發揮檔案信息資源作用的思考

朱麗霞

摘 要：檔案事業在不斷發展，現在有很多的信息資源都離不開檔案信息，檔案信息關系著國家的機密和個人的基本信息，但是現在有很多的檔案信息資源并不完善，出現了很多的問題，檔案信息的利用首先就要學會將檔案信息進行整理歸檔，這樣檔案信息在利用的時候才可以事半功倍，讓人們對檔案行業的發展充滿信心，因此一定要重視檔案信息的作用，將檔案信息合理利用，為人們做出更多的貢獻。

關鍵詞：檔案信息；資源；利用

檔案信息在人們的生活中起到的作用是非常大的，檔案信息作為社會資源的一種，可以被人們廣泛的利用，檔案作為一種文化越來越受到人們的重視，現在有很多的檔案信息資源，檔案事業的發展對人們來說是非常重要的，檔案研究人員應該對檔案資源進行研究，讓檔案資源可以更好的為人們服務，將檔案信息與現代化建設結合起來，培養檔案人才，我檔案事業做出我們的努力。

1 發揮檔案信息的重要性

檔案信息的利用就是將檔案從靜態到動態的一個過程，檔案從性質上來劃分可以劃分為兩種，一種就是動態的檔案信息，一種就是靜態的檔案信息，這兩種檔案信息之間的轉化就是檔案資源被利用的一個過程。檔案如果在檔案管理存放，那么檔案信息就是靜態的檔案信息，如果檔案是被人們拿出來利用，這時的檔案信息就是動態的檔案信息，檔案信息的利用就是轉化的一個過程，檔案的價值就是在轉化的過程中被利用的，這個利用的過程，可以發揮檔案資源的作用，讓檔案信息資源產生應該有的價值，這才是檔案資源存在的目的。檔案資源的價值主要體現在三個方面：首先，檔案資源只有在被利用的時候才能夠體現它的價值，這種價值是潛在的，是看不見的，如果沒有人去挖掘，那么檔案信息就是沒有價值的，沒有被利用的檔案資源就不能夠被稱之為是信息資源，他只是一個不同的檔案，只有被利用才能夠稱得上是信息資源，這時的檔案是有價值的，但是在人們的主觀意識中極容易分辨不清檔案資源和信息資源的關系，混為一談，只有正確區分這兩者之間的關系，才能夠發揮檔案的作用。其次，檔案信息資源的存在是國家發展的根本要求，如果一個國家沒有檔案資源，那么這個國家就是一個沒有歷史的國家，一個國家的發展史是通過檔案記載的，最后，信息的公開化也要求國家應該大力發展檔案事業，檔案應該對廣大人民群眾開放，便于查閱相關的信息，取之于民，用之于民，這樣讓人們獲得信息的途徑更加變便捷，伴隨著社會經濟的發展，互聯網科技的發展，人們獲得信息的途徑增加，資源也在不斷公開，在大趨勢的引導下，就要求了我國檔案資源必須要公開化，將現有的信息進行整合，發揮檔案資源的優勢，隨著信息化的腳步發展，讓信息化帶動檔案事業的發展。

2 開發檔案資源的意義

2.1 對檔案事業有著決定性的作用

檔案事業的發展就是檔案信息資源合理的開發和利用，現在的檔案信息已經被人們利用，檔案工作的內容也在不斷豐富，檔案工作就是在人們對檔案有需求的時候，人們如何對檔案使用人員服務，檔案工作在檔案事業的發展中起到關鍵性的作用，檔案工作者要利用自身的知識為前來尋找信息的人服務，做出引導，因此，檔案工作者要對檔案信息有著詳細的了解，這樣前來尋找信息的人才能夠享受到檔案工作人員為他們做出的服務，檔案工作者還要對檔案利用者的需求做調研，了解檔案需求的種類，可以搜集相關的信息，更好的為人們服務。

2.2 是文化發展的需要

檔案已經成為文化的一部分，國家對檔案文化是非常重視的，因為檔案文化記錄著我國的發展史，現在的檔案事業在我國文化事業的發展中起到關鍵性的作用，是文化發展到一定程度的產物，檔案館就是這種文化的聚集地，檔案信息資源的開發利用使文化資源得以傳承，讓文化事業得到更好的發展。

3 檔案信息資源存在的不足

3.1 館藏不豐富、結構不合理

首先，由于歷史方而的因素，我國檔案館的工作對象偏重于機關單位，館藏檔案主要為文書檔案和少量的財務檔案、科技檔案、特色檔案、名人檔案、聲像檔案，而實物檔案寥寥無幾。這種館藏結構無法充分全面地反映豐富的禮會發展過程。

3.2 標準體系尚未全而建立

檔案信息資源的開發必須在統一的技術體制和標準下進行，這是實現檔案信息資源利用和共享的基礎。由于檔案信息資源開發利用缺乏相對統一的標準，加上開發方法不統一，檔案信息資源開發利用存在著規范性和惟一性不強、各自為政等問題，沒有很好地依據標準進行數據源建設，使人與人之間、人與機器之間以及機器與機器之間、系統與系統之間不能夠無障礙、不失真地進行溝通和交換信息，檔案信息資源在互連、互通、互操作方而存在明顯問題.直接影響其作用的發揮。

3.3 檔案工作者的素質偏低

在檔案信息資源開發利用工作中，檔案工作者自身的素質、文化素養、業務技能的高低直接影響檔案利用的效率。隨著辦公自動化的應用和普及，使文件的起草、修改、打印、審批及發布更多地借助于互聯網實現。文字的、聲音的、圖像的或數據的檔案信息的收集、整理、加工、存儲、轉換、傳播等都需要檔案工作者具有一定的網絡知識和技能以提高工作效率，從而使檔案信息資源在當今社會發展中發揮更大的作用。

4 檔案信息資源開發利用的對策

4.1 加強檔案資源信息化建設

要想提高檔案信息開發利用的效率，就必須加強檔案資源信息化建設，對檔案信息的存儲、檢索采用現代化的管理手段。各單位要努力創造條件，實現檔案信息工作的現代化，以高新技術為支撐的服務手段，建設檔案信息數據庫體系，努力實現基礎業務工作的計算機管理，提高檔案信息資源利用率。

4.2 提高檔案人員隊伍的綜合素質

加強教育，使廣人檔案工作者解放思想、更新觀念。開發檔案信息資源，首要的是從事這項工作的人必須形成現代管理意識，樹立一種為禮會服務、為經濟發展服務的思想要努力把握檔案工作的方向，積極探求開發檔案工作的新途徑。

4.3 做好檔案信息資源利用中的保密工作

檔案信息的公開并為人們利用是社會發展的需要，但深入開發利用檔案信息資源，加快檔案信息化建設的同時，也應該做好檔案信息的保密工作。開放利用必須經過嚴格的審查，特別是涉及國家政治、軍事、科研、經濟等檔案，更要加強領導和管理，確保檔案信息的安全。

5 結論

檔案信息資源的開發和利用對整個社會的經濟發展都有著重要的意義，尤其是對文化事業的發展，檔案也是一種文化，只有檔案文化發展的好，才能使文化更上一層樓。檔案信息資源要利用好就要對檔案信息本身進行優化，加強對檔案信息資源的整理，還要提高檔案工作者的素質，為檔案需求者服務，建設一支強大的檔案隊伍，為國家的政治和經濟做出更大的貢獻。

參考文獻

[1]梁安妮.拓撲視野下的檔案信息傳播研究[D].廣西民族大學，2015.

[2]梁麗婷.網絡環境下檔案信息服務創新研究[D].安徽大學，2013.