工程項目檔案管理的質量控制體系研究

曾予新

××機場擴建工程是一項龐大的系統工程，前期階段勘察設計、開工審批、招標投標工作面廣線長；施工過程涉及的單位工程多；工程標段多，總包和分包情況復雜且與直接分包工程交叉，參建單位多達30個。與施工管理一樣，檔案管理也面臨許多新問題。我們引入質量控制體系，把該工程項目的檔案管理看做是一件服務產品，使用這樣的方法控制其總體質量。研究從四個方面的構成搭建檔案管理質量控制體系：監督檢查組織機構、標準規范編制執行、階段過程質量控制以及檢查評估反饋修正。1 監督檢查組織機構1.1 匹配內設管理機構和職責1.1.1 建設單位。工程檔案管理主管部門：擴建指揮部指揮長辦公室；執行部門：指揮長辦公室檔案室（竣工檔案驗收委員會主辦成員）。職責：主管檔案管理工作；對各參建單位的檔案管理工作進行檢查；聯合總工程師辦公室、工程部、施工管理部及指揮部質量安全管理部門共同檢查；負責檔案驗收；接收檔案移交；匯總整理機場發包單位工程檔案。協同部門：總工程師辦公室、工程部、施工管理部、質量安全管理部。1.1.2 監理單位。工程檔案工作執行部門：總監理工程師室。職責：負責工程監理資料管理工作，實行技術負責人負責制，逐級建立健全監理文件資料管理崗位責任制。由總監理師指定專人進行資料的收集、存檔、整理和管理，實現監理資料“三同步”，即隨工程進度同步收集、同步整理和同步竣工驗收移交。1.1.3 施工單位。工程檔案工作執行部門：總工程師室。職責：負責工程施工資料管理工作，實行技術負責人負責制，逐級建立健全施工文件資料管理崗位責任制。由總工程師指定檔案專、兼職人員進行施工資料的收集、存檔、整理和管理。實現工程施工資料“三同步”。工程實行總承包的，由總包單位負責收集、匯總各分包單位形成的檔案資料。工程由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、匯總所形成的檔案資料。1.2 聯席職能監督檢查部門。聯席省、市級檔案行政管理部門，相關行業檔案管理部門，民航行業檔案管理部門，市級城建檔案管理機構。兼備檔案工作的監督檢查職能和業務指導，組織工程項目檔案的審查和驗收。1.3 建立組織網絡執行機制1.3.1 質量管理組織網絡。建設單位、監理單位、施工單位分級設立專職管理機構。機構職責明確，人員落實到位。成立相應的檔案全面質量管理領導小組，組織開展工程檔案全面質量管理活動，實現創優達標目標。建立以參建單位項目經理為節點的工程檔案質量管理網絡，網絡結構清晰，實行項目經理領導下的技術負責人負責制，逐級建立健全施工文件資料管理崗位責任制。配備專兼職工程檔案質量管理人員。成立檔案質量創優攻關小組，制定創優規劃和詳細的創優措施，定期或不定期舉行活動，分析質量問題，查找原因，制定對策，不斷提高檔案質量；定期組織有關人員進行專業技術學習、質量教育、督促檢查和質量評比。1.3.2 質量管理崗位責任。建立經濟崗位責任制，嚴格執行，定期檢查，使工程檔案質量與相關部門和責任人的經濟利益掛鉤。1.3.3 質量管理教育培訓。對建設、參建單位相關職工經常進行工程檔案質量管理教育、崗位技能培訓，實施工程檔案管理上崗培訓制度，強化檔案質量意識。1.3.4 質量管理執行機制。質量檢查制度：例行檢查、專項檢查、抽查檢查等。信息反饋渠道：健全質量反饋制度，信息反饋渠道暢通。處理糾錯機制：對質量問題要分析原因，糾正到位，及時處理，嚴格控制。審查驗收程序：工程檔案的形成最終經過預驗收、審查、行業驗收、專項驗收、移交五個程序完結。1.4 制定管理方針和預期目標。檔案管理質量控制方針和目標是指導檔案管理質量控制的方向。方針目標表述為：嚴格按照國家標準和城市建設檔案管理規定所確定的歸檔范圍和編制整理質量標準，進行全面質量管理，以擴建工程檔案驗收和移交為核心，建立嚴密的質量控制體系，落實機構和人員，明確職責和責任，編制實施細則和技術標準，統一指揮，嚴格把控，多管齊下，實施預先控制、過程控制和反饋控制的全面質量管理，確保項目檔案驗收合格率達100%，歸檔移交率達100%。2 標準規范編制執行2.1 國家行業標準引用。國家和行業標準是基礎性的參照標準，包括：《建設工程文件歸檔規范》（GB/T 50328-2014）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28—2002）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822—2008）、《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3—1989）、《企業檔案工作規范》（DA/T 42）、《民用機場建設項目民航專業工程文件及檔案管理規范》《民用機場建設項目民航專業工程施工技術用表》、××市《建設工程檔案編制整理移交技術規范》等。