淺談檔案管理模式創新

文/廖曉娟，荊州職業技術學院

淺談檔案管理模式創新

文/廖曉娟，荊州職業技術學院

本文就檔案管理模式創新論題，闡述了檔案的內涵；指出了現行檔案管理存在的問題；論述了檔案管理模式創新對策。

檔案管理；模式；創新對策

檔案工作轉型，首先需要檔案工作者觀念轉型、思維創新。解放思想，進行檔案工作的經驗總結與前瞻性思考是檔案工作思維創新的基本方式。檔案部門必須根據時代和實踐對于檔案工作的需求，不斷深化對新時期檔案工作的以識，把握檔案工作的未來發展方向，敢于突破前人、超越自我，提出檔案工作在社會轉型期的新理論、新體制、新技術、新方法、新服務，培養新型檔案人才，完成主動轉型，才能更好地實現檔案的社會功能。

檔案對于任何個人以及單位組織而言,是記錄其參加社會活動所產生的原始文件資料。因此,強化檔案管理工作,是當前社會環境下的要求。所以必須使用全新的管理方法和措施,從實際情況出發,改變服務模式,以期能夠更好的符合個人以及機關單位對檔案管理工作的迫切要求。

1 檔案內涵概述

檔案是國家機關、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存備查的文字、圖表、音像及其它各種方式和載體的歷史記錄。簡單地說，檔案是原始的歷史記錄。檔案是各種機關、組織和個人在特定的社會活動中積累而的。檔案是以獨立從事活動的機關、團體、部隊、企事業等單位而形成的；在一個機關里，檔案又往往以內部機構為單位有秩序地形成以至不斷積累的；檔案是法人和自然人在其自身活動中形成的，能證明其是法律或事務的各種文件材料。檔案的形成主體應該是社會中的個人和組織。人的檔案行為是人與自然界其他生物相區別的一個重要標志，它是人類脫離完全野蠻狀態而發展起來的特征，是人類文明的表現，也是人的社會化的一個重要標志。

2 現行檔案管理存在的問題

2.1 對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這已無法適應現在的管理需求。

2.2 檔案管理人員缺乏較高的專業素質。檔案工作質量好壞關鍵在檔案管理人員的素質，檔案管理人員不但要有強烈的責任心，還要有很高的業務素質，并且還要有科學嚴謹的態度和踏實肯干的精神。然而當前檔案管理人員的綜合素質還很欠缺，在文化程度、專業素質、業務水平上存在著很大的差距，跟不上時代發展的步伐，無法適應新形勢發展的要求。如果一個單位想要提高檔案的管理水平，放在第一位的必須是提高管理人員的素質。

2.3 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

3 檔案管理模式創新對策

3.1 健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

3.2 加強文件管理的嚴密性，創新質量監督體系。檔案資料具有多種用途。檔案資料也同樣受管理機制的制約。檔案查閱需要權限，所以，檔案的管理嚴密性是檔案管理的核心原則。一個單位的檔案涉及的內容很多，包括員工信息、業務信息、制度信息、發展計劃等多種內容。檔案的嚴密性決定在創新過程中，要更加完善檔案的秘密等級管理。在檔案的保留、收文、數據處理等方面建立層級制的審批環節。任務人借閱檔案都要有合理的事由并且形成規范的報告，報告經過相關領導的審查后，方可查閱。同時，建立質量監督體系。質量監督是指對檔案的文本質量和數據質量以及涉及客觀因素的各個環節，實行實時監督。通過監督，檔案管理可以隨時進行更新和調整。

3.3 人才是檔案工作創新的核心。目前，檔案界的創新人才培養狀況不容樂觀，一方面還沒有形成培養檔案創新人才的規模，另一方面為數不多的檔案創新人才正在不斷流失。因此，要建立一整套對于創新人才的評價體系和激勵機制，為他們設計好檔案工作創新的人生道路，樹立一個能夠體現人生價值并為之奮斗的目標。對那些勇于開拓創新的優秀人才要在政策、資源上給予重點支持，承認創新人才的價值，建立相應的創新人才激勵機制；發揮管理部門的引導作用，鼓勵工作過程中涌現出來的新理論、新方法、新點子，保護工作中的不同意見。

3.4 建立“檔案數據管理中心”。檔案部門與本單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子檔案數據管理中心”。該中心設在部門檔案館(室)，是信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享，提高檔案利用效率。

檔案管理在遵循原有管理方式的基礎上，新的方法和新的管理可以增強檔案管理的有效性，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。