建設工程檔案管理辦法淺析

馬婧

[摘要]隨著我國建設腳步的加快，國家對各地區的建設工程投入越來越多，市場競爭也日益激烈，工程項目質量不僅與我們的生活息息相關，項目質量的好壞還直接關系到工程的安全穩定以及建設單位的生存發展。在整個的項目建設過程中，建設工程檔案是其中的一項重要組成部分，檔案管理對建設項目的質量有著直接的影響作用，做好建設工程的檔案管理工作，提高檔案管理意識和水平，為工程建設保駕護航。

[關鍵詞]建設工程；檔案；管理

建設工程投入的人力、物力、財力往往都很巨大，而一個項目的完成，所獲得成果首先是建筑實體本身，另一個經常被人們忽視的就是建設工程的工程技術檔案，一份完整詳盡的工程檔案是對整個工程的概括總結以及建設過程的回放，對于工程來說是不可忽視的重要組成部分。但是由于檔案資料的瑣碎，整理起來十分耗時耗力，并且大部分整理工作是在工程竣工后進行，所以就更加不受重視。近些年了總有一些工程事故發生，造成了人員傷亡以及巨大的經濟損失，可是這些工程事故發生的原因如何查找，建設過程如何還原，怎么來認定事故責任，這些問題都需要有合理合法的依據來解決，而工程檔案恰是最好的原始證據。因此，應當從新定位工程檔案在建設工程中的地位和作用，切實做好檔案管理工作，以促進工程質量的提高，降低工程糾紛的損失。

1.建設工程檔案對于工程建設的重要性

1.1建設工程檔案是工程的重要組成部分

建設工程檔案是在工程項目立項審批階段就已經產生的，它伴隨著工程的實施而逐漸增多完善，因此建設工程檔案與工程是密不可分的，我們在工程開展之初就應當做好工程檔案的管理工作，類似于施工材料的相關信息，在材料進場前要詳細記錄好材料的出廠合格證明，材料的抽查檢測記錄，確保材料符合質量要求，在材料使用過程中，用量、配比等也是很重要的數據，貫穿于工程建設的全程，這些都是工程建設的重要參考和依據，對于工程順利竣工有著十分關鍵的推動作用。

1.2建設工程檔案是工程質量的真實反映

隨著科學技術的發展，對工程質量的要求審核手段也是越來越規范化、科學化，并且對質量的要求也是越來越高，在當前建設工程推行精細化管理的環境下，對于項目工程質量的評定更是推出了一系列的評價體系，并在不斷的完善，我們的評價體系不再像以往一樣憑經驗憑主觀意識來判斷，而是形成了以圖紙、數據為準的體系標準，對于工程的施工以及竣工審核也不是只去現場走走看看就可以過關，而是要形成完整的檔案資料作為依據，將指標量化進行分析，對建設工程的質量進行綜合的評價。從某種意義上講，建設工程檔案能夠真實、直接的反映出工程的實際質量，并且我們在評價工程時必須以工程檔案為主要評定依據。

1.3建設工程檔案管理是保證工程質量的重要手段

一個項目從立項之初就需要對相關資料進行整理和歸納，而這個工作會貫穿項目建設的全過程，立項、審核、報價、設計、各項支出、施工流程、所用設備、材料、施工環境等一切關于工程建設的各種形式的資料都需要詳細文件記錄在案，并且這也是項目管理單位對施工單位明確的一項管理責任，必須要做好工程檔案的管理工作，提高責任意識；要求工程檔案管理要有專人負責，跟蹤管理，項目管理單位定期對檔案工作進行指導和完善：在項目工程竣工后盡快進行檔案的預驗收工作，確保檔案質量符合要求后進行竣工驗收，待確定檔案資料合格后將其上交檔案管理部門。做好檔案管理工作對于工程中可能發生的隱性失誤、疏漏能夠起到查漏補缺的作用，及時發現問題解決問題，以避免工程出現不可挽回的差錯，造成糾紛，也能夠有效預防工程事故的發生，消除質量隱患。

