英語商務信函的書寫策略

摘 要：本文探討英語商務信函書寫中出現的問題及解決的途徑，旨在培養學生掌握英語商務信函的書寫特色， 提高英語商務信函的書寫能力。

關鍵詞：英語商務信函；書寫；策略

1 英語商務信函的寫作意義

隨著世界經濟的快速發展和全球一體化進程的加速，英語商務信函扮演著越來越重要的角色。在快節奏的現代商務活動中，寫作商務信函最直接的目的就是進行有效的溝通和交流。它是國際商務往來最常用的聯系方式，也是對外貿易活動的載體。寫出一份準確嚴謹、簡潔明了、規范得體、彰顯個性的英語商務信函不僅能夠促成交易的達成，而且可以發展同客戶的良好關系，以及達成新的業務方面起著積極的促進作用。

2 英語商務信函書寫常出現的問題

2.1 詞匯錯誤

在商務英語信函的寫作中，同一個詞匯在商務中具有完全不同的含義。 “credit “本意“信譽、聲望”，在商務中“信用證”。“offer” 提供，在信函中"報價”。Promotion “提升“，在信函中”促銷“。Confirm “證明”，在信函中“保兌”。在信函寫作中，不要用其他詞代替信函中的意思，嚴格遵守它的含義。

2.2 詞匯陳舊

隨著時代的發展和進步，商務英語詞匯的規模在不斷擴大。國際經濟的快速發展和計算機技術的高度發達，許許多多商務英語詞匯應運而生。“a going concern，” 盈利企業。”a leap in the dark “ 冒險舉動。這些新的商務詞匯的出現，為商務英語信函的交流提供了便利。在寫作中，要不斷地跟上時代的發展，與時俱進，更新詞匯，保持商務信函的新鮮度，與世界接軌。

2.3 主動語態多

在商務信函中，被動語態使用較多。為了使信函的表達準確無誤，嚴謹周密，不引起歧義，提高交流的效率，使用了大量的被動語態。主動語態是表示主語是謂語動作的使動方的語態，信函中有時動作的參與者和發出者是誰不清晰，主動語態使用較少。

3 解決途徑

3.1 書寫層面

（1）大寫

在英語產品介紹信函和產品推銷信函中，為了給讀者留下深刻印象達到過目不忘，產品名稱的所有字母大寫。In the brochures， MOUNTAIN 10 is very useful for the kitchen.另外，為了突出產品特點，吸引客戶眼球，使讀者快速抓住重點，迅速做出決定，交易馬上達成，表達產品特點的詞組所有字母也大寫。CONVENIENT AND ECONOMICAL .

（2）逗號

在英語商務信函中，逗號使用較多。逗號用在復句內各分句之間的停頓，用逗號隔開表達了不同的意思，又糅合在一個完整的句子里，避免意思含混不清，幫助讀者正確理解信函內容，順暢做成交易，避免誤入歧異。

（3）冒號

在英語商務信函中，冒號的使用常用來引導下文。Quantity： 1000cases. Payment ： by L/C.商務信函需要用簡潔明了的語言表達內容，冒號引導下文節約了字數和空間，讀者簡易輕松理解大意，快捷抓住內容核心，節省了時間，方便了業務。

3.2 詞匯層面

（1）古詞

在英語商務信函中，古詞的使用具有鮮明的文體特點-莊重、嚴肅、正式。We hereby mail one catalogue.恰當使用英語古詞提升整篇信函的莊重性和嚴肅性，英語商務信函代表企業或公司的形象，商談業務涉及企業之間巨大的經濟效益，嚴肅認真的態度是商務信函必備的態度，古詞的使用表明了其特點。

（2） 數詞

在英語商務信函中，準確的數字對于雙方貿易上的交往成功非常關鍵。A discount 5%.數字的使用不能有半點馬虎隨意，否則會造成重大經濟損失和虧本，有時直接影響到公司的聲譽，產生法律糾紛。

（3）形容詞

在英語商務信函中，積極樂觀的詞可以給客戶帶來身心愉悅之感。快樂高興的心態對于商務交往非常重要和關鍵。順利達成交易和成功奠定業務基礎為未來的貿易往來打下了牢固的基礎。Glad， excited， suitable， convenient， pleased.這些詞對商務交易達成起著積極的作用。

3.3 句法層面

（1）虛擬語氣

在英語商務信函中，良好的溝通和交流非常重要，保證了整個商業業務流暢進行和運作。使用虛擬語氣委婉含蓄，商討交流的余地較大，對方容易接受。If you could consider， I would appreciate it.這樣的交流語氣，有利于維護雙方的合作關系和保持良好的友誼。

（2）被動語態

英語商務信函被動語態使用較多。Your goods has been delivered to another company.它是商務業務往來通信， 表達上需要準確和規范；措辭和語氣上需要禮貌委婉，嚴謹周密。信函涉及雙方權利和義務，可作為解決雙方爭端的法律依據。

（3）復合句

英語商務信函對簡潔性和嚴謹性都有一定的要求，為了保證嚴密的邏輯性和信函的正式性，信函需要復合句As this falls within the scope， we are desirous to establish relation with B.復合句結構復雜，表達嚴謹周密，商務信函中，復合句使用較多。

3.4 語篇層面

（1）省略

英語商務信函具有“節約經濟”特點，雙方繁忙的業務交往需要快捷簡潔交流，為了避免繁瑣，信函中常用省略。同時盡速突出新的商務信息，緊湊銜接語篇。We hope this shipment will be examined by more（shipment ）.

（2）重復

重復指某個語言成分多次出現的現象。在英語商務信函中，為了突出致函方的意圖，加深閱讀者對這一主題的印象，希望對方引起關注和重視。We have trouble in shipment.the trouble is the cargo.

（3） 連接

在英語商務信函中， 表示時間、因果、轉折、遞進、并列、條件等連接詞的使用體現了信函的邏輯性和連貫性。這些連接詞的前后關系非常緊密，巧妙銜接前后兩部分內容，讀者清晰知道信函內容，有效提高了信函語篇的粘結度。As soon as， as， therefore， when， where， so that 等。

4 結束語

作為當今社會活動不可缺的一分子，英語商務信肩負著建立貿易關系、溝通商務信息、塑造商務形象的社會職能。它代表公司形象，是公司的臉面，是企業對外公共宣傳關系中的重要手段，對于公司樹立良好的形象極為重要。希望寫作策略的研究使英語愛好者能夠深入了解其特點，學習寫英文商務信函，提高英語寫作能力，增長見識，開闊視野，更好服務于經濟社會。

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4.張學芳.基于商務英語的語言特點談商務英語翻譯技巧[J]. 才智，2014，7（21）： 271-272.

作者簡介

劉宏杰（1966-），女，吉林，碩士學位，漢族，北京信息職業技術學院，副教授，英語語言學。endprint