存在著一些問題，本文就主要來研究如何對事業單位的檔案管理制度進行優化。

優化；事業單位；檔案管理制度

事業單位就像政府部門一樣都是公共服務部門，和其它的個人以及民營單位是不一樣的，它的主要職能就是公共性還要服務性。檔案管理是事業單位中一項非常重要的工作，在推動其正常運行方面有著非常重要的意義，可是事業單位的工作種類特別多，工作量也非常大，有些工作不是透明的這些讓檔案的管理工作產生了阻礙，所以，如何優化事業單位檔案管理工作制度就顯得尤為重要。

1 事業單位的檔案管理制度當中存在的問題

1.1 缺乏檔案管理意識

事業單位當中的檔案管理工作是服務性較強的工作，在平時的工作中經常被人們忽略。造成遮掩過的原因可能是因為事業單位對于檔案管理沒有一個足夠的重視，不具備很強的檔案管理意識，這樣就會導致檔案監管管理的力度不夠大，同時也沒有在檔案管理工作中投入一定的資金和人力，甚至有的事業單位在年終考核的時候沒有檔案管理工作，這些都阻礙了檔案管理工作的發展。[1]

1.2 相關工作人員不具備很強的專業知識

檔案的管理工作是一種專業性非常強的工作，這就要求了相關的工作人員需要具備一定的專業知識。但是現在的很多事業單位中都出現了一種不好的現象，就說檔案管理人員通常都是一些剪紙人員，他們沒有被培訓過專業知識，對于檔案管理沒有充分的了解，這就導致了檔案管理的隨意性非常強，不管是在流程上還是制度上都有著很多的不足，這就對提升檔案管理的水平方面有著非常嚴重的理想。

1.3 檔案管理制度不夠完善

從現在的情況來看，我國很多的事業單位都沒有建立一個全面、科學、完善的檔案管理規范以及制度，還有一部分的單位甚至不存在關于檔案管理方面的守則規范，這就造成了在平時進行檔案管理工作的時候沒有參考守則和執行標準，使得其工作變得非常亂而且復雜，在檔案回收以及存貯方面也沒有一個明確的規定，這就使得在進行使用和查找檔案的時候有了一定的困難，另外，一些單位缺乏在檔案管理工作這方面的執行能力，這樣一來就會在進行檔案管理工作的時候沒有權威性進而導致其工作效率降低。相關工作人員缺乏責任意識就會在管理職能上出現空缺，阻礙了相關工作的順利開展。[2]

2 優化檔案管理制度的措施

2.1 加強重視

要想讓事業單位的檔案管理水平從根本上得到提升，需要做的第一件事就是要提高相關工作人員對于檔案管理工作的重視，讓他們明確其工作的重要性。就領導來說，要讓他們認識到這項工作并不是可以被忽略的，要想讓其管理水平能夠得到提升，領導在選拔人才方面需要運用正確的方式，進行決策的時候要考慮周全。所以，事業單位的那些領導者們應該要對檔案管理給予一定的重視，將其方到自己的重要日程上來，增強對其工作的支持還有重視，要多給予檔案管理人員更多的關注以及關心，提升他們的主動性還有積極性，為他們營造出更好的工作環境。[3]

2.2 加強相關的專業培訓

檔案管理的新形勢對于檔案管理人員提出了更高的要求，需要他們在掌握傳統技術的同時還要熟悉現在的信息化技術，因此需要建立一支專業水平比較高的工作隊伍這樣才能夠緊跟時代的發展，對相關的工作人員要定期的進行培訓，加強他們的檔案管理知識以及專業水平，這樣才能夠更好的工作。

2.3 重視對相關制度的制定還有執行

制定檔案管理制度是讓其工作可以順利開展的前提，所以事業單位在制定以及執行相關的制度方面要給予一定的重視，同時在優化事業單位的檔案管理工資哦的時候一定要落實相關制度，對檔案管理人員進行行為準則的規范，在進行工作的時候一定要嚴格根據制定的制度來操作，另外還要建立獎懲制度和監督守則，這樣才能夠提高管理人員的主動性，同時還會提升工作人員的工作積極性，犯了錯誤要給予一定的懲罰，做的好的也會給予一定的獎勵，在工作中讓檔案管理制度可以更加的完善全面。[4]

3 結語

檔案管理工作在事業單位的日常中是一項非常重要的工作，做好檔案管理工作能夠讓事業單位的相關工作順利開展有了保障，所以應當要對事業單位當中的檔案管理工作給予一定的重視，不斷的完善優化檔案管理工作的制度，這樣才能夠讓檔案管理的作用得到充分的發揮，促進事業單位的發展。

[1]劉穎穎.對優化事業單位檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務,2016,(21):90.

[2]李丹.優化事業單位檔案管理工作途徑的探討[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——管理科學與經營決策學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院,2016:1.

[3]梁靜.事業單位檔案管理制度的構建及優化思路初探[J].才智,2016,(16):274.

[4]楊思源.如何優化事業單位人事檔案管理制度[A].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——企業行政管理與創新學術研討會”論文集（上）[C].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院,2016:1.