重大建設項目檔案安全性評價與管控研究

田煜

摘 要：安全性是重大建設項目檔案質量的四大評價指標之一，由于對安全性內涵和外延缺乏全面的認知，人們對其評價亦具有一定的片面性。文章以實踐為基礎，提出了重大建設項目檔案安全性衡量標準、判斷方法及管控措施，以提升人們對安全性內涵和外延的認知水平和管控能力。

關鍵詞：項目檔案；安全性；標準；方法；措施

重大建設項目在國民經濟和社會發展中占有舉足輕重的地位，作為記錄其建設過程和概貌的重大建設項目檔案的安全性不容忽視。安全性的衡量標準是什么？如何判斷項目檔案的安全性？怎樣保障項目檔案的安全性？下面就上述問題進行一些分析探討。

1安全性衡量標準

1.1實體安全

1.1.1 載體的安全性。載體作為記錄、存儲檔案信息的有形物體，是項目檔案安全性的根基。因此，在選擇書寫紙、印刷紙、描圖紙時，制作需長久保存的文件應選擇U級或A級，錄音、錄像文件應保證載體的有效性，長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。

1.1.2 記錄材料的安全性。從古代使用的墨、油墨、印臺油、印泥等，到近現代的感光、磁性、染料、晶態、非晶態等新型檔案記錄材料，都有其自身優勢和生命周期，作為需要長久保管的項目檔案的記錄材料，在選擇上應從長計議，不應用易褪色的書寫材料書寫、繪制。

1.1.3 記錄方式的安全性。鉛筆作為施工現場常用的書寫工具，因其以黏附的方式與紙張結合應避免使用；復寫紙、藍圖線條等以吸收方式與紙張結合，非常容易滲化擴散，應盡量減少使用；復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設備標定質量的要求。[1]

1.2 信息安全

1.2.1 形成過程的安全性。重大建設項目中一些尖端科研成果的轉化項目，涉及專利、知識產權保護、商業機密等內容，在其形成過程中的檔案信息安全防護尤其重要。因此，提前預判并采取有效手段預防項目檔案形成過程中的失密泄密現象，是確保項目檔案信息安全的重中之重，以避免為日后管理埋下重大安全隱患。

1.2.2 信息傳遞的安全。項目檔案來源于不同參建單位，在項目檔案傳遞過程中應做到接觸信息人員可靠；信息傳遞渠道安全；信息交接手續完備。

1.2.3 信息的可識別性。采用新型載體形式存儲的檔案信息，應具有保密性、完整性和可用性，授權實體按要求可訪問和使用數據資源，加密數據連同密碼一并歸檔。

1.3 保管安全

1.3.1 保管環境的安全性。應設立臨時檔案室專門保管項目檔案，按照“八防”要求配備必要的監控、安防等設備設施，并確保設備設施正常運行，及時跟蹤掌控項目檔案保管狀況。

1.3.2 保密措施的合理性。關乎國計民生和國家戰略安全利益的重大建設項目檔案，記載了大量國家秘密、商業機密，在保密期內應加強項目檔案秘密知悉者的安全教育，嚴格落實保密措施，既確保密級檔案的正當合理利用，又確保項目檔案信息不失密、不泄密。

1.3.3 應急預案的可行性。項目檔案的重要性決定了必須具有防范意識，制定可行的應急預案，必要時進行實戰演練，以能有效應對不測為目標，確保項目檔案實體和信息的絕對安全。

1.4 管理安全

1.4.1 制度安全。全面落實“三納入”“四參加”“五同步”的管理模式，在收集、整理、歸檔等方面構建了適應重大建設項目檔案安全管理需要的制度，在制度上為項目檔案安全管理提供保障。

1.4.2 機制安全。把項目檔案安全管理納入建設項目安全管控體系，培養參建人員安全意識和責任意識，創造安全輿論氛圍，提升安全管控能力，構建項目檔案安全管理的長效機制，能及時應對各種安全風險。[2]

1.4.3 利用安全。項目檔案在施工期間的提供利用應嚴格遵守查詢借閱制度，辦理借閱審批手續，必要時可與借閱人簽訂安全保密協議，并根據借閱內容和利用目的，選擇合理的利用方式，確保查閱的項目檔案信息不傳播、不擴散，借出的項目檔案能及時完璧歸趙。

1.4.4 人員安全。在重大建設項目中配備了思想素質高、業務能力強、具備一定檔案專業知識的專兼職檔案管理人員，通過安全保密教育，能適應項目檔案安全管理需要，為項目檔案的完整、準確、系統、安全保駕護航。

2 安全性判斷方法

2.1 望聞問切法。望聞問切法就是借鑒古代中醫的“四診法”，通過現場觀察、聽取匯報、現場質詢、審閱檔案的方式，綜合判斷項目檔案安全性程度的方法。具體包括以下方面：①觀察項目檔案的整體安全狀況，以及保管條件、設備設施、消防等是否符合要求。②聽取項目建設概況、項目檔案工作情況、項目檔案質量的審核情況匯報，是否有關于項目檔案安全管理目標和措施。[3]③詢問安全管理制度、查詢借閱制度、保密制度等的落實情況。④審閱項目檔案交接記錄、查詢借閱記錄、安全檢查記錄、文件流轉記錄等是否真實、完整體現項目檔案的安全管理過程。

