探索人事檔案管理的信息化建設

竇敏

摘 要：人事檔案的工作尤為重要對于企業的人事管理來說，人事檔案包含企業全體員工人事信息，只有做好每個基本的人事檔案信息管理，才可以對我國人力資源管理奠定基礎。人事檔案管理的核心是保證真實性、完整性和準確性的人事檔案信息。

關鍵詞：人事 檔案管理 信息化 建設

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A

引言

經濟全球化的實現，科技的不斷發展，對于不同信息的需求已日益迫切，當今檔案信息化的建設已被檔案界最為重視，成為近幾年重點探討課題，尤其是在人事的檔案信息化建設方面，為企業的發展以及走向國際化都提供了全面的信息保障。這些年來，各界都在重視對檔案進行信息化的管理，而信息化最主要的途徑是將信息資源進行關聯，這樣一來可以為企業的人力資源提供準確的信息支持。電子文件憑借著其使用方便、保存完整等優點逐漸取代了傳統的“實體檔案”的管理方式。人事檔案的管理可以說是整個人力資源對相關的人事信息進行整理和收藏的重點內容，因此對于現在而言如何使人事檔案的管理快速成為信息化的管理，如何使其能更好、更快的為企業的發展提供服務成為現在最急于解決的問題。

1、新形勢下建設人事檔案管理信息化的必要性

1.1構建現代化人事檔案的管理形式

強大的信息化時代要求人們努力從生活中去挖掘各種各樣的信息，這就需要我們去解決如何打造人事檔案管理信息化、建設現代化人事檔案管理模式這類問題。為了能夠將繁重的工作變為靈活機動的流程，我們必須跟隨信息化時代的節奏；為了能夠提高信息的收集處理能力，我們必須合理運用現代信息化技術；為了從源頭上讓人事檔案管理工作效率得到提高，我們必須實現人事檔案管理信息化。

1.2推動人事檔案信息的資源共享

信息化時代將各大領域聯系在了一起，讓不同的信息得以交叉匯總，整合成更為系統的信息庫，這就創造了信息資源的商機。也就是說，信息資源已逐漸成了現代化市場經濟條件下的重要戰略資源。為了能夠實現人才價值開發的最大化，我們必須開展人事檔案管理信息化建設，使得人事資源得到共享，為人事工作提供服務。同時也應該運用科學管理對人事管理信息實施加密措施，保障人事信息資源的安全運用環境，推動人才的發展。

1.3開發人事檔案資源的運用價值

信息化時代的標志——計算機的廣泛運用在人事檔案信息資源的管理方面發揮了巨大作用。這一新型的管理模式將會帶來人事檔案管理模式的轉變，尤其會提升人事檔案信息的利用率。計算機的開發與運用推動了立體化、全面化、多層次人事檔案資源集成模式的構建，充分發揮了人事檔案在人事工作中的服務功能。數字化的人事檔案查詢方式為人們隨時查閱人事檔案信息提供了便利，讓檔案的實用價值得到了充分的發揮。這種新型的管理模式完全可以滿足新時期對人事檔案工作的各種要求，適應現代市場經濟的發展，為社會現代化經濟建設提供服務。

2、新時期人事檔案管理信息化建設路徑

2.1建立檔案管理制度

為了使檔案的管理符合企業發展的需求，企業管理人員必須提高對檔案管理工作的重視，并制定相關的檔案管理制度。對于一個企業而言，若能夠妥善的利用企業的人事檔案信息化的內部資料，對于企業的發展而言是至關重要的。因此，企業的領導者必須重視信息化檔案管理的相關工作，不僅要加大這方面管理的資金投入，還要完善相關的管理設施，通過獎勵的制度來吸引管理人員努力工作，同時還要定時對管理人員進行相關的專業培訓，從而保證管理人員可以科學的進行管理工作。此外，相關的部門還要進行制定相關的制度，在這個過程中一定要依據我國的相關法律規定來進行制定，同時還要考慮到企業本身的情況，從而制定最為適合企業發展的管理制度。

2.2加大檔案信息化建設投入

企業有時候為了發展，需要和國際進行接軌，因此，對于企業的人力資源而言也是一樣的。為了使企業更好的發展，需要盡快完善人事檔案信息化的相關工作，加大對其的資金投入，使企業的相關管理配置能夠滿足管理的需要，建設本企業的檔案管理查詢、存儲和檢索模式。此外，還要盡量的保證檔案信息平臺與企業數據平臺是保持聯網的，減少甚至是完全取代紙質檔案，使得檔案的管理不再出現紙質檔案的所帶來的問題，真正的實現電子化管理模式，使企業的人事檔案管理逐漸發展為企業的內部財富。對于企業的人事檔案信息化的建設需要成立專門的管理部門對其進行管理，同時，還要嚴格要求管理人員，不僅要定期的進行技術培訓，還要使他們具有責任意識，使檔案的管理工作可以真正得到落實，真正做到專業化、信息化的管理，實現信息資源之間的共享。

2.3強化信息化網絡安全防護

在對認識檔案管理信息化建設做出進一步優化過程中，應充分重視起防護工作的有效落實。主要可以從以下幾點入手：一是，做好網絡的各項安檢工作，在共享網絡設備上配備相應的入侵監測系統，以此來對進出網絡的數據流做出全面、技術的分析與統計，真正做到及時發現、解決各種安全隱患；二是，積極引進、落實更先進有效的安保措施，對具有密級的各種資料信息做出科學界定，并在查閱方面設置相應權限，只有通過密碼、身份確認，才能夠進行相關檔案信息的查閱，且要對重要數據庫信息及時做出備份；三是，應科學安裝防火墻技術，不斷強化訪問控制，并針對信息化管理系統運行的具體情況，實施科學有效的管理、維護措施。

結束語

人事檔案管理的發展趨勢是實現人事檔案管理的信息數字化，這是一項耗時長、系統性且復雜程度很高的工作，需要檔案管理部門的工作人員的積極參與及單位各部門全體人員的積極配合。我們要對檔案管理部門在信息化建設過程中出現的問題給予高度重視，適時采取針對性的措施，推動人事檔案信息化管理，適應現代社會經濟的快速發展。

參考文獻

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