畫說檔案學(xué)（一）：從“信息洪流”到“數(shù)量種類”

高大偉

1 信息洪流信息技術(shù)的日新月異和廣泛應(yīng)用，不僅在現(xiàn)實層面上以其劃時代的意義，對檔案實踐產(chǎn)生了深遠影響，同時圍繞信息技術(shù)的各種概念、問題——即信息范疇，也成為當(dāng)前探索檔案現(xiàn)象的理論話語。信息范疇包羅萬象，從常識理解，信息是一種動靜結(jié)合的事物，如觀察世界記錄現(xiàn)象，傾聽對方獲得知識，形成思想表達見解等，既有信息的生成、傳遞，又有信息的停留、固化。在本源上，人們一般認為信息是對事物之間關(guān)系的表征，這也造就了信息絕對運動和相對靜止的特點，正如生成、傳遞和停留、固化所表現(xiàn)的。我們可以把信息的絕對運動稱之為信息交流、把信息的相對靜止稱之為信息保存，交流往往解決空間性問題，保存則更多地關(guān)涉時間性問題。在現(xiàn)實生活中，信息交流和信息保存并非絕對意義上的分離，而是相互交叉影響，共同體現(xiàn)了信息的基本存在屬性——時空性。認識信息是一種動靜結(jié)合事物的意義在于，它促使我們發(fā)現(xiàn)了更為實際、更值得關(guān)注的問題：信息何時在何種環(huán)境中以何種形式動與靜？哪些因素決定了信息的動與靜？如何使信息的動與靜符合人們的期待？換句話說，對某一信息現(xiàn)象而言，在交流和保存之中，還滲透著信息管理問題——這恰恰是信息管理類科學(xué)研究和實踐關(guān)注的主要問題。2 神話傳說信息現(xiàn)象具有時空性，信息交流、信息保存和信息管理發(fā)生在一定時空背景下，很多時候人們將當(dāng)下的交流保存為一種過去，通過妥善管理以備未來查考——這也是人們對自身與時間關(guān)系的一種理解和實踐。在過去，面對時光的流失和未來的莫測，人們有了各種充滿幻想和猜測的神話傳說。托特（Thoth）是古埃及的一位朱鷺首人身，或是狒狒形象的神，有手持莎草紙和筆的形象。托特最初是月亮神，其后逐漸演變成了智慧和魔法之神，掌管事件和時間的測量和管理。由于他也擔(dān)任過眾神的抄寫員，發(fā)明了字母和文字，也因此被視為記錄和書吏之神。雅努斯（Janus）是古羅馬宗教和神話傳說中的神，掌管開始、大門、遷移、時間、通道和結(jié)束。他常常被描繪成具有兩個面孔，分別看向過去和未來。一些信息現(xiàn)象（如檔案現(xiàn)象）也帶有雅努斯形象所表達出的時間的雙重性和守護之意，國際檔案理事會曾把雅努斯形象印在其刊物《護門神》上，后把復(fù)雜化、抽象化的雙面神形象作為其會徽，以向公眾昭示檔案的象征意義。尋覓古代神話傳說的痕跡，可管窺人們關(guān)于一些信息現(xiàn)象（如檔案現(xiàn)象）的心理認知。時間、書吏、記錄、智慧、過去、未來、守護等語匯，未嘗不是檔案現(xiàn)象所蘊含的。3 原始記錄信息構(gòu)成復(fù)雜而多樣，按照不同的存在屬性，可分為很多種類，如新聞、圖書、數(shù)據(jù)等。正如神話傳說中人們對過去與未來的感悟，對記錄、守護的關(guān)注，在各種信息類型中，有一種信息是人們在社會活動中直接形成的原始記錄，更為強調(diào)原始記錄性。這種信息可稱之為“檔案”?，F(xiàn)在人們一般這樣定義檔案：檔案是人們在社會活動中直接形成的有價值的歷史記錄?；氐健靶畔⒔涣鳌薄ⅰ靶畔⒈４妗焙汀靶畔⒐芾怼钡姆懂牐瑱n案更多地體現(xiàn)了信息相對靜止的狀態(tài)。認識檔案現(xiàn)象，除了重點理解“信息保存”外，分析的起點應(yīng)當(dāng)從信息的絕對運動即“信息交流”入手，把握檔案的前身和形成規(guī)律，思考信息動與靜的調(diào)控問題，關(guān)注“信息管理”的全局。檔案具有社會性、歷史性等屬性，其本質(zhì)屬性是原始記錄性。原始記錄性可以將檔案與其他事物相區(qū)別。現(xiàn)實生活中的檔案有公文、手稿、文稿、腳本、膠片等多種表現(xiàn)形式。4 檔案起源既然檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，那么探究檔案的起源便應(yīng)首先觀察人類社會的記錄現(xiàn)象。動機和方法是分析記錄現(xiàn)象的關(guān)鍵。記錄的動機體現(xiàn)為人類信息交流、保存和管理的需求，如社交、管理。記錄的方法是記錄符號、工具與載體或環(huán)境的集合，如文字、筆墨與紙張。檔案起源于記錄動機和方法演變的某一時間點。