2.2 現行規章制度執行。現行的各級規章制度是開展工作的法規依據和制度保障，包括：《重大建設項目檔案驗收辦法》、《民航建設工程行業驗收暫行辦法》《××市城建檔案管理規定》；《××機場工程檔案管理辦法》《××機場工程檔案信息化建設方案》、××市《建設工程檔案驗收服務指南》等。2.3 企業標準規范編制。組織編制針對性較強的企業技術標準和規范，包括：××機場擴建工程的《竣工檔案驗收、移交實施細則》、《工程文件歸檔范圍、保存單位、保管期限表》、《檔案編制整理規范》、《檔案檔號編制規則》、《檔案案卷名稱表》、《檔案分類、組卷、統計單元劃分方案》、《聲像檔案收集范圍及制作規范》。3 階段過程質量控制3.1 資料生成質量控制。主要是針對文件要件、資料用表、竣工圖，從文件來源明晰、名稱規范，內容真實準確、深度符合相關規定，文本格式標準統一、清晰整潔、手續完備，適用規范層級嚴謹、操控適度等四個方面控制資料生成質量。3.2 文件存檔質量控制。按照歸檔范圍的界定甄別文件存檔，根據保存單位不同的需求和保管期限的區別確定存檔文件的組合套數。3.3 文檔整理質量控制。實體分類：按照全宗分設、項目區分、過程劃分、性質分類、案卷細分，對文件劃分層次和排列順序，結合文件資料的內在聯系和邏輯關系進行初步的分類整理。適度組卷：適度地組成案卷，編排順序，列明案卷目錄。排列排序：按批次排序（材料、檢驗、分布、選樣等），按次序排序（時間、工序、部位、主輔、主次等）。3.4 檔案編制質量控制。編目：卷內目錄、頁碼、備考表、案卷題名、檔號。裝訂：卷內目錄、案卷封面、脊背、封底。檔案盒：盒封面、盒脊背。3.5 檔案移交質量控制。編排：案卷統計單元劃分，檔案盒排序統計。匯總：按項目-單項-單位工程組合匯總。案卷目錄：案卷編排形成案卷目錄，案卷匯總形成匯總目錄。3.6 質量通病治理。質量通病治理是一項經常性的基礎工作，質量通病來源于質量管理執行機制，經典型確認后，及時在基層得到處理。4 檢查評估反饋修正這一階段過程包括：現場指導，過程檢查，初步驗收，綜合評價，整改完善，審查驗收。4.1 現場指導。邀請城建檔案機構定期到現場指導、培訓；指揮部檔案管理部門定期或不定期進行現場指導。4.2 過程檢查。定期審查歸檔目錄清單；對文件資料的生成、存檔、初步分類整理情況進行定期或不定期檢查。4.3 初步驗收。單位工程初步驗收：由指揮部檔案管理部門確定，提請城建檔案管理機構對已經完工具備初驗條件的單位工程或分包工程進行檔案初步驗收。驗收內容主要是監理過程和施工過程文件資料（主要質控部分）。4.4 綜合評價。平時檢查和初步驗收意見由指揮部檔案管理部門集中、匯總，形成綜合評價意見，及時反饋工程總包單位和資料、檔案生成編制單位。4.5 整改完善。工程總包單位和資料、檔案生成編制單位，針對指揮部檔案管理部門提出的綜合評價意見，整改資料、檔案生成編制過程中存在的問題，完善內容和手續，為進一步編制整理檔案奠定基礎。4.6 審查驗收。工程檔案最終整理、裝訂、編排完結后，由指揮部檔案管理部門委托檔案審查機構進行審查，出具審查報告。指揮部檔案管理部門適時組織工程檔案行業驗收、專項驗收和移交工作。4.7 實時反饋修正。階段過程包括：收集意見，對照查擺，評比獎懲，總結提升。4.7.1 收集意見。貫穿機場擴建過程，重點在檢查評估驗收階段。外部意見包括地方檔案行政管理部門、相關行業檔案管理部門、民航行業檔案管理部門、城建檔案管理機構；內部意見包括指揮部各部門、勘察設計單位、監理單位、工程總承包單位、其他發包參建單位。4.7.2 對照查擺。包括指揮部各部門、勘察設計單位、監理單位、工程總承包單位、其他發包參建單位，凡涉及文件資料的生成、存檔、歸檔、移交的要及時總結經驗，對照查擺自身存在的問題。指揮部檔案管理部門及時總結，加強指導，促進各部門、各單位之間交流溝通，相互學習，取長補短。4.7.3 評比獎懲。針對工程檔案工作出現的創優和差劣進行評比，獎優罰劣。指揮部檔案管理部門評比，機場擴建評比表彰。4.7.4 總結提升。機場擴建工程投資巨大，戰線長、工期緊、任務重。檔案管理工作呈現戰線拉長但階段性繁重特點。工期緊意味著各個單項工程、分包工程隨時隨地完工、交工，檔案審查驗收工作必須虛位以待，隨時跟進。檔案審查驗收項目繁多，情況復雜，在工作中應注重不斷摸索經驗，創新方法，總結提高，提升水平。（作者單位：鄭州市城建檔案館

來稿日期： 2017-04-16）