房地產開發企業檔案管理的對策

梁宏

摘 要：隨著現代經濟的不斷發展與城市化進程的加快，房地產開發企業也趨于飽和，成為市場經濟的重要組成部分。房地產開發企業的檔案實際就是該企業的相關活動的真實記錄，在發展中，需要對檔案進行分析與核實，從而確保其發展方向的正確性。然而，目前很多房地產開發企業都沒有認識到檔案管理的重要性，只是單純的將其作為資料保存在某個地方或者某個系統，而且多數檔案保存都基本等于封存。也就是，在日后的發展中，很少有企業再將檔案提出，并且就其中的一些問題進行研究。這就使得很多房地產開發企業在發展中會犯同樣的錯誤，影響企業的進步。本文針對房地產開發企業檔案的特點與作用進行敘述，從而提高房地產開發企業對檔案管理的重視度。并且，分析當前檔案管理中存在的問題，提出針對性的解決方案。希望能夠為我國房地產開發企業檔案管理提供一定的幫助，實現檔案利用的合理化與科學性，為房地產開發企業的長期發展做出貢獻。

關鍵詞：房地產開發；企業檔案管理；對策

房地產開發產業隨著我國城市化進程以及經濟水平的提高逐漸繁榮，近兩年已經成為國內的主要產業之一，對應的企業數量也不斷增多。這就使得很多企業之間的競爭相對激烈化，各個企業為了保證自身的發展優勢，必須要不斷針對其以往的經營活動進行總結與創新，從而使得其制定的發展策略與經營活動符合長期的需求。作者以全國守合同重信用企業——上海三湘（集團）有限公司為例，上海三湘（集團）有限公司連續七屆榮獲上海市房地產開發企業50強企業，也就是說，其發展力較強，發展狀況較好。但是，如果沒有對其以往的規劃與制度進行反省與創新，那么其日后的發展也相對受限。因此，該企業為了更好地實現自身的發展，將其以往的檔案加以整合，并且提出對應的發展策略，取得了較好的成績。但是，在其目前的檔案管理過程中，還存在一定的問題，必須要通過對檔案管理的分析，明確其當前存在的問題，進而實現其檔案管理的有效性，為房地產開發企業的長期發展提供幫助。

1 房地產開發企業檔案的特點

房地產開發企業檔案其與一般企業檔案具有共性，但是，由于主體的特殊化，其也具有一定的個性，主要表現如下：

1.1 動態性

一個房屋從建造到拆除，其時間跨度很大，長的數百上千年，短的也有數十年。在這個過程中，難免會存在所有權、使用權等變更，從而使得其一些義務也會有所變化。因此，房地產開發企業的檔案相對于一般檔案而言，其具有動態性，其必須要與對應的房屋變更狀況相符合。

1.2 內容多

就目前來說，房地產檔案多來源于房屋的建設、開發、管理、使用等方面，其各個環節都需要對應的文件來作為支撐，在完成后，為了更好地實現其管理，就會將其歸檔。也就形成了檔案。

1.3 類型多

在房地產開發企業中，其很多文件都需要經過不同的主體來進行簽收或者簽發，這就使得其文件的類型相對豐富。

1.4 專業性

在房屋建筑的過程中，其涉及方面十分廣泛，不同的內容其對工作人員的專業需求不同。例如：房屋建筑許可、設計圖紙、預算項目編制等，不同的內容其涉及到的專業不同。在這種狀況下，其檔案的專業性也相對較強。

1.5 檔案利用率較高

在房地產企業的計劃制定與措施落實等多個方面，都需要以檔案來進行參考。然而，傳統的檔案基本上當做記錄，其不會過多的運用。檔案利用率高是房地產開發企業檔案的特有屬性。

1.6 人員廣泛

在該檔案中其涉及主體多，自然人員相對廣泛。

2 房地產開發企業檔案的作用

就目前來說，房地產開發企業檔案具有多重作用，其主要是由檔案本身屬性所決定。大致來說，其可以概括為如下幾個方面。

2.1 憑證作用

所謂憑證也就是證據，在房地產企業的運行中，其存在著多種合同或者文件，這些對于其長期發展與存在，都具有十分重要的作用。而在檔案的組成里，其就包含了這部分的內容，也就是說，這部分文件具有客觀的證據作用與法律效力。如果在房地產企業日后的運行中，存在某些糾紛，這些檔案就可以成為有利的證據。尤其是，在部分房地產開發企業的運行中，其與業主的糾紛可能性相對較大。再加上，很多業主其本身缺乏對應的證據基礎，單純的說辭又難以使之信服，這些檔案的證據作用，就能夠很好地解決問題，使得企業形象得到保障。

2.2 參考作用

檔案不是單純的信息收存，而是發展記錄。其中包含了企業發展中的一些規章制度與發展方案。而在我國當前的房地產經營中，其為了實現自身的競爭力提高，在經營策略與發展計劃的制定上，都必須要具有一定的創新性。如果沒有對應的檔案作為支撐，其計劃的制定純粹以當前形勢或者以企業狀況來進行，那么很有可能導致房地產開發企業所制定的計劃重復。也就是此策略與以往的某些策略相似性過高。在市場環境下，其自然也就不再具備某種優勢，從而導致其發展受限。或者，在某個問題上已經得到教訓，但是因為檔案的缺失，使得房地產開發企業沒有重視這一問題，這就很容易導致問題的重復化。問題的重復發生，輕者影響企業效益，重者導致企業的穩定性存在問題。而檔案能夠有效地規避這一問題，從而使得其以往已經解決的事情不再出現或者企業對這類問題的防御能力較強。