人們一般認為，檔案是人類社會發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，從原始公社到早期國家的出現(xiàn)，以及文字的出現(xiàn)是檔案產(chǎn)生的重要條件。需要注意的是，很多事物的變化往往帶有模糊性，正如人們可以輕易地感知到頭發(fā)的數(shù)量程度，但卻很難確切地指出頭發(fā)濃密或稀少的變化節(jié)點。認識檔案的起源，把握檔案的外延也難以避免模糊性，一方面人們在實踐中對過去和今天的檔案構(gòu)成存在基本共識，另一方面卻又常常陷入“它是檔案嗎”的詰問之中。5 檔案詞源除了考古和理論思辨，探究檔案的歷史還可以嘗試分析檔案一詞形式和意義的來源問題——即檔案詞源問題。一般認為對檔案最早的解釋來自康熙四十六年（1707年）楊賓《柳邊紀略》的記述：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰‘牌子，以削木片若牌故也；存貯多年者曰‘檔案，曰‘檔子，以積累多、貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書于紙者，亦呼之謂‘牌子、‘檔子矣?！睂嶋H上，對檔案詞源的學(xué)術(shù)討論并沒有取得一致。檔案是一個組合名詞，關(guān)于“檔”的詞源有來自薩滿教法器“擋士”說（音dangse，或為“擋子”、“檔子”，薩滿在舉行儀式時將降臨諸神的情況刻在木棒上，是“檔子”表達檔案義的前身），來自漢語的“中、當(dāng)”說（“中”有“案卷”義，而“當(dāng)”與“中”音義相通，故“檔”與“當(dāng)”音義相通），來自漢語“帳子”說（“帳”在上古時讀端母，與“檔”音近，“帳”也有表示“文書、檔冊”類意義）等。“案”原為木制的盛食物的矮腳托盤（如舉案齊眉），后有木制長方形桌子義，唐宋時已出現(xiàn)“案贖”“文案”“案卷”等用法。根據(jù)上述討論，無論“檔”是否來自于滿語，清順治年間就已出現(xiàn)的將“檔”和“案”連用以方便翻譯和規(guī)范用語的歷史情景，依然是明清之際滿漢文化交融的結(jié)果和例證。檔案的英文作“Archives”，其詞根“Archi”來自于拉丁文Archivum（意為書面記錄及其保存場所written records， also the place where they are kept）。該詞可追溯到古希臘時期的?ρχε?ον（Arkheion/ Archeion），意思是公共記錄/公共檔案（public records）、市政廳（town-hall）和行政首腦的機關(guān)或處所（residence or office of chief magistrates），發(fā)展自曾保存過重要官方文件的古希臘執(zhí)政官的處所——曾歸屬于戰(zhàn)神山議事會（元老院），設(shè)在戰(zhàn)神阿瑞斯山（Ares）上。?ρχε?ον的詞根是?ρχ?（arkhē，意為地方行政長官magistracy， 政府機關(guān)/辦公室office和政府government），來自于動詞?ρχω（arkhō，意為開始to begin，統(tǒng)治/規(guī)則rule和管理/統(tǒng)治govern）。在上述詞源演變中，我們能發(fā)現(xiàn)一些有助于認識檔案現(xiàn)象的內(nèi)容，如“牌子”之于信息交流 、“檔子”之于信息保存和管理，“文化交融”和“統(tǒng)治”之于組織與社會的管理需求。這也將指引我們?nèi)グl(fā)現(xiàn)檔案現(xiàn)象更為宏觀的視野。6 宏觀視野檔案現(xiàn)象并非深居于它的獨立王國，從社會的宏觀考慮檔案現(xiàn)象或許才是明智之舉。實際上，我們發(fā)現(xiàn)檔案現(xiàn)象是一種帶有輸入、輸出和反饋功能的系統(tǒng)，即“檔案系統(tǒng)”=“社會需求—檔案實踐—檔案產(chǎn)品”。面對輸入檔案系統(tǒng)的社會各類需求，如妥善保存歷史、提高組織管理效能或促進文化發(fā)展，收集、保管和利用等檔案實踐會開始運行，輸出相應(yīng)的檔案產(chǎn)品，如合理的資源體系、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，甚至是某種信息管理的理論和方法論體系。社會需求會對檔案產(chǎn)品進行反饋，支持、改進檔案實踐或形成新需求。