淺談計算機網絡技術在人事檔案管理中的應用

文/關媛，河北省承德市灤平縣人力資源和社會保障局

淺談計算機網絡技術在人事檔案管理中的應用

文/關媛，河北省承德市灤平縣人力資源和社會保障局

我國經濟飛速發展的今天，計算機以及相關技術已經成為我國發展經濟的重要部分，計算機及其相關技術讓各行各業的發展更有力量，更為穩定。檔案可以說記載了許多行業的發展歷史，及時有效的管理檔案可以使我們的發展更有目標，避免發生重復錯誤。利用計算機網絡技術管理工作可以更為妥善，更為便捷，更為安全的儲存檔案資源。也可以更為便利的管理檔案，梳理檔案。所以我們現在應大力加強計算機網絡技術在檔案管理中的利用。

計算機；檔案管理；網絡技術；具體應用

前言

當今時代，計算機能夠幫助人事檔案管理人員在記錄、調配、工資、更新等管理方面提高效率、提高數據的準確性，為領導科學決策提供依據。我單位編制居多，更應加強計算機在人事檔案管理方面的應用，使計算機為人事檔案管理工作發揮更大作用。進而加快我國經濟的更為快速、安全、穩定的發展。

1 計算機網絡技術的基本概況

計算機網絡技術是一種將通信技術，計算機技術以及信息資源有機融合后形成的技術，可以提高資源的管理技術，資源的使用率。計算機網絡技術已經衍生出了許多有前景的朝陽產業。這些產業已經成為國民經濟的重要組成部分，是國家經濟的先導產業。強大的計算機網絡產業確保了我國的網絡與信息安全，計算機網絡產業已經成為現如今各國實力比拼的一大看點。計算機網絡技術的廣泛使用，將縮短我國的創新周期，提高我國的創新實力，加速科學技術地快速發展。現在計算機網絡技術是一種大熱的趨勢，已經深入現有的各種行業中。特別是因為它自己本身的優勢，給很多大型企業或者企業提供了技術支持?？梢哉f現在的形勢是一片大好。不過因為我國現有的技術受限，現在我國的計算機網絡技術的發展還有著很多問題，當務之急我們應該盡快的解決現有問題，不斷完善我國的計算機網絡技術發展體系，為我國的經濟發展提供大力的支持。

2 計算機網絡技術在人事檔案管理工作中的作用

2.1 提高管理效率

單位人事檔案儲存著員工個人履歷、德能勤績、人事關系變動、工資、獎懲等重要信息，是日常工作中領導和相關部門需要經常查閱的材料。計算機網絡技術使這些信息共享變得輕松容易，增強了實時性、準確性，節省了時間，提高了管理工作效率。

2.2 節約成本

人事信息屬性繁多，因性質不同而情況復雜程度不一。包括不同編制下的工資統計、編制歸屬情況、老干部情況統計等方面，其涉及的面之廣，數據量之大可想而知，若利用手工進行統計，將花費大量的人力、物力、財力等。多媒體信息網絡系統建立以后，我們就可以快速準確調取信息，信息一經錄入，便可以共享，而且利用專業輔助軟件還可自動生成審批表等材料，節省了成本。尤其是，利用計算機存儲的電子信息，使紙質稿檔案可以減少翻閱次數，從而降低了原稿的磨損度，進而降低成本。

2.3 多媒體信息的擴充

信息可以分為文字、圖像、聲音、影視、動畫等多種形式，稱為多媒體信息。隨著時代科技的發展，多媒體技術日漸成熟。人事資料可以通過多媒體技術采集聲、像、視頻等方式進行擴充，使人事信息更加全面、直觀和生動，在深度和廣度上有了進一步拓寬。而計算機網絡技術則使多媒體信息的儲存、傳輸和處理成為了可能。

2.4 減少失誤率

由于計算機具有運算速度快、存儲容量大、計算精度高的特點，在管理工作中使用計算機就可以減少許多由人工抄錄引起的失誤，使數據更加準確。

3 人事檔案管理工作已實現的網絡技術

隨著計算機的應用和普及，運用計算機網絡技術實現檔案管理現代化乃大勢所趨。應用計算機網絡的情況總結如下：

3.1 建立了基本信息查詢數據庫

只要輸入某種類別關鍵字，如“姓名”或“職務”等，就可以快速查閱到信息。

3.2 建立了材料接收登記數據庫

人事檔案材料原件的接收、登記、歸檔、日期、接手人等信息通過計算機錄入成為電子信息，使檔案接收管理工作有序有據。

3.3 建立了與上級管理部門關聯的網絡版數據庫

隨著網絡技術的發展與進步，上級人事管理部門統一了信息管理系統，便于信息的共享與交流，公文、郵件材料等更是通過網絡進行交互。

3.4 建立了人事檔案目錄數據庫

人事檔案原件的編號、存放柜號是查找該檔案的關鍵信息，我院將所有員工檔案按職稱分類存放，建立了以“姓名”和“職稱”為檢索關鍵字的數據庫，使查找人事檔案存放位置變得更為快捷。

4 需要解決的網絡技術問題

在人事檔案管理工作上實現了基本的存儲和查詢等操作技術，但仍有許多問題需要解決。

4.1 思想觀念較落后

隨著計算機網絡技術的發展，人事檔案管理工作由手工化轉為自動化、網絡化是必然趨勢。但往往由于檔案管理人員的思想觀念未發生轉變，仍固守于原有的手工化處理的習慣，使這項現代化進展緩慢。在管理工作中，墨守成規的思維方式決定了人仍像以往一樣手工處理問題，而想不到計算機的快捷，明明知道用電腦寫更快，但還是愿意手寫，以至于最后還要做重復工作。所以提高管理人員的素質，加快思想觀念的轉變很重要。

4.2 軟硬件建設跟不上

由于思想觀念的落后，導致經費投入不夠，進而導致設備不夠先進、管理人員的操作技術水平不受重視、技術培訓跟不上等問題是檔案管理現代化的阻礙。

4.3 資源無法實現更大范圍的共享

由于網絡技術應用水平的限制，人事檔案管理的信息共享僅限于人事部門與上級和同類部門之間，需進一步提高計算機網絡應用水平，開發網絡數據庫軟件，使信息資源實現更大范圍內的共享，使領導和廣大員工更易查詢到自己想要的信息。

5 結束語

計算機網絡技術在檔案管理中的應用是在遵守法律法規，不破壞行業間公平競爭的前提下,依靠正確的科學的思想和行之有效的管理方法，提高檔案信息的利用效率,為大眾提供檔案信息服務。計算機網絡技術使企業檔案工作發生了巨大的變化,近年來我國此項技術有了長足的發展,但是在發展的過程中仍然存在一些需要進一步解決的問題，這些問題的存在嚴重的影響了技術的進一步發展。

[1]楊哲.計算機網絡技術在高校檔案管理中的應用[J].2015(27)：167-168.

[2]丁梅.基于計算機網絡技術的檔案信息管理及應用研究[J].2016(22)：123-125.

[3]馮惠玲主編《電子文件管理教程》，2016（22）：178-179.