2.建設工程檔案的特點

2.1技術含量高

建設工程項目本身涉及到很多建設技術，不同的領域交融合作，工程檔案是多種技術與成果的有機結合，并且建設工程項目文件的收集和整理工作也是一項技術性很強的工作。

2.2涉及的領域廣

建設項目的檔案涉及到的領域十分廣泛，比如規劃、經濟、政策、環保、土建、水電、供熱、設計等多個領域的專業性文件，這些都是檔案的重要構成：另外對于形成文件的部門涉及面也十分廣泛，建設、施工、監察、勘探、城市規劃、土地管理、環保等等，這些都是客觀存在，不可或缺的。

2.3載體的多樣性

紙質載體是工程檔案的主要記錄形式，包括文件、圖紙，另外還有錄音、錄像、攝像、磁盤、光盤等載體形式，隨著科技的發展，電子數據的應用也越來越多，以其便捷性、易存儲性、時效長而普遍應用，已經成為工程檔案存儲的一種重要形式。

2.4文件數量龐大

建設工程項目的工程文件數量十分龐大，一般項目的文件有百頁、千頁，大型工程的文件甚至有萬頁到幾十萬頁，如此龐大的歸納整理的工作量，對檔案分門別類、編制案卷都是十分有難度的。

3.做好建設工程檔案管理的措施

3.1加強檔案管理思想意識，提高檔案管理人員素質

一直以來檔案管理工作不受重視，從上層領導至檔案管理人員的檔案管理意識淡薄，再加上工程施工隊伍流動性大，人員變更比較頻繁，沒有設置專門的檔案管理人員，導致檔案管理松散，文件流向不清，與各單位之間也欠缺溝通，資料不齊，檔案管理的工作落不到實處，常常到工程竣工的時候才想起來整理檔案，這些問題都是需要引起管理層重視的，要從上至下改變觀念，切實抓好檔案管理工作，加強檔案管理的法制教育，配備專業的檔案管理人員，要對檔案管理工作負責，熱愛本職，具有較高的法律意識和檔案管理的專業技能，同時還要具備土建、水、暖、電等相關的專業技術知識，能夠真正做好檔案的管理工作。

3.2確保檔案的完整性

工程檔案是工程質量檢測的重要依據和憑證，因此要保證檔案的完整性，相關文件資料要保留齊全，要保證檔案的真實可靠。工程建設是一項長期的、持續的過程，要做好工程的檔案管理工作，要在工程的準備階段、施工階段、竣工階段這三個階段中做好檔案的整理與存儲，控制好這三個階段的工作，基本上就可以保證檔案的質量。

3.2.1工程準備階段：此階段的檔案管理主要是項目報建的程序以及設計資料。報建程序按照國家規定的程序進行，設計資料的重點在于施工圖紙設計檔案的質量控制，檔案管理人員要清楚各個設計院的特點，做好相應的校驗工作，以確保圖紙準確無誤。

3.2.2施工建設階段：施工是項目具體實施的階段，本階段的檔案質量控制是直接關系到工程質量的關鍵環節，這一階段的檔案管理工作重點在于控制材料、設備的質量，工序的形成、實施，施工管理文件。首先對于廠家質量檔案的管理要基于施工設計圖紙的要求，把握住應采購貨物的具體情況，進行對比匯總；其次要嚴格規范、審核采購合同，一切采購以合同為標準和指導：再次要查驗廠家質量文件的真實性和完整性：第四校驗所有的資料是否符合歸檔的要求，填寫是否清楚，簽章是否齊全。

3.2.3竣工階段：竣工審核是對工程的總體評價，對工程質量的審定，由此可見該階段的檔案管理的重要性，首先在竣工預驗收時要對檔案資料進行自查，檢查是否有疏漏之處：其次竣工驗收時檔案管理部門以及質檢單位要對工程項目的檔案資料進行抽查，嚴格執行竣工驗收制度，保證檔案的質量。

4.總結

通過對檔案管理的重要性以及檔案管理的特點分析，我們知道了檔案對于工程質量的不可忽視的保障、促進作用，因此我們要做好工程建設的檔案管理工作，真實記錄下工程的每一個環節，并將此長久保存下去，這些不僅是一個工程的書面體現，更是寶貴的建設經驗，為今后其他的建設工程提供有價值的參考，保證工程質量更上層樓。