基于信息化背景下民生檔案創(chuàng)新機(jī)制研究

黎洋

摘 要：本文借鑒信息化背景下檔案管理工作的研究思路，認(rèn)為民生檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)民生檔案創(chuàng)新的重要途徑。數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)在于具有數(shù)字信息的共同特性，可以將紙質(zhì)、視頻、音頻、實(shí)物等不同載體形式的民生檔案依靠數(shù)字化技術(shù)，統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，從而形成載體形式單一化的集成式管理模式。民生檔案數(shù)字化也可以加快推進(jìn)民生檔案的共建創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；民生檔案；創(chuàng)新機(jī)制

1 引言

對(duì)于民生檔案創(chuàng)新機(jī)制來(lái)說(shuō)，就是要通過(guò)建立一定的計(jì)劃、指導(dǎo)、服務(wù)、監(jiān)督、協(xié)調(diào)機(jī)制來(lái)讓在分屬不同部門、所屬不同類型的民生檔案載體進(jìn)行一定的優(yōu)化組合，通過(guò)合理的組織和最優(yōu)的配置改善檔案資源的利用，真正實(shí)現(xiàn)一個(gè)系統(tǒng)的民生檔案創(chuàng)新平臺(tái)，以改善民生、服務(wù)群眾的實(shí)際成效取信于民。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，民生檔案創(chuàng)新機(jī)制就要通過(guò)一定的手段讓分散異構(gòu)的民生檔案整合成具有結(jié)構(gòu)合理、便于利用的民生檔案創(chuàng)新庫(kù)。從中觀的角度來(lái)看，民生檔案創(chuàng)新機(jī)制需要各級(jí)檔案管理部門和各級(jí)民生檔案產(chǎn)生部門通力協(xié)調(diào)配合；從微觀角度看，迫切需要一種新的技術(shù)手段來(lái)對(duì)分散各地的民生檔案資源予以充分的整合，創(chuàng)新搭建一個(gè)新型民生檔案創(chuàng)新平臺(tái)，具有信息加工能力的信息資源服務(wù)。也就是說(shuō)就其微觀層面上來(lái)看，數(shù)字環(huán)境下民生檔案資源整合與創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)形式就是構(gòu)建一個(gè)基于數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化技術(shù)的民生檔案資源一體化管理服務(wù)體系。

2 數(shù)字環(huán)境與民生檔案創(chuàng)新機(jī)制的契合

相對(duì)于民生檔案實(shí)體，數(shù)字化的民生檔案的復(fù)制、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、利用均可借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)分布式、遠(yuǎn)程利用，這樣就為館內(nèi)、館間等不同民生檔案資源的共建和創(chuàng)新奠定了基礎(chǔ)。通過(guò)開(kāi)展民生檔案數(shù)字化一方面能夠滿足了民生檔案形成單位的檔案利用需求，一方面也在客觀上為傳統(tǒng)實(shí)體檔案的預(yù)先移交進(jìn)館創(chuàng)造了條件，解決檔案保管空間不夠、保管條件相對(duì)不足等難題。民生檔案數(shù)字化是維護(hù)民生檔案實(shí)體安全的重要方法。以電子文件代替實(shí)體提供利用，可減少在利用過(guò)程中對(duì)檔案實(shí)體損耗起到保護(hù)檔案原件的作用；通過(guò)數(shù)字化手段轉(zhuǎn)換和保存一些保存載體即將將過(guò)時(shí)的檔案實(shí)體，諸如老唱片、老照片、老膠片等，從而在原件無(wú)法使用時(shí)用數(shù)字件代替其作用。民生檔案借助數(shù)字化技術(shù)方便實(shí)現(xiàn)異地備份，異地備份是確保民生檔案電子數(shù)據(jù)安全的重要手段之一。民生檔案數(shù)字化是有效利用民生檔案資源的重要方法。隨著數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)已成為人們獲得信息的主要途徑。要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案資源的網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新必須通過(guò)數(shù)字化手段將傳統(tǒng)民生檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式并借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供民生檔案信息的利用服務(wù)。同時(shí)，民生檔案數(shù)字化也是構(gòu)架民生檔案特色數(shù)據(jù)庫(kù)的重要技術(shù)手段。民生檔案特色數(shù)據(jù)庫(kù)是由檔案目錄，檔案全文兩大模塊構(gòu)成的，都必須通過(guò)對(duì)民生檔案的數(shù)字化來(lái)完成，檔案目錄通過(guò)手工錄入條目編入計(jì)算機(jī)庫(kù)中，檔案全文通過(guò)掃描儀將民生檔案實(shí)體掃描下來(lái)，通過(guò)掛接技術(shù)掛接到數(shù)據(jù)庫(kù)中。數(shù)字環(huán)境拓展了檔案部門生存和發(fā)展的空間。作為和地位是相輔相成，互相促進(jìn)的。借助數(shù)字化技術(shù)，一方面，檔案部門可以突破地域限制，以互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)來(lái)是實(shí)現(xiàn)檔案管理平臺(tái)的數(shù)字化，從而推進(jìn)檔案的一體化建設(shè)；一方面，檔案部門可以借助數(shù)字化的亮點(diǎn)工作，以小小的窗口實(shí)現(xiàn)大的民生，主動(dòng)參與到政府的中心工作上來(lái)，吸引社會(huì)公眾的關(guān)注和領(lǐng)導(dǎo)的重視，以作為來(lái)謀取地位，進(jìn)一步擴(kuò)大生存和發(fā)展的空間。各級(jí)檔案部門要緊緊抓住這一有利時(shí)機(jī)，把握住群眾的需求，以高效便捷的服務(wù)服務(wù)經(jīng)濟(jì)、服務(wù)民生、服務(wù)產(chǎn)業(yè)。

