我國社交媒體文件歸檔中的鑒定問題研究

高晨翔+黃新榮

摘要：本文以社交媒體文件的類別劃分為基礎，對社交媒體文件歸檔的鑒定原則與基本方法進行分析，探討與鑒定環節密切相關的社交媒體文件歸檔中的時間問題，提出了社交媒體文件的部分鑒定、前端鑒定方式及其應用條件，并結合實際闡述了不同類別社交媒體文件的歸檔周期。

關鍵詞：社交媒體文件歸檔價值鑒定歸檔時間

作為網絡時代電子文件的特殊形式，社交媒體文件的歸檔工作已經在英美等發達國家全面展開。近年來，社交媒體文件的歸檔問題逐漸引起我國檔案界的重視，部分學者就國外社交媒體文件歸檔的政策內容、組織架構、歸檔方式及組織環境等問題進行了分析，部分省市的檔案館也已經對本館所發布的社交媒體開展了實驗性的保存工作。社交媒體內容龐雜，種類繁多，檔案部門在歸檔與保存時如何對其進行甄別，確保社交媒體文件的基本質量與利用效果，以及如何確定歸檔的周期，確保歸檔工作的連續性與規律性，是社交媒體文件歸檔活動中亟須解決的問題。

一、我國社交媒體文件的類別劃分

在闡述鑒定工作的基本原則與方法前，需要對社交媒體文件產生與歸檔的主體及客體進行分類。我國的社交媒體，依據馮惠玲教授的分類，大致有“創作發表型、資源共享型、協同編輯型、社交服務型、C2C商務網站”[1]五種類型。結合我國機關單位與檔案館平時在行使基本職能、進行業務活動以及與公眾互動時較多采用新浪微博與騰訊微信兩種社交媒體平臺的實際情況，筆者分別對社交媒體中的微博與微信文件類型作如下劃分。

（一）政務性社交媒體文件

政務性社交媒體文件包括與國家機關日常職能活動相關的微博與微信內容，分為政務微博、政務參與性微博與政務微信三種類型。

1.政務微博。國家機關在其日常職能活動中發布的與本機構業務相關的微博，這類微博的發布主體是本機關內部的信息化辦公室，而微博文件的采集與歸檔則由發文機關及該地區的公共檔案館聯合負責，由公共檔案館負責政策制定與技術指導，由發文機關具體實施歸檔工作。

2.政務參與性微博。個人、企業及社會組織利用微博行使公民基本權利、與國家機關進行互動時發布或評論且轉發的微博。政務參與性微博的發文主體包括企業、個人、非政府組織等，這類微博的歸檔同樣由本地區的公共檔案館統一負責。

3.政務微信。政務微信的性質與內容類似于政務微博，指機關職能部門在其日常職能活動中利用官方認證的微信公眾號發布的、與本單位業務相關的微信內容。二者的區別在于政務微信界面更為明晰，信息組織體現出明顯的結構化、體系化特征。政務微信的發布主體是本機關內部的信息化辦公室，發文機關與本地區的公共檔案館負責歸檔。

（二）區域記憶性社交媒體文件

區域記憶性社交媒體包括區域記憶性微博和區域記憶性微信。與政務性社交媒體文件不同的是，這類社交媒體一般不帶有政務性。區域記憶性微博與微信分別由新浪和騰訊官方認證的微博賬號和微信公眾號發布與城市物質文明、精神文明、社會記憶相關的內容。其發布主體一般是經過官方認證的社會團體、組織及個人，而歸檔主體一般為承擔本地區文化信息資源建設職能的公共圖書館。現階段，在對此類社交媒體文件進行保存時，僅歸檔由官方認證的、文章整體質量較高的社交媒體所發布的內容，在進一步觀察歸檔效果與質量后再逐步擴大歸檔范圍，以避免美國國會圖書館歸檔全部Twitter內容而難以開發利用的窘境。

二、我國社交媒體文件價值判斷的基本原則

“歸檔本質上就是價值選擇的過程”[2]，而價值理論指導下的鑒定工作則是檔案取舍的過程。鑒定工作是檔案管理中難度較高、主觀性較強的管理環節。相比真偽鑒定，決定檔案存毀與保管期限的價值鑒定工作主觀性更強。盡管位列檔案學界三大理論之一，檔案價值鑒定理論在實際工作中能夠給予檔案工作者的幫助十分有限，造成許多價值還未顯現的檔案被提前銷毀。20世紀90年代，特里·庫克和伊斯特伍德等加拿大知名檔案學者提出檔案的“宏觀鑒定”思想，強調檔案應體現文件形成的相互聯系，檔案的價值取決于社會結構。這一思想對北美地區檔案鑒定工作產生了深遠影響，并有效指導了加拿大政務檔案鑒定方案的制定，該方案中提到“統一鑒定標準；針對不同責任者、不同的工作職能部門制定具體的文件處置實施方法；依據機構不同職能對文件進行類別劃分；嚴格處理非法銷毀檔案行為”[3]等內容，明確的鑒定標準、嚴格的鑒定程序、始終以保護檔案信息資源為原則的鑒定態度是社交媒體文件進行鑒定時必須考慮的內容。

