試論“猴子管理法則”在高校行政管理工作中的應用

蔡鉞奇

摘要：和社會中許多其他領域一樣，高校行政管理工作中也存在資源錯配、職責不清、效率不高等問題。本文通過對高校管理實踐中“猴子管理法則”的情景再現，分析其產生原因并就“猴子管理法則”在高校行政管理中的應用提出建議，為提升高校行政管理效率提供參考。

關鍵詞：猴子管理法則；高校行政管理；效率

近年來，由于高校擴招及合并等原因，我國高校規模明顯擴大，內部組織結構人員迅速增多，高校行政管理存在職責不清、相互推諉等“行政病”。這種現象既存在于部門與部門之間，也存在于管理者與被管理者之間，不利于高校行政管理工作的有序開展，降低行政管理工作效率。造成這種現象的原因，筆者認為，除了傳統認為的組織結構設置不合理等因素外，管理實踐中的“猴子管理法則”在很多時候也起到了重要作用。

一、高校行政管理工作的“猴子管理法則”問題

1.“猴子管理法則”的含義

“猴子管理法則”是由威廉·安肯企管顧問公司總裁威廉·安肯三世提出的一個有趣的管理理論。所謂“猴子”，是指“下一個動作”。在工作中，無論是管理者還是下屬，誰要進行下一步工作，誰就有了“猴子”。如果不把“誰有猴子”、“由誰來喂養猴子”的問題講清楚，沒有人知道誰該負責下一步行動，甚至不知道下一個步驟是什么，結果只會是一事無成。

經典的“猴子管理法則”出現在下面的場景中：在走道上碰到一位下屬，他說：“我能不能和您談一談？我碰到了一個問題。”于是你便站在走道上專心聽他細述問題的來龍去脈，一站便是半個小時，既耽擱了原先你要做的事，也發現所獲得的信息只夠讓你決定要介入此事，但并不足以做出任何決策。于是你說：“我現在沒時間和你討論，讓我考慮一下，回頭再找你談。”

若用“背上的猴子”理論來分析一下剛才發生的這一幕，可以發現，在你們兩人碰面之前，“猴子”在下屬的背上。兩人會面之后，“猴子”卻到了你的背上。一旦“猴子”成功地從下屬的背上跳到你的背上，“受下屬制約的時間”便一直持續到“猴子”回到真正的主人那兒接受“照顧”和“飼養”的那一刻。在接收這只“猴子”的同時，你也就自動地站到了下屬的下屬位置上。而下屬為了確保你不會忘記這件事，在接下來這一天中，他甚至會時不時將頭探進你的辦公室，歡快地詢問道：“領導，怎么樣了？”實際上，這已經變成了下屬開始對領導實施監督。更重要的是，在領導沒有作出決策之前，下屬也不會主動開展下一步行動。

2.高校行政管理中的“猴子管理法則”問題

無獨有偶，高校行政管理中也存在著與企業界類似的“背上的猴子”問題。不少高校各個部門之間的組織分工本身便存在定位模糊、功能重疊、權責不清等問題，順理成章地成為“猴子管理法則”問題的高發區。另外，由于高校行政管理人員規模龐大，人員隊伍素質參差不齊，一些工作人員由于長期以來形成的工作作風和工作態度問題，習慣性地將工作內容“踢皮球”，致使“背上的猴子”在各個部門各個窗口之間“跳來跳去”，給前來辦事的師生造成了不必要的麻煩和困擾。