3 構(gòu)建數(shù)字環(huán)境下民生檔案創(chuàng)新機(jī)制

在民生檔案創(chuàng)新體系中，民生檔案產(chǎn)生者、民生檔案管理者、民生檔案利用者構(gòu)成民生檔案的主體。其中，民生檔案管理者作為連接信息生產(chǎn)者與信息消費(fèi)者的樞紐，通過(guò)民生信息采集、民生信息加工、民生信息提供利用等各種環(huán)節(jié)將民生信息生產(chǎn)者和民生信息消費(fèi)者連接起來(lái)，在民生檔案創(chuàng)新體系中主體中處于核心地位。檔案產(chǎn)生者對(duì)檔案質(zhì)量的影響表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，影響著檔案信息資源的真實(shí)性。盡管檔案是原始的真實(shí)記錄，但檔案在形成過(guò)程中必不可免地受到檔案形成者的主觀影響。第二，影響著檔案信息資源的完整性。民生業(yè)務(wù)完成后，民生檔案產(chǎn)生者是否能夠?qū)⑵浒礆w檔范圍保質(zhì)保量的全部歸檔直接影響到今后利用的完整性。第三，影響著信息資源的安全性。這種安全性的損害既包括電子文件形成之時(shí)遭到網(wǎng)絡(luò)病毒或黑客的侵?jǐn)_，還包括因形成人員的疏忽而造成的電子文件載體的物理?yè)p傷。在民生檔案創(chuàng)新體系中，民生檔案生存環(huán)境構(gòu)成其客體。民生檔案生存環(huán)境包括宏觀環(huán)境、中觀環(huán)境和微觀環(huán)境，它是民生檔案建設(shè)與發(fā)展的重要條件，對(duì)保障民生檔案創(chuàng)新體系具有重要的作用。根據(jù)現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典的解釋，“保障”一詞意為“起保護(hù)作用的事物”，“機(jī)制”可泛指一個(gè)工作系統(tǒng)的組織或部分之間相互作用的過(guò)程和方式，如市場(chǎng)機(jī)制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制等。因此，本文中民生檔案創(chuàng)新體系保障機(jī)制是指為了保障與維護(hù)民生檔案創(chuàng)新體系的生態(tài)平衡，通過(guò)人為地控制與調(diào)節(jié)而建立起來(lái)的民生檔案創(chuàng)新體系各組織或部分之間相互作用的科學(xué)方式。民生檔案創(chuàng)新體系的客體保障由內(nèi)部環(huán)境保障和外部環(huán)境保障兩部分組成。民生檔案創(chuàng)新體系的主體保障、對(duì)象保障機(jī)和客體保障涉及到人力、信息資源、組織管理、技術(shù)、法律政策、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)文化教育等因素，它們共同作用，推動(dòng)與保障數(shù)字檔案館與周圍環(huán)境之間的物質(zhì)循環(huán)、能量流動(dòng)。民生檔案創(chuàng)新體系的主體因子包括檔案形成者、檔案利用者和檔案管理者。檔案管理者作為信息的加工者和分解者，連接著信息生產(chǎn)者檔案形成者與信息消費(fèi)者檔案利用者，是民生檔案創(chuàng)新體系主體因子中的核心部分。檔案管理者在民生檔案創(chuàng)新體系中始終處于主導(dǎo)地位，數(shù)字檔案館信息資源的開(kāi)發(fā)、利用乃數(shù)字檔案館的形象塑造均是通過(guò)人來(lái)實(shí)現(xiàn)的，可見(jiàn)檔案管理人員是民生檔案創(chuàng)新體系生存與發(fā)展的關(guān)鍵。

