淺談基層單位如何開發檔案資源和做好檔案管理工作

曹保

摘 要：結合實際，針對基層單位如何開發檔案資源和做好檔案管理工作進行了論述。

關鍵詞：基層單位；開發檔案資源；檔案管理

1 開發檔案信息必須樹立服務意識

為經濟發展、社會進步、構建和諧社會服務，是檔案工作的根本出發點和落腳點。只有搞好服務，基層檔案工作才能創造更大的發展空間。因此，基層檔案工作要做到“三個必須”。

1.1 必須樹立服務意識，明確服務是檔案工作的根本宗旨，一切檔案的保管與保護都是為了利用服務。

1.2 必須緊跟中心全力服務，基層單位的檔案部門要及時了解和掌握本單位中心工作、主要業務工作的內容和進度，緊緊圍繞中心工作和主要業務工作開展檔案收集、管理和服務，做到中心工作和主要業務工作開展到哪里，檔案工作就跟進到哪里、服務到哪里，充分發揮檔案的作用。

2 開發檔案信息必須發揮主觀能動性

檔案信息以“動態”形式來源于社會實踐，又以“靜態”形式存貯于檔案部門，人們獲取和保存檔案信息的目的，不是以完成由“動態”到“靜態”的轉變為終點，而是利用檔案信息為社會服務才是其根本出發點。發揮主觀能動性，按照科學的方法把大量的檔案信息由存貯的“靜態”形式轉化為現實信息，投放到社會中去發揮經濟效益和社會效益，就是檔案信息的開發過程。檔案信息開發工作，必須以社會環境對檔案信息的需求為依據。要滿足這種要求，檔案工作者必須充分發揮主觀能動性，改變傳統的提供利用方式，實現創造性的開發。目前，檔案事業自身的發展及社會環境對檔案信息的需求，為檔案部門發揮主觀能動性、表現創造力提供了條件和機會。只要我們不失時機地開發檔案信息，實現人們獲取信息的根本目的，就會給社會帶來效益，給檔案事業注入新的生機和活力。

3 開發檔案信息必須創造開發條件

開發檔案信息必須依賴于一定的物質基礎。檔案部門如果沒有檔案作為物質基礎，發揮主觀能動性、開發檔案信息將是一句空話。檔案部門必須通過多條渠道，采取多種辦法收集、存貯大量而豐富的檔案作為物質基礎，為開發檔案信息、服務社會所存貯的大量檔案信息不可能自動發揮作用，要使檔案信息得到發掘，變“死”材料為“活”信息，就要求檔案部門既要具備傳統的檢索工具，又要以最快的速度向現代化檢索手段邁進，這是大力開發檔案信息的客觀要求。在開發檔案信息過程中，檔案工作者必須尊重客觀規律，增強科學的開發意識。必須分析室藏內容，研究室藏結構，從中找出其規律性的東西，使檔案信息開發工作建立在尊重客觀規律的基礎之上。

4 開發檔案信息必須探索有效途徑

檔案部門如何將大量而豐富的館藏信息開發出來，為社會主義現代化建設提供有效服務，是檔案部門面臨的重要任務。我們既要根據檔案室所存檔案信息的數量、內容等來考慮開放方式，又要根據檔案部門的實際能力，采取不同的開發對策。首先，系統開發。一個檔案室所存檔案，從宏觀上看，它具有反映一個單位全面情況的相對整體性；從微觀上看，它又具有反映某一方面情況的多類性和層次性。在開發檔案信息過程中，我們注意分析、研究，進行系統設計、組織實施，以發揮信息最大效益。其次，定項性開發。就是根據某一項工作的要求，對檔案室信息的部分開發。實踐證明，某一項工作搞好檔案信息的定項性開發，是符合現代化信息管理準確、適用、經濟的總體要求的。最后，尋求合作。聯合開發前，檔案部門的人力、財力等是有限的，要大力開發檔案信息必須積極尋求與開發檔案信息有關的某些力量，密切合作，共同開發。實踐證明，尋求合作，解決了檔案部門力量弱的實際問題，增強了開發能力，擴大了信息開發量，能夠使檔案更好地為社會服務。

5 人事檔案管理創新措施

5.1 更新基層事業單位領導的檔案管理觀念

檔案的綜合管理屬于現代化管理的一個重要組成部分，雖然它只是單位管理的一個輔助部分，但是基層事業單位領導在進行決策時，都以它為依據。因此，這就需要基層事業單位中的各級領導不斷更新自己的管理觀念，逐步提高對檔案管理工作的認識，改變傳統的檔案管理模式，使檔案管理從單純的收集、整理紙質資料變為利用計算機網絡化對檔案進行管理中來，使檔案在基層事業單位領導科學決策與整體信息化建設中的作用得到充分發揮。只有領導大力支持檔案管理的創新，并通過檔案管理人員的努力與學習，才能夠早日實現基層事業單位檔案管理的創新。

5.2 完善相關標準、法規與政策

檔案管理的依據是統一的標準，在基層事業單位檔案管理的過程中，統一的標準能夠推動標準化工作的開展。相關的制度、法規與法律為檔案工作的開展提供了法律依據，促進檔案信息資源的開發與利用。因此，在基層事業單位檔案管理信息化的過程中，基層事業單位要制定統一的檔案管理標準，如果在檔案管理中出現了問題，就可以以此為依據進行處理。

5.3 大力推動網絡設備建設

網絡設備建設是基層事業單位檔案管理信息化的基礎。現階段，基層事業單位都普遍建設了微機局域網，但是微機局域網的建設起點相當高，它的建設不僅要能夠滿足內部信息交流的需要，而且需要配備打印、拷貝、掃描等系列化的配套設備來進行信息的輸出利用。因此，基層事業單位在創新檔案管理的過程中，要大力推動網絡設備的建設，并連接各方面的資源，滿足微機局域網建設的需求，推動檔案管理信息化建設的發展。

5.4 加大對檔案管理專業人才的培養

現階段，隨著信息化技術的發展，尤其是網絡技術的普遍應用，傳統的檔案管理模式也得到了改變。傳統檔案管理模式的改變要求管理人員能夠在網上完成統計、借閱、檢索、編目、整理、收集等工作。在現代化檔案管理的工作過程中，要求檔案管理人員不僅具備檔案管理的專業知識，而且要擁有良好的計算機網絡知識運用以及操作能力。所以，要大力加強對檔案管理專業人才的培養，以適應飛速發展的信息化社會發展需求。