公眾參與式檔案信息資源共建模式探析

寇京

摘要：本文通過對國內(nèi)公眾參與式檔案信息資源建設(shè)的典型案例進行分析，歸納出公眾參與檔案信息資源共建的主要類型和模式，指出當前公眾參與檔案信息資源建設(shè)遭遇的困境，并為解決這種困境提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：公眾參與檔案信息資源建設(shè)檔案信息組織

隨著社會的發(fā)展，公眾參與的思想被越來越多的學(xué)科引入，社會學(xué)、傳播學(xué)、信息學(xué)、管理學(xué)、檔案學(xué)都賦予公眾參與特定的解釋框架，拓展了其內(nèi)涵外延。公眾參與檔案信息資源建設(shè)是公眾參與思想在檔案領(lǐng)域的重要體現(xiàn)，公眾參與檔案信息資源共建是指檔案機構(gòu)利用互聯(lián)網(wǎng)將社會公眾的力量引入到檔案信息資源建設(shè)中，通過轉(zhuǎn)移檔案信息資源建設(shè)權(quán)限的方式實現(xiàn)檔案信息資源的豐富化、有序化和最優(yōu)化。通過公眾參與檔案信息資源共建，檔案部門不僅能夠?qū)⒂捎谌肆Y源限制而無法充分開發(fā)的館藏資源開放給公眾，突破檔案資源建設(shè)的瓶頸，而且能夠有效地提高檔案資源開發(fā)與檔案資源需求的契合度，用戶從檔案信息資源建設(shè)的旁觀者以及資源的被動接受者和消費者，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃訁⑴c檔案資源開發(fā)過程的“生產(chǎn)者”，而“參與生產(chǎn)的人就是最關(guān)心生產(chǎn)的人，他們最理解自己的需求。”[1]更為重要的是，通過公眾參與檔案信息資源共建，個人、家庭、組織都可以創(chuàng)建屬于自己的檔案，檔案不再只是國家記憶史的載體，而是構(gòu)建多元記憶的重要工具。目前，國內(nèi)外已經(jīng)出現(xiàn)了許多公眾參與檔案信息資源建設(shè)的實踐，檔案學(xué)界對其研究也越來越多，但是仍缺少對公眾參與式檔案信息資源共建主要類型以及模式的歸納。基于此，本文在對國內(nèi)外公眾參與檔案信息資源建設(shè)實踐案例進行分析以及梳理相關(guān)文獻資料的基礎(chǔ)上，歸納出公眾參與檔案信息資源共建的主要類型和模式，指出公眾參與檔案信息資源共建所遇到的阻礙因素，并提出相應(yīng)的措施，以期推動公眾參與檔案信息資源共建事業(yè)的更好發(fā)展。

一、公眾參與式檔案信息資源共建的主要類型及模式

（一）公眾參與式檔案信息資源共建的主要類型

1.意見征集類。意見征集類是指收集公眾對于檔案信息資源建設(shè)的意見和建議，包括對檔案部門缺少檔案資源的需求、現(xiàn)階段檔案資源建設(shè)的改進方法等，這是最常見的公眾參與檔案信息資源建設(shè)的類型。許多檔案部門都通過檔案網(wǎng)站和社交媒體平臺來收集公眾的意見，例如浙江檔案網(wǎng)開設(shè)了局館長信息、檔案論壇、檔案博客、網(wǎng)絡(luò)投票等公眾參與板塊，通過這種方式檔案部門與公眾進行討論，讓公眾參與到檔案信息資源建設(shè)的相關(guān)決策中。

2.檔案信息組織檢索類。檔案信息組織是將處于無序狀態(tài)的特定檔案信息，根據(jù)一定的原則和方法，使其有序化、系統(tǒng)化的過程，以便人們有效地傳遞和利用檔案信息。[2]此類公眾參與檔案信息資源共建行為主要是指引入公眾的力量，使其參與檔案信息資源的著錄、建立索引、添加標簽以及添加描述等檔案信息組織活動中來，以便促進檔案信息資源的優(yōu)化配置。英國國家檔案館在官網(wǎng)上開辟Discovery平臺，Discovery平臺有超過3200萬的檔案文件，英國國家檔案館為Discovery引入標記工具，允許用戶為文件制定關(guān)鍵詞和添加描述短語，以幫助其他用戶找到他們以前不知道的文件。[3]另外，英國國家檔案館于2008年加入到Flickr站點，并在站點上公布大量圖片檔案，部分圖片檔案并非所有都經(jīng)過準確描述，還有部分圖片檔案未經(jīng)準確描述，這些圖片檔案詳細情況還有待發(fā)現(xiàn)，因此英國國家檔案館對所有瀏覽者開放添加標簽、描述等權(quán)限，充分發(fā)揮龐大的用戶群的作用，對這些圖片檔案進行深度挖掘。美國國家檔案館的“公民檔案工作者”項目，公民通過“Tag in Flickr”標記國家檔案館在Flickr上的圖片，每個人貢獻的檔案標簽都可以幫助下一個利用者去發(fā)現(xiàn)檔案中的信息，例如為第二次世界大戰(zhàn)的海報做標簽。[4]荷蘭“重在參與”項目的“為瑪利亞奧地利研究圖片添加標簽”活動，新加坡的公民檔案員計劃中的“海峽殖民地時代的手寫公文及信件標注”活動都是檔案信息組織檢索類的參與活動。[5]