在我國現行檔案工作體制下，鑒定工作一般由機關單位檔案室完成，具有保存價值的檔案在檔案室保存一定年限后移交公共檔案館，沒有價值的檔案則予以銷毀。鑒定機構通常是根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》及地區、行業的檔案管理辦法制定本單位的鑒定制度，因此不同地區、不同機關的檔案室所采取的鑒定方法也不統一?；诖?，為了最大限度地對有價值的社交媒體文件實行長期保存，本文提出對社交媒體文件實行部分鑒定。部分鑒定，即對社交媒體文件進行類別劃分，對其中的一部分進行鑒定，而另一部分則無需鑒定、直接保存。部分鑒定原則的依據有三點：一是信息時代，云計算技術極大地提升了人們的存儲能力，打破了存儲的時空限制，在宏觀層面消除檔案保存的空間障礙不再是一個偽命題，因此對部分社交媒體文件不進行鑒定而直接存儲，在技術上具有很強的可行性。二是檔案工作中既有的鑒定理論和原則內容具有一定的模糊性和主觀性，操作性不強，對社交媒體文件進行歸檔后鑒定，其工作量必然成倍增長，即使是理論水平很高的專家組與經驗豐富的工作者也很難保證在面對如此巨大的鑒定工作量時不出紕漏，因此必須以更高效、更穩健的方式來解決海量檔案信息的鑒定問題。三是部分鑒定不代表完全不鑒定，鑒定的重點落在本文提出的政務參與性微博和區域記憶性社交媒體文件部分，這里利用的鑒定方法筆者將其定義為前端鑒定，即在歸檔行為之前利用一定的工具，制定特定的標準、列表來完成社交媒體文件的價值判斷，之后再進行歸檔。

三、我國社交媒體文件歸檔中的鑒定方法

（一）政務性社交媒體文件的部分鑒定

美國和澳大利亞國家檔案部門在社交媒體文件歸檔政策中分別以“與政府機構職能、業務相關性”為核心提出了四個判斷政務社交媒體文件的問題，如“社交媒體內容是否包含該機構政策、業務與職責的證據；這些信息是否只存在于社交媒體平臺”[4]以及“機構使用社交媒體是否產生了業務活動的證據；這些社交媒體文件是否需要被輸入文件管理系統中”[5]等。對于政務參與性微博，也可以使用類似的方法來進行判斷。基于上述定義的政務參與性微博概念與主題組織的形式，筆者也提出四個問題以幫助綜合檔案館進行價值判斷：第一，個人、企業、社會組織等發布者發布的內容是否與本地區具有影響力的、社會關注度較高的重要事件相關，這些內容集群是否能夠組成一個熱點話題以建構主題；第二，發布的內容是否與國家機關的基本職能或業務相關；第三，發布的內容結構是否規范（至少應有語義明確的文字表述），內容的是否合法，是否是作者合理合規的訴求、評論、參與；第四，發布的內容是否牽涉發布者或其他主體的隱私。綜合檔案館需要根據以上問題完成鑒定后再進行歸檔。雖然這樣的問題仍然帶有一定的模糊性，但是其中的客觀標準更為明顯，可以在很大程度上簡化鑒定工作，以一定的模糊性來換取歸檔的全面性，進而比較完整地保存社會記憶。

依據部分鑒定的原則，筆者建議政務微博與政務微信暫不進行鑒定，由各機關職能部門將本機關產生的政務微博及在歸檔范圍討論中提到的描述性信息一起歸檔。因為政務微博和微信的歸檔主體過于龐大，幾乎涵蓋了國家機關的所有部門，不同部門的文書工作人員知識水平與信息識別能力參差不齊，主觀的判斷標準難以統一。在歸檔主體泛在化的環境下，傳統的鑒定理論難以利用，若貿然進行文件存毀的選擇可能導致信息的永久丟失。機關發布的社交媒體內容普遍以文字和圖片為主，現有的云計算體系與異構數據庫系統可以完成對這些信息的全部存儲。