4 構(gòu)建民生檔案創(chuàng)新機(jī)制的目標(biāo)解析

（一）建立高質(zhì)高量的檔案資源

依托各級(jí)基層檔案館，逐步建立起一個(gè)品種齊全、類型豐富、內(nèi)容翔實(shí)的民生檔案資源庫(kù)，力求全面涵蓋一個(gè)地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、歷史的綜合立體資源體系。民生檔案資源庫(kù)載體類型可以是常規(guī)的紙質(zhì)檔案，也可以是照片檔案、音像檔案、還可以是各類型的實(shí)物檔案，以豐富的類型滿足不同層次社會(huì)公眾的需求。傳統(tǒng)的民生檔案資源以館藏印刷型檔案資料為基礎(chǔ)，現(xiàn)代的民生檔案資源是以數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)信息資源和數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)的，包括網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)全文庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字搜索等，廣泛涉及到分布全國(guó)各地區(qū)的虛擬檔案館。

（二）建立互聯(lián)互通的聯(lián)網(wǎng)體系

依托國(guó)家主干網(wǎng)絡(luò)通道，分級(jí)、分層的建立一個(gè)互相連通，各有層次的的檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)。在各級(jí)檔案館內(nèi)部，著力構(gòu)建一個(gè)館內(nèi)互聯(lián)的局域網(wǎng)，讓檔案信息資源在館內(nèi)自行流轉(zhuǎn)、管理。在各層檔案館之間，借助黨政信息網(wǎng)絡(luò)這一平臺(tái)，努力構(gòu)建一個(gè)省、市、區(qū)三級(jí)檔案聯(lián)網(wǎng)體系，實(shí)現(xiàn)三級(jí)檔案館之間檔案信息數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通和互相利用。在國(guó)家層面，以省級(jí)檔案館為歸集單位，由各省統(tǒng)一將檔案信息資源建立拷貝上繳國(guó)家檔案館，由國(guó)家檔案館統(tǒng)一保管、統(tǒng)一利用。這一互聯(lián)互通的聯(lián)網(wǎng)體系既要因地制宜，又要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，已一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的、各有特色的公共數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的創(chuàng)新利用。

（三）建立高效全面的管理機(jī)制

依托檔案管理專業(yè)人才，進(jìn)一步明確檔案管理職責(zé)，切實(shí)規(guī)范管理。不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，努力夯實(shí)基礎(chǔ)。以數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)民生檔案利用制度，通過(guò)整合好的數(shù)字資源導(dǎo)入網(wǎng)上平臺(tái)，積極做好網(wǎng)上利用服務(wù)功能，充分滿足社會(huì)公眾對(duì)民生檔案信息資源的多樣需求。傳統(tǒng)的服務(wù)手段采用館員與社會(huì)公眾面對(duì)面或者書面電話等方式，現(xiàn)代的服務(wù)手段主要有電子郵件服務(wù)、專題庫(kù)服務(wù)、網(wǎng)站展示服務(wù)等方式，在管理的內(nèi)容向廣度擴(kuò)展，向深度延伸，服務(wù)的對(duì)象從進(jìn)館的對(duì)象到網(wǎng)站瀏覽者，不僅包括本地區(qū)的社會(huì)公眾，還可以擴(kuò)展到其他地區(qū)乃至全世界的用戶。在管理隊(duì)伍上，檔案人員更加強(qiáng)調(diào)知識(shí)素養(yǎng)，包括業(yè)務(wù)知識(shí)、學(xué)科知識(shí)、信息知識(shí)等，要求建立一支熟悉檔案業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的雙強(qiáng)檔案隊(duì)伍，能夠挖掘出信息的組織利用，強(qiáng)調(diào)按照公眾的需求幵展個(gè)性化及智能化的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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