3.檔案內(nèi)容生產(chǎn)類。檔案資源內(nèi)容生產(chǎn)類是指公眾參與到檔案信息資源的征集、轉(zhuǎn)錄以及編研等活動中，這是公眾參與式檔案信息資源共建的最主要類型。遼寧省檔案信息網(wǎng)開設(shè)的社會檔案人專欄鼓勵用戶參與到“清圣訓(xùn)——崇謨閣本”等百度詞條的編輯中，[6]沈陽市檔案信息網(wǎng)開設(shè)“家庭檔案”專欄，鼓勵每個家庭建立自己的家庭檔案，號召社會公眾上傳自己家族珍貴的照片、錄音、錄像、文章、老獎狀等，[7]美國國家檔案館開展的“這里發(fā)生的歷史”照片上傳計劃，“煙霧熊自然故事”轉(zhuǎn)錄計劃等[8]就是其中的典型案例。

（二）公眾參與式檔案信息資源共建的主要模式

公眾參與式檔案信息資源共建將檔案部門以外的外部主體引入到專業(yè)性檔案信息資源建設(shè)工作中，以網(wǎng)絡(luò)為媒介，使每個人都可以成為參與者，所有參與者構(gòu)成一個虛擬的網(wǎng)絡(luò)社區(qū)，最終實現(xiàn)檔案館與公眾協(xié)同作用共建檔案信息資源。

1.“權(quán)限轉(zhuǎn)移”模式。是指檔案部門將原來由檔案專業(yè)人員從事的檔案信息資源開發(fā)工作的部分權(quán)限，通過一定方式轉(zhuǎn)移給社會公眾，檔案部門開始接納外部人員參與到檔案信息資源開發(fā)中。該模式是汲取公眾智慧來彌補檔案工作者在知識能力和人力成本上的缺陷，動員公眾參與大量檔案信息加工和處理，這類檔案信息往往難以依靠程序解決，而需要大量人力成本和智力成本投入來進行數(shù)據(jù)源處理。最典型的形式就是檔案眾包。

2.“征詢—接受”模式。是指個體或組織作為檔案機構(gòu)的服務(wù)用戶，參與到檔案信息資源建設(shè)的改善中。檔案機構(gòu)利用社交媒體或其他方式征詢用戶對檔案信息資源建設(shè)的意見和建議，包括缺位資源的用戶需求以及對已有或新建資源的用戶體驗等。這是公眾參與檔案信息資源建設(shè)的另一種模式，公眾通過影響檔案機構(gòu)來達到影響檔案信息資源建設(shè)工作，從而實現(xiàn)另一種參與。

二、公眾參與式檔案信息資源共建的困境

（一）檔案部門角色定位的模糊

國家政策以及資金的支持與公眾參與檔案信息資源共建事業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，如果能得到國家政策及資金的支持必將促進此項事業(yè)的快速和健康發(fā)展。但是國家政策的缺失以及資金的缺乏使得檔案部門不能放開手腳來推進公眾參與式的檔案信息資源建設(shè)。這在一定程度上使得大多數(shù)檔案部門的角色定位還是“控制者”，沒有給予公眾和組織足夠的信任以及平等的地位，不利于公眾參與檔案信息資源建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。

（二）公眾參與檔案信息資源共建意識不強

目前來說，我國的社會檔案意識和公眾參與意識還不是很強，公眾沒有認識到檔案、檔案工作對于社會發(fā)展進步的重要作用，對于參與檔案資源建設(shè)以及參與檔案信息資源建設(shè)的價值更沒有清晰的認識。同時，公眾參與檔案信息資源共建的動力也是不足的，僅僅靠新鮮感吸引公眾來參與一次或者是幾次檔案信息資源建設(shè)是沒有意義的，如何吸引公眾參與到檔案信息資源共建行動中是擺在檔案部門面前的一個問題。