（二）區域記憶性社交媒體文件的前端鑒定

前端控制是檔案學界提出的針對電子文件質量控制層面的管理原則，指出檔案人員應參與到電子文件系統的設計和運維活動中，電子文件的質量控制應始于文件制作與生成時期，這樣后期的檔案管理工作才能夠建立在科學、完整的基礎上。在社交媒體文件歸檔的鑒定工作中，可以借鑒前端控制思想，在鑒定工作開展之前先行制定明確可行的鑒定標準和執行框架，并將鑒定工作向前推進到社交媒體的采集階段。這樣，在進行社交媒體文件的采集時，便可以依據相關標準重點關注符合標準的、日常發布內容質量較高的官方微博和微信公眾號，剔除那些更新頻率低、文章質量有限的官方微博和微信公眾號，有效降低鑒定工作的任務量與難度。因此，筆者建議對區域記憶性的微博與微信采用前端鑒定的方式進行價值鑒定。即在歸檔前依據微博與微信綜合影響力的定量結果制定歸檔的列表，由公共圖書館根據歸檔列表對其中列出的微博賬號、微信公眾號內容進行統一歸檔，列表還可以根據社交媒體平臺影響力的變化進行修正。清博大數據公司與清華大學新聞傳播學院研究團隊合作制定了關于微信與微博影響力的量化研究指標WCI（微信傳播指數）與BCI（微博傳播指數），可以成為歸檔列表制定的重要依據。以WCI指數為例，WCI指數以層次分析的形式確立，制定了2個一級指標（閱讀指數、點贊指數）與6個二級指標（日均閱讀量、篇均閱讀量、最高閱讀量；日均點贊數、篇均點贊數、最高點贊數）[6]，作為社交媒體文件價值判斷的定量依據，很大程度降低了傳統鑒定方式中的主觀干擾。然而，該指數體系在指標選取的科學性與指標的全面性上還有待實踐檢驗，因此應將其作為社交媒體文件歸檔價值判斷的依據之一。此外，還需要圖書館、檔案館及其他信息、情報研究機構對區域內WCI指數較高的公眾號按照政策標準和工具進一步篩選、刪定，完成歸檔列表的制定?；诖耍P者提出了如圖1所示的歸檔列表制定的技術路線。

（三）社交媒體文件的歸檔時間

傳統的紙質文件歸檔是由國家機關的文書部門在每年的上半年將上一年度積累的、具有保存價值的文件經過初步整理后移交給本單位檔案部門保管。然而，社交網絡的易變性與內容的易失效性決定著社交媒體文件的歸檔需要以更科學、靈活的時間進行。

1.政務微博、微信的歸檔時間。為了保證國家機關歸檔行動的統一性，同時遵循各機關政務信息工作的基本規律，筆者建議按照發文頻率的不同制定歸檔周期。這樣，職能相異、發文頻率差異較大的機關部門可根據地區公共檔案館的政策要求以及本機關的實際情況，對本機關發布的微博、微信進行歸檔，所有發文機關應以月為單位組織、整理本機關歸檔的社交媒體文件，完善文件之間的聯系，并于每年上半年隨紙質文件一并向本單位檔案部門移交，由檔案部門負責提供利用。

2.政務參與性微博、區域記憶性微博與微信歸檔時間。從發文的規律性來看，政務參與性微博的歸檔具有時間上的集中性和偶然性，相比之下區域記憶性微博和微信公眾號的文章發布有著更強的規律性，因此歸檔時間應當具有明顯的周期性。（1）政務參與性微博。應采用彈性時間，對具體的周期不作明確限定。檔案館工作人員首先應組織有價值的話題進而形成主題，再借助微博平臺發起的話題與歸檔工具對相關內容進行集中采集，按主題的形式進行組織，將每個主題看作一個整體性的文件集，完善主題的元數據。以年為單位進行進一步的統一整理與保存，以達到對本地區年度重要事件進行明確記錄的目的，完成整理后應及時向用戶開放。（2）區域記憶性微博與微信。上文提到區域記憶性微博與微信按列表進行歸檔，歸檔列表的制定意味著在歸檔時間意義上的工作簡化。由于列表中各認證微博及公眾號的發文頻率有差異，各級公共圖書館可以以周為單位對列表內的微博賬號及微信公眾號發布內容進行統一歸檔，按照一定的標引與著錄方法對收集的內容進行類別劃分與主題組織，并以年為單位進行總體性、回顧性的組織與整理，完成上述工作后應及時提供利用。

*本文為2016年國家社會科學基金項目“社交媒體文件的歸檔與管理標準體系研究”（項目編號：16BTQ093）的階段性成果。

注釋及參考文獻：

[1]孫洋洋.社交媒體在社會記憶建構中的介入機制探析[J].檔案與建設， 2015（3）：4-7.

[2]邢變變，孫大東.網絡信息歸檔的模式與方法研究[J].北京檔案，2016（2）：13-16.

[3]張姬雯，薛春剛.加拿大政務檔案的宏觀鑒定法[J].檔案與建設， 2002（5）：39-43.

[4]NARA.Guidance on managing social media record[EB/OL].[2017-1-5].

http：//www.archives.gov/records–mgmt/bulletins/ 2014/2014-02.html.

[5]National Archives of Australia. Social Media：An？ other Type of Commonwealth Record[EB/OL].[2017-1-5].http：//naa.gov.au/records -management/agency/dig？ ital/socialmedia/index.aspx.

[6]北京清博大數據科技有限公司.微信傳播指數WCI（V12.0）[EB/OL].[2016- 12- 01]. http：// www.gsdata.cn/site/usage#WCI.