舉個真實的例子：某校新引進國家“千人計劃”專家一名，行政辦公室工作人員在為他安排好工作室、辦公桌椅后，在安裝辦公電話時卻遇到了困難。學校總機方面宣稱，由于是新建辦公室，電話線路需要由學校基建處負責鋪設，基建處方面表示此事應由后勤部門負責，而后勤部則認為，總機應該負責處理一切與電話有關的事務，此事不應由后勤方面負責。行政辦公室工作人員兜兜轉轉一圈下來，受了一肚子氣不說，事情又回到了原點。最終事情的解決是在行政辦公室人員向學校領導直接打報告，在領導的親自關懷下，才由總機出面把電話安裝好，前前后后持續時間大約一個月之久。簡簡單單一件安裝電話的小事，卻最終將這只“猴子”甩到了學校領導的背上，才得以解決，但此事依然造成了不良的影響。事實上，“喂養安裝電話這只猴子”的“主人”無論應該是總機、基建部還是后勤部，乃至行政辦公室工作人員，都不應該是學校領導。

上述問題的出現，部分原因在于學校組織架構的職能劃分不清、定位模糊，但筆者認為，在現有的組織體系既定的情況下，“猴子管理法則”起到了更為關鍵的作用。試想，如果沒有長此以往領導縱容下屬各部門之間推諉、“踢皮球”、權責不清的先例，如果領導沒有成為“流浪猴收養者”，各部門怎么會養成這樣的習慣？管理者自愿給下屬“背猴子”，下屬自然也就沒有意愿和動力去“喂養自己的猴子”，久而久之，這種“掉鏈子”的事情時常發生也就不足為奇了。

二、“猴子管理法則”在高校行政管理中的應用

為了更高效率地工作，管理者應該最大限度地減少受下屬支配的時間，增加個人支配時間中的自由支配時間，以便更好地處理上司和組織布置的任務。然而，大多數高校行政管理者并沒有意識到，他們把過多的時間花在了解決下屬甚至是下屬的下屬的問題上。為了更好地應用“猴子管理法則”在高校行政管理工作中，筆者認為有以下方面需要注意：

1.應用場景

①在組織機構設置合理的高校：在處理部門之間相互推諉責任的問題時，領導應堅持“猴子”屬于誰，誰就要自始至終負責“喂養”，不能推給別人；領導可以給下屬指明方向，可以提出宏觀建議，但“猴子”還是下屬的，如果領導沒有及時給予答復，下屬應主動詢問。

②在組織機構設置不合理的高校：領導班子應首先根據權責對應、責任清晰的原則，設置出更合理、最好是責任明確到個人的組織架構，之后可參照①執行。

2.應用要點

①管理者不要一次性給下屬太多的“猴子”，與其分派太多的“猴子”不管結果，不如對每只關注的“猴子”都制定詳細的喂養計劃（約定溝通的時間、頻率和內容）。

②管理者要與下屬面對面確認“猴子”數量、“喂養”時間、輕重緩急，以確保最佳的“猴子”還很活躍，并適時放棄無效的“猴子”。

③如有沖突發生，預定“喂養猴子”的時間可在任何一方的倡議下做出更改，但不應被視為延誤；同理，事情毫無進展亦不能成為重新安排“喂食”時間的借口。

④各部門管理者不僅應時刻防止“猴子”爬到自己的背上，也應特別注意防止“猴子”在下屬之間流動，造成部門內部“喂養”責任的失序。

3.應用細節

①管理者把“猴子”交給下屬“喂養”之后，要隨時關注“猴子”的狀況，不能把“猴子”餓死。

②管理者不宜過細、過于頻繁地后續追蹤、干擾下屬對“猴子”的“喂養”。

③管理者與下屬應盡可能面對面地交流，或者使用電話，不宜使用信件或電郵。

總而言之，筆者認為在高校這種典型的金字塔形的組織結構體系之中，除了部分組織機構設置的不合理的原因之外，“猴子管理法則”的應用缺乏或者不當也是高校行政管理體系缺乏效率的關鍵性原因之一。筆者建議，學校（學院）領導作為掌握了相當決策權力的管理者，可以把更多時間、精力放在宏觀業務創新、組織整體發展的高端層面上，對于交給下屬去做的事情，應讓他們自己學著做決定，并為自己的決定負責。訓練下屬獨立思考問題的能力和勇于承擔責任的行事風格，是管理者走向“超級訓猴師”的必經之路。