檔案保管的意義與任務

楚秀英

摘 要：檔案的原始記錄性質，賦予檔案重要的價值，使檔案成為國家的寶貴財富。同時也要看到檔案是一種社會現象，它是一種物質。其中有—部分要長久保存下去，為子孫后代造福。

關鍵詞：檔案保管；意義；任務

由于物質是不斷運動變化，雖然從整個宏觀世界來說，物質是不滅的，但對具體的微觀物質來說，它會不斷變化乃至消失。從這個意義上來說，檔案的壽命是有限的。檔案壽命的長短與檔案存藏環境與保護條件有極為密切的關系。凡是檔案保管條件較好，儲藏環境符合標準的，檔案由量變到質變的過程就會慢一些，檔案的壽命就合長一些，凡是檔案保管條件較差，周圍環境污染嚴重的，檔案由量變到質變的過程就會快一些，因而檔案的壽命就會短一些。檔案由量變到質變的過程，一般情況下還是比較緩慢的，這種變化，有的在人的一生當中往往都覺察不出來，甚至要經過一、二代的時間。但是檔案一旦變質損壞就比較難于搶救。所以要對檔案變化的這種特點有足夠的認識，努力延緩檔案發生變化的時間，逐步改善檔案的存藏環境與保管條件，是每一個檔案工作者義不容辭的任務。

檔案存藏環境是決定檔案壽命的外部因素。而檔案存藏環境主要不利因素是；空氣的酸污染，不適當的溫、濕度等。現代檔案館基本上集中在大、中城市，而城市環境污染，特別是二氧化硫這些酸性氣體的產生，是現代化生產的副產品，它直接危害檔案的壽命，檔案的變化過程就要加快。相比之下，檔案館庫建在空氣較清潔的地區，檔案的壽命就會延長，這個問題直到目前尚未被人們所重視。氣候也是促成檔案變化很重要的因素。常年低溫、干燥，檔案老化變質的過程就要緩慢一些，高溫、潮濕，檔案變化朗過程就要加快。

檔案制成材料和書寫材料的低劣，是檔案質變的內部因素。耐久性較差的機制紙以及質量較差的墨水、油墨，常常使紙張加速老化、字跡加速擴散、褪色。內因是變化的根據，外因是變化的條件，外因通過內因而起作用。在較好的存貯檔案環境中，保存制成材料較優的檔案，是能夠延續檔案發生變化的，甚至—、二百年之內部完好無缺。

總之，檔案工作的實踐，提出了一個尖銳問題，一方面要求我們把檔案長時期地保管下去，為維護黨和國家歷史真實面貌和四化建設服務，另一方面檔案的“壽命”是有限的。為了要解決這個矛盾，檔案工作者必須設法防止檔案受到內外兩種破壞因素的影響。采取積極措施，緩解各種因素對檔案的破壞。

維護檔案的完整與安全，既是整個檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項業務環節的共同任務。從一定意義上講，維護檔案的完整和安全，更是檔案保管工作的中心任務。從實質上來講，檔案保管工作，也是人們向一切可能損毀檔案的社會的、自然的不利因素作斗爭的工作過程。它的基本任務是：

（一）防治檔案的損壞

了解和掌握檔案損壞的原因和規律，通過經常性的具體工作，采取有的放矢的技術措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞檔案不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍之內。

（二）延長檔案的壽命 、

檔案保管工作任務不僅僅在于防治檔案的自然損壞，而且還要從根本上采取積極的措施，改善檔案的存藏條件，提高檔案湯的修復技術。在采取檔案修復技術時，既要考慮檔案制成材料當前的狀況能否改善，又要注意是否有利于檔案制成材料壽命的長期耐久性。延長檔案的壽命，既要考慮到當前工作的需要，又要適應檔案管理現代化的要求。