2.2 重點關注法。重點關注法是指在項目檔案安全管理過程中由于主客觀因素的影響，容易被忽視，或者在以往的項目檔案安全檢查、驗收時經常存在問題的方面，應進行重點關注。具體內容包括：①項目檔案有無用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水等不易長期保存的字跡材料。②是否去除了塑料皮、金屬物等不利長久保存的附屬物。③復寫紙、熱敏紙為載體的易褪色文件是否進行了復制保存。④電子檔案是否進行了異地異質備份。⑤涉密文件在組卷、信息上網方面是否作了限制性規定。⑥新型載體檔案的可讀性風險、可控性風險、可用性風險是否具有應對措施。[4]

2.3 網絡追蹤法。網絡追蹤法就是利用互聯網的搜索引擎，查看被驗收重大建設項目的網絡信息，是否存在目前不能披露或公開的項目信息，來判斷項目檔案信息安全管理狀況的方法。此方法既能及時驗證項目檔案信息的失密泄密情況，又能通過網絡追蹤劃清責任界面，發現問題及時采取補救措施。

2.4 容災測試法。容災測試法就是由專業技術人員針對項目檔案管理系統進行容災測試，驗證系統容災能力的方法。根據重大建設項目的實際情況，必要時可檢驗各種災難發生時，該業務系統的RTO、RPO等指標是否達到該系統應達到的災難恢復需求等級。并通過預案走查、評審、模擬、演習等手段，對災難恢復預案進行測試，確定其有效性，以最大限度減小災害對項目檔案安全性的威脅。

3 安全性保障措施

3.1 納入項目建設安全體系。應與項目主管部門充分溝通協調，把項目檔案的安全納入項目建設安全體系，統一部署、統一檢查、統一評估。在項目招標書中增加檔案安全管理的具體要求，如：載體規格和技術參數；字跡材料的選擇標準；文件移交前的安全保密責任；文件傳遞方式和渠道等。投標方需對檔案安全管理條款進行點對點應答，為項目檔案安全管理奠定良好基礎。

3.2 強化監理單位過程管控。由于監理單位負責對項目進行投資、進度和質量控制，在監理合同中明確并落實監理單位在項目檔案安全管理工作中的監管職責，是實現對項目檔案實時監控和全過程管理的關鍵所在。[5]正視專業項目檔案管理人員不足、檔案行政管理部門全程指導缺位、參建人員檔案安全意識不強的現實，充分調動項目監理單位的積極性，是目前提升項目檔案安全管理水平的有效手段。

3.3 落實質保金支付會簽制度。建立質保金支付會簽制度，是實踐證明行之有效的管控手段。即向參建單位退還檔案質量保證金，應履行項目主管部門、財務部門、檔案部門三方會簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進行款項支付。這樣以招標文件為基礎，以建設合同為依據，以支付會簽為手段，實行項目檔案出現重大安全問題一票否決的質保金管控體系，對提升項目檔案安全管理水平具有重要意義。

3.4 構建技防輔助體系。綜合運用技術手段構建項目檔案安全技防輔助體系，確保項目檔案實體和信息的安全保密。常用方法如下：在利用上，對每一個查閱人從查閱登記到查閱結束進行全程跟蹤記錄，實行電子登記；在保密上，確保涉密信息不上網，涉密檔案不外借；在信息安全上，局域網與互聯網進行物理隔離，政務網與局域網進行邏輯隔離；在數據安全上，采取數據庫備份、異地備份等。[6]

3.5 建立追責和倒逼機制。建立嚴格的責任追究制度，輔之以嚴厲的懲戒手段，使制度的執行效果不打折扣；同時，緊握“未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收”[7]這把尚方寶劍，倒逼建設、設計、施工、監理等參建單位抓源頭治理和過程管控，減少亡羊補牢式突擊補救，建立項目檔案安全管理的長效機制，是實現項目檔案安全性的重要保障。

參考文獻：

[1] [5] DA/T28-2002，國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范[S].

[2]聶益武 陳美玲.加強重點建設項目檔案安全管理的幾點思考，浙江檔案[J].2010（7）：31～32

[3][7] 國家檔案局，國家發展和改革委員會發布.重大建設項目檔案驗收辦法[DB/OL].[ 2006-06-14].

[4]向立文，歐陽華.論加強檔案風險管理的必要性與可行性，檔案學通訊[J].2015（4）：68～71.

[6]徐媛.人防物防技防 確保檔案安全[DB/OL].[2015-02-05]. http：//www.ccs.cn/news/news/2015-2/13_121993.shtml.

（作者單位：中國聯通河南省分公司 來稿日期：2017-04-05）