淺談醫院檔案的管理和利用

孟晶

摘要：檔案保存的目的是為了提供利用。利用是為了查找有利用價值的憑證和依據。開發和利用檔案信息資源，是為了使檔案在工作中能更好地發揮檔案的利用價值。以往工作中存在著檔案利用的傳統化和被動服務，直接影響著檔案的提供利用，也嚴重影響著檔案信息資源的開發和檔案事業的健康發展。檔案利用是檔案工作的出發點和根本目的，如何做好檔案的提供利用，發揮檔案的利用價值，本文進行了探討。

關鍵詞：醫院檔案；管理；開發；利用

1醫院檔案管理的特點

1.1醫院檔案管理具有綜合性

當前我國醫院檔案都是由檔案室進行管理，其涵蓋的內容較多，存在著各種載體的材料，而且文件的來源具有多樣化的特點火，不僅包括各種規定性、政策性和指導性的文件，而且還包括與其他單位往來的文件，一些編史修志的材料也屬于檔案室統管的范疇。

1.2醫院檔案具有內容上的專業性

醫院作為醫療服務性機構，其業務主要以醫療工作為主，這也決定了醫院檔案具有較強的專業性特點。醫院檔案多為醫療工作中產生的，是對醫療工作的真實反映，其所記述的內容具有較強的專業性。

1.3醫院檔案管理具有相對的保密性

醫院檔案具有較強的業務性及保密性，其最終目的是為了能夠有效的利用，但當前醫院檔案開放程度還不高，主要為本院的工作人員提供利用，缺乏深層次的服務。

1.4醫院檔案管理具有階段性

由于醫院具有較多的行政管理科室，這就使其產生的材料具有明顯的分散性，醫院為了確保某一時間段內的文件材料具有一定的系統性和連續性，則在檔案管理工作中往往會在一定時間內對所形成的文件材料進行整理，這就使醫院檔案具有一定的階段性特點。

2醫院檔案開發利用的具體策略

在醫院管理工作中，檔案管理作為其中非常重要的組成內容，通過加強醫院檔案管理工作，可以有效的確保醫院工作質量和效率的提升。特別是在當前醫院服務模式發生轉變的新形勢下，醫院檔案的開發利用越來越受到重視，通過對醫院檔案的開發利用，可以更加提高醫院的業績和管理水平，為醫院健康、有序的發展奠定良好的基礎。

2.1加快醫院信息化建設

在當前醫療衛生事業快速發展的新形勢下，對醫院檔案提出了信息化建設的要求，通過醫院檔案信息化建設，可以更好的對醫院檔案管理進行規范，有利于醫院檔案管理水平的提升。特別是在當前醫療業務快速發展的情況下，檔案作為重要的信息資源，對其進行開發利用變得越發重要。而且醫院內電子病因及辦公自動化的實現，更加快了醫院檔案管理信息化的進程。醫院檔案作為重要的信息資源，其在為廣大醫務人員提供豐富的信息資源的同時，也為醫院管理人員提供完整、可靠的原始數據，為其決策過程中提供重要的參考。這就需要加快醫院檔案信息化的建設工作，從而打破醫院檔案利用上的各種局限性，使醫院檔案更具開放性，確保醫院檔案服務職能的轉變，使其能夠更好的為醫院的醫療、教學和科研等業務提供優質的服務。

2.2進一步完善醫院檔案的管理制度

檔案信息化建設的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規范化。目前雖然已有一些標準規范出臺，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發展，制約著信息交流的范圍和程度直接影響著檔案信息化建設的步伐。促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

2.3完善檔案信息資源的管理

隨著現代科學技術的發展，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質檔案高出許多倍。利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。

長期以來，醫院在檔案管理方面往往偏重于病案檔案的管理，而對文書檔案未予以足夠的重視，沒有專門的、統一的管理標準，各醫院大多數根據自己的理解和實踐進行管理，致使各醫院檔案的整理、收集等工作存在較大的差異，而且具有形式多樣的特點。由于室藏結構的科學性和合理性會直接影響到檔案儲藏的質量。因此，要有針對性地拓寬有價值的檔案歸檔范圍，優化室藏檔案種類、數量，去粗取精，去偽存真，確保收集和儲藏的檔案完整、有價值、可利用性。同時，檔案集中統一管理，配置信息系統管理設備，把檔案資源建設成為綜合的信息庫，是醫院檔案發展的客觀要求。建立規范制度，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，提高檔案管理水平，發揮檔案應有的作用，為檔案的提供利用創造有利的條件。

2.4提高檔案管理人員素質

檔案管理工作中對于技術性和專業性具有較強的要求，這就需要配備專業的檔案管理人員和檔案管理機構。但在當前我國大多數醫院中，由于對檔案管理工作重視度不夠，并沒有設置專門的檔案管理人員，多是由醫院辦公室人員進行兼任，這就導致檔案管理人員缺乏專業的檔案知識，再加之平時培訓的進修機會較少，從而導致當前醫院檔案管理人員素質和管理水平普遍偏低，無法與當前檔案管理的需要有效的適應，而且在檔案管理工作中缺乏創新意識，不能順應時代的發展趨勢。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。

3結語

檔案管理具有較強的專業性和系統性，特別是對于醫院檔案管理工作來講，更需要對每一道程序和每一個環節進行嚴格把關，進一步對醫院檔案管理制度進行完善，加快檔案管理人才隊伍的建設，這樣才能打破傳統檔案利用的束縛，在檔案開發利用工作中進行不斷創新，使檔案更好的發揮出自身的憑證和依據作用，確保檔案管理的標準化和規范化，為醫院的健康、有序發展奠定良好的基礎。endprint