2.3 文化作用

一個企業的形成與發展到最后都會逐漸演變成企業文化。上海三湘（集團）有限公司目前已經是地產+文化雙引擎驅動的房地產企業，而在當前社會不斷注重精神層面的建設時，企業發展也不應該單純的注重其效益的獲取，而應該相對注重企業文化建設。就目前來說，企業文化將會直接影響員工的工作積極性、歸屬感、創新性等多個方面，因此，必須要加以重視。然而，企業文化不是單純的橫幅標識，其需要通過長期的積累形成。從某個角度上來說，一個企業的文化必須要透過其各項制度、發展方向等來體現。而檔案中包含的內容眾多，無論是企業制度還是文件規章，都是企業文化的一個體現。故而，可以看出房地產開發企業的檔案實際上也具有較強的文化作用，是企業文化內涵的實體化。

3 房地產開發企業檔案管理的現狀

由于人們對檔案的認知，使得很多房地產開發企業都沒有正確地認識到檔案管理的重要性，從而使得其管理過程中，存在一定的缺失。

3.1 檔案的封存

很多企業將房地產開發檔案與一般的檔案資料等同，在其檔案管理中，只是單純的收集并且儲存。部分企業在不斷的管理變更時，甚至還會將這部分檔案直接封存起來，缺乏對檔案的分析與利。

3.2 檔案管理人員素質較低

在對檔案的認知存在缺失的背景下，其自然不會對檔案管理投入過多，很多企業都是單純的以文員來對檔案進行整理。而且，多數文員都缺乏對應的檔案分析能力，其最多將檔案加以分類和歸檔。在管理中，也沒有意識到檔案需要更新，從而使得很多檔案的滯后性較強。

3.3 檔案管理技術缺失

一提到檔案，多數人員都將其等同于文件資料，在管理時，也不需要過于注重技術，只是單純的整理與收集。然而，在現代社會發展的背景下，這樣的檔案管理行為，十分落后，其不僅擴大了檔案管理的工作量，還降低了服務力。

3.4 檔案管理與其他經營環節的斷開

檔案管理既可以當做是房地產開發企業運行的起點，也可以當做是房地產開發企業運行的終點。因此，在其經營過程中，必須要與檔案管理保持一定的聯系性，然而當前對于檔案管理性質與重要性認知的缺失，直接導致其與其他環節的斷開。

4 房地產開發企業檔案管理的具體策略

4.1 保持檔案管理部門與其他部門的聯系

在檔案管理的特點解析中，作者已經指出房地產檔案管理具有動態性。因此，在整個管理過程中，必須要保證其信息的更新。就目前存在的缺失，作者認為，需要加強檔案管理部門與其他部門的聯系，從而使得其在經營策略的制定與實施，都可以以檔案作為基礎，并且實時錄入，以為其資料的完備提供進一步保障。

4.2 提高檔案管理人員的整體素質

在檔案管理人員的選擇上，不能單純以其文件整理能力作為判斷。一個合格的檔案管理人員，還必須要具有對應的信息收集與更新能力、信息提取能力、信息辨別能力等，從而使得檔案管理人員能夠結合檔案來對其企業發展中存在的一些問題加以總結。并且作用于決策環節。故而，檔案管理人員也需要經過對應的培養，使之具有較高的素質。

4.3 創新檔案管理手段

在現代化企業建設中，其各個環節都必須要引入現代化技術。檔案管理其本身具有一定的復雜性，工作量龐大，且在企業的各個環節中，都可能會加以運用。如果以檔案管理室的方式存在，其信息的服務力會相對減弱。而創新檔案管理手段，以現代科學技術為基礎，例如，創建企業檔案系統，將各個階段的檔案以分類的方式加以錄入。如果部門存在需要，可以直接通過系統來獲取，這樣就能夠有效地降低檔案管理的工作量，提高其利用率。

4.4 擴大檔案的內容

目前，很多房地產開發企業還沒有將所有的信息納入檔案之中，從而使得檔案的全面性有所限制，結合項目實際情況，初步制定一個全面詳細的歸檔明細范本也是一個可行的方法。在實現檔案管理的優化時，必須要針對這個問題加以解決。企業可以創設對應的檔案管理部門，將其作為整個企業信息收集的場所，并且賦予其足夠的權利，來對一些相對細微且沒有納入之中的內容加以收集和深化，以保證信息的完備性，使得企業在經營中，參考資料更為全面，企業文化更加豐富。

5 結束語

房地產開發企業檔案對于其長期發展具有十分深刻的作用，如果單純將其作為檔案儲存，那么其中蘊含的價值也就無法得到實現，同時，很多企業在實際管理上也會存在缺失。就目前來說，多數房地產開發企業都沒有對其檔案管理進行重視。反而沿用傳統的管理方案，單純的對其進行收集與儲存，在檔案中蘊含的一些信息也沒有及時的反饋到管理層，這就使得其制定的發展策略缺少對應的參考咨詢或者在某些糾紛的處理上，使得企業立于不利之地。面對該種狀況，上海三湘（集團）有限公司作為一個大型的上市房地產開發企業，明確地認識到了檔案管理的重要性，從而對其檔案管理的現狀進行分析，提出了優化策略，加強管理手段，使得其檔案的作用得以發揮，解決通病，為其奠更牢固的基礎，為其長期發展提供了保障。

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