在檔案系統(tǒng)中，由于社會環(huán)境的復(fù)雜性所導(dǎo)致的多樣性需求，會使檔案實踐的內(nèi)容和邊界呈現(xiàn)動態(tài)變化，其中較為突出的表現(xiàn)是檔案形態(tài)的變化，如檔案數(shù)量種類、載體形態(tài)等——這是開展檔案實踐工作，更新檔案學(xué)研究至關(guān)重要的起點性問題。7 形態(tài)變化從時間線索上看，檔案曾以甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案等面貌出現(xiàn)，今天也出現(xiàn)了音像檔案、數(shù)字檔案等新形態(tài)。檔案形態(tài)涉及檔案數(shù)量、種類，以及記錄的檔案形態(tài)與前檔案形態(tài)問題。影響檔案形態(tài)變化的第一條線索是技術(shù)環(huán)境的變化。技術(shù)環(huán)境主要指信息技術(shù)（或稱之為影響人們記錄活動的技術(shù)）的環(huán)境。技術(shù)及對技術(shù)應(yīng)用的能力，很大程度上影響了同時期檔案的數(shù)量種類、記錄的檔案形態(tài)與前檔案形態(tài)的區(qū)分以及檔案實踐的復(fù)雜、難易程度。如造紙術(shù)、印刷術(shù)的歷史意義，紙質(zhì)檔案與電子文件的關(guān)系，以及檔案信息化等問題。由于信息絕對運動的特點，信息技術(shù)進步的首要目標和最先表現(xiàn)是增進信息運動效率，在安全與效率面前，天平首先偏向了后者，這恰恰對處于信息相對靜止狀態(tài)的檔案提出了關(guān)于適應(yīng)性問題的嚴峻挑戰(zhàn)。為技術(shù)進步所裹挾、倒逼確實讓人倍感焦慮，但對適應(yīng)性問題的解決又何嘗不是檔案實踐、檔案學(xué)發(fā)展的契機？（圖107形態(tài)變化）8 數(shù)量種類常見的檔案種類包括公務(wù)檔案與私人檔案、歷史檔案與現(xiàn)行檔案，文書檔案與科技檔案等。 影響檔案形態(tài)變化的第二條線索是社會需求的變化。寬泛地說，檔案存在的目的是為不同類型的事件（各類社會活動）提供“保存、重現(xiàn)其歷史軌跡的解決方案”。檔案伴事件而生，如行政管理、財務(wù)管理、科技管理等。事件背后的每個專業(yè)領(lǐng)域中形成了數(shù)量繁多的專業(yè)性檔案。換句話說，所有的檔案都是專門檔案。隨著社會發(fā)展和分工細化，事件的數(shù)量和種類呈增長趨勢，兼之信息技術(shù)的進步，檔案的數(shù)量和種類也將呈總體增長趨勢。檔案數(shù)量種類的增長，體現(xiàn)為檔案實踐邊界的拓展和實踐內(nèi)容的細化、深化，也會促進專門檔案理論的豐富和一般性檔案理論的“濃縮化”。關(guān)于所有的檔案都是專門檔案的認識，還需要注意一個問題：鑒于事件的繁多和信息量的巨大，為達到科學(xué)合理管理的目標，信息管理的理論性和技術(shù)性加強，具有獨立、專業(yè)化發(fā)展的要求。因此，以專業(yè)信息管理為內(nèi)核的檔案實踐便需要協(xié)調(diào)與專門檔案本身專業(yè)性的關(guān)系，這恰恰是檔案實踐應(yīng)解決的一個重要矛盾，這一矛盾對不同專業(yè)領(lǐng)域檔案實踐的完善程度、檔案理論研究者的介入程度具有深刻影響。我們還不妨做出以下推斷：掌握檔案實踐知識的優(yōu)勢在于幫人們獲取一種典型的信息管理方法，有助于培育參與信息管理這一專業(yè)分工的能力，但也應(yīng)注意到相關(guān)不足，畢竟回到社會的廣闊和歷史的縱深，檔案是專門的，檔案實踐是同一性和差異性的統(tǒng)一。換句話說，對檔案現(xiàn)象的探索既要計算不同檔案實踐的最大公約數(shù)，把握一般性規(guī)律，更要分析檔案數(shù)量種類的變化，在“檔案是專門的”的認識基礎(chǔ)上，研究它們的差異性，做到有的放矢。*本文系2016年國家檔案局科技項目計劃《“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案信息開發(fā)的創(chuàng)新發(fā)展研究》（項目編號：2016-R-21）和2016年河南省高等學(xué)校人文社會科學(xué)研究一般項目《“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)研究》（項目編號：2017-ZDJH-241）的階段性成果。（作者單位：鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院

來稿日期：2017-03-28）