（三）維護檔案的安全

維護檔案的安全，一方面是指檔案作為一種物質存在的形態必須最大限度地使其安全存在下去；另—方面是指檔案作為一種社會現象，要在整個社會中，不致因為保管的失當或條件的低劣而使檔案丟失發生泄密，造成政治上的不良后果。

尋求科學的保管檔案的技術方法，這是安全保管檔案的關鍵所在。保護檔案的技術方法很多，概括起來主要是兩種：一種是如何預防檔案文件損壞的問題。這里既有認為的，也有自然的因素。比如，防盜竊、防破壞、防火、防水、防塵、防潮、防霉等等。這些問題解決了，就可以有效地防止檔案文件的損壞，其二，檔案損壞之后，要進行處治：追查丟失、破壞或火災事故的原因和責任等等。在“防。和“治”兩方面，“防。是檔案保密工作中的根本問題，是主導方面。從總體上看，未遭損毀的檔案還是大量的，應該以極大的注意力首先保證這些檔案的長期安全。對于檔案文件來說，無“病”先防，才是積極主動治本的辦法。強調以防為主，并不等干預防就是—切，并不意味著“治”就不重要了。實踐證明，對“治”不能有絲毫的疏忽、麻痹。抓好“治”，對“防”也有促進作用。防治之間具有相互促進、相輔相成的關系。

（二）加強重點、照顧一般

對于需要長久保管的檔案，以及重要立檔單位的檔案，應該采取措施加以重點保護，使其既安全又延長壽命。中央級檔案館對黨中央、國務院等首腦機關以及中央負責同志的檔案，采取重點保護措施，使其在安全、保險的保管條件下，傳給子孫后代。同肘，對一般性的檔案保護條件也不能太差。在各方面情況允許的范圍內，也要適當兼顧。

（三）自力更生、儉勤節約

要延長檔案的壽命，必須具備一定的物質條件，要有一定的技術裝備，對此必須予以足夠的重視，給予必要的投資，這不僅為當前所需要，同時也為歷史所需要。為了給子孫后代造福留存檔案，各個歷史時期都應該付出一些代價。當然，目前我國還是一個不太富裕的國家，在相當長的時期內，國家尚不可能滿足檔案工作，尤其是滿足檔案保管工作中所提出的一系列要求。有些要求可以在國家幫助下予以解決，有些要求則要依靠檔案部門本身去解決，更要本著自力更生、勤儉節約的精神去解決。

（四）立足長遠、保證當前

檔案保管的目的是為了提供檔案為黨和國家所用。因此，不應片面地強調保護檔案不考慮利用的方便；同時也不能只遷就一時利用方便不顧及檔案的保護，而影響檔案長遠的利用。在實際工作中，保管和利用既有具體的矛盾，又有總的—致性。保管和利用的關系，實質上是當前利用與長遠利用矛盾的統一。所以，保管工作的各項制度以至技術措施，既要立足長遠利用的需要，又要保證當前利用的方便。

參考文獻

[1]張薇，王鵬.如何做好檔案保管工作[J].黑龍江史志.2010（05）

[2]鄧寶艷.談我國檔案保管模式的多元化[J].蘭臺世界.2006（23）

[3]丁楚娟.做好檔案工作為幼教事業服務[J].西江教育論叢.2002（01）

[4]陳海英.淺談檔案工作中的保密問題[J].黑河學刊.2010（05）

[5]王靈芝.做好檔案的保管工作[J].內蒙古水利.2008（04）

[6]常文慶.淺談對檔案保管工作的認識[J].現代農業.2011（09）

[7]加強檔案資源建設提升社會服務效能——日照市檔案局（館）檔案資源建設綜述[J].山東檔案.2006（03）

[8]韓雷.淺析檔案后保管模式必然代替檔案保管模式[J].價值工程.2011（04）

[9]高鴻雁，劉爽.強化檔案意識確保檔案安全[J].蘭臺內外.2010（03）

[10]宋連邦，王曉星，王秋波.對做好檔案保管工作的再認識[J].齊齊哈爾醫學院學報.2007（11）