（三）公眾參與檔案信息資源共建的質(zhì)量良莠不齊

公眾參與檔案信息資源共建很大的一個特點就是開放性，任何公眾都可以通過一定的方式參與到檔案信息資源共建活動中。但是這同時也帶來了一個很大的問題，由于公眾參與檔案信息資源建設(shè)前檔案部門并不清楚參與者的參與動機、文化水平、社會背景等，就很容易導(dǎo)致公眾參與檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量良莠不齊，如為檔案文件添加錯誤的描述信息、圖片標簽描述不準確、翻譯轉(zhuǎn)錄出錯等。

三、公眾參與式檔案信息資源共建的措施

（一）爭取政策資金支持，實現(xiàn)角色轉(zhuǎn)變

檔案部門要組織專家學(xué)者展開對公眾參與檔案信息資源共建的必要性、可行性、具體實踐內(nèi)容、可獲得效益、安全質(zhì)量保證機制等一系列相關(guān)內(nèi)容進行論證，并將論證成果匯集，積極向有關(guān)部門展示，為獲得國家政策和資金的支持打下基礎(chǔ)。另一方面，檔案部門要正視新生事物，向“指導(dǎo)者”和“服務(wù)者”角色邁進，下放權(quán)力，引入公眾力量參與到檔案信息資源建設(shè)中來，努力為公眾提供參與檔案信息資源建設(shè)的機會和平臺，并努力解決各種阻礙因素。

（二）建立質(zhì)量控制機制

通過對公眾參與成果和對參與者的質(zhì)量控制，保障公正參與檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量。對于開發(fā)成果本身，要建立雙層篩選機制，首先，制定一套完整有效的標準，讓開發(fā)者進行自我評議及初次篩選。再次，將自我評議后的成果交由公眾進行集體評議并再次篩選，如果遇到爭議的內(nèi)容則交由專家審議團再進行評議，最終篩選出最優(yōu)資源。而對參與者的質(zhì)量控制指的是完整記錄參與者參與檔案信息資源建設(shè)的成果，定期組織對參與者的參與成果進行質(zhì)量評價，根據(jù)長期的質(zhì)量評級對參與者進行評級。對不同的等級，給予不同的開發(fā)權(quán)限，但等級不是永恒不變的，而是定期重新評價。

（三）建立激勵機制

為了激勵公眾參與檔案信息資源建設(shè)，在建立健全對參與者績效評價機制，科學(xué)公正動態(tài)地進行績效考核的同時，還要結(jié)合外部激勵和內(nèi)部激勵，運用多層次的激勵手段實現(xiàn)對參與者的持續(xù)激勵。例如，為參與檔案信息資源的公眾設(shè)定一定目標，引導(dǎo)個人目標和檔案部門開發(fā)檔案資源的目標一致，激勵公眾參與；給予參與檔案信息資源建設(shè)的公眾一定的獎品或者獎金，如荷蘭的“重在參與”項目給予參與者積分獎勵，積分可以兌換檔案商品；給予參與者以精神嘉獎，如提供榮譽證書、樹立榜樣、設(shè)置榮譽墻等。

注釋及參考文獻：

[1]王水蓮，蘇慧文.商業(yè)模式管理[M].北京：經(jīng)濟管理出版社，2014：140.

[2]洪漪.檔案信息組織與檢索[M].武漢：武漢大學(xué)出版社.1998：2

[3]張學(xué)斌.國外檔案信息資源開發(fā)的新方式探析——以英國國家檔案館為例[J].檔案與建設(shè)，2014（3）： 17.

[4][8]National Archives .Tagging Missions[EB/OL].[2016-11-20]. https：//www.archives.gov/citizen-archi？ vist/tag/missions.

[5]聯(lián)合早報網(wǎng).“公民檔案管理員”借助群體推動歷史研究[EB/OL].[2015-03-10].http：//www.zaobao. com/realtime/singapore/story20150310-455271.

[6]趙淑梅，楊婉悌，趙丹陽，王梓林.“社會檔案人”的培育[J].中國檔案，2014（11）：70.

[7]沈陽市檔案信息網(wǎng).沈陽網(wǎng)微訪談——走進沈陽市檔案館[EB/OL].[2015-10-12.]http：//www.sydaw. gov.cn/sydaj/gzfw/zxft/content/ 8a81169d5059fbf1015059ff7f370003.html.