高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀及對策

劉常煒

【摘 要】信息時代對高職院校的檔案管理工作提出了新的要求，本文在分析高職院校檔案工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上提出了優(yōu)化檔案管理工作，加強檔案管理隊伍建設(shè)的若干建議。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理；現(xiàn)狀及對策

在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，高職院校的日常工作漸漸的走向信息化、規(guī)范化，日常辦公、教學等活動都是通過電腦進行，產(chǎn)生了大量的電子文件。大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息管理不僅需要多個學科的知識融合，還需要多個部門之間的相互配合。在如此復雜的背景下，要做好檔案信息資源的建設(shè)與共享，對于檔案管理工作提出了更高的要求。近年來高職教育快速發(fā)展的同時，帶來了高職院校檔案管理工作的諸多問題。比如，很多高職院校都是通過多個中專學校合并成的，之前每一個學校都有自己的管理方式與特色，導致整合之后檔案管理沖突現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)檔案管理面臨難以統(tǒng)一規(guī)范管理，檔案的服務功能難以實現(xiàn)。

1 現(xiàn)狀分析

1.1 部門間信息系統(tǒng)無統(tǒng)一標準，不互通

當前多數(shù)高職院校的各個業(yè)務部門的信息資源管理基本是從自身需求出發(fā)，沒有全局統(tǒng)籌與規(guī)劃，信息共享無法實現(xiàn)。另一方面，各部門之間的數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一標準，系統(tǒng)的數(shù)字格式、 結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，導致信息的不兼容， 資源共享的瓶頸出現(xiàn)。各部門信息系統(tǒng)管理各自為政， 導致了檔案信息重復開發(fā)、建設(shè)，人力、物力、財力的浪費無法避免，有時個別部門存在占有信息的心理也導致信息無法共享。

1.2 檔案管理人員水平參差不齊

檔案管理人員的基本要求是能夠有效地管理檔案館的各項業(yè)務，主管人員要求具備高級及以上專業(yè)技術(shù)任職資格條件，在檔案業(yè)務素質(zhì)和檔案學術(shù)科學研究上具有一定權(quán)威和成果。但是目前高職院校的檔案管理人員以及部門的負責人大多來自學校的其他部門，不是專門的檔案管理專業(yè)科班出身，有的甚至只是兼職管理檔案人員、實習人員或臨時編制的工作人員。他們不具備檔案專業(yè)的知識和水平，會使檔案管理工作任務的完成造成障礙。

1.3 檔案管理的數(shù)字化建設(shè)需進一步加快

信息時代，數(shù)字化技術(shù)由于其經(jīng)濟、方便等特點將紙質(zhì)的文本文件取代已成為趨勢，數(shù)字化檔案損耗少，查找利用率高。但部分高職院校的檔案管理工作中實現(xiàn)數(shù)字化管理的相對還比較少。一些高職院校的行政人事檔案、學生的學籍資料還是以紙質(zhì)文檔為主，在查找時需要檔案管理人員在檔案庫房花費很長時間，造成工作效率底下。

1.4 檔案意識不強，普及度不高

很少有高職院校特別重視檔案工作，比如在校園進行檔案基礎(chǔ)知識的宣傳等，師生不了解檔案對子的的作用和意義，造成其檔案意識不強，在獲得獎勵和成果時沒有承擔起很好的保管責任，不能及時將證書原件歸檔。需要使用證時由于材料的遺失不得不找各種途徑去補開證明，費時費力，甚至耽誤前途。

2 高職院校檔案管理工作的若干建議

2.1 健全檔案管理機制

《高等學校檔案管理辦法》中規(guī)定，高校檔案館應當作為與圖書館同級別的獨立機構(gòu)而設(shè)立，提高檔案管理人員的準入門檻，引進專業(yè)的檔案專業(yè)管理人員，這樣學校的檔案管理才能為其服務功能的實現(xiàn)創(chuàng)造可行的環(huán)境，增強檔案在校園內(nèi)和校園外的影響力。作為學校來說，檔案管理工作要做到對過去負責、為現(xiàn)在記錄，為將來傳承，從檔案形成的最初到材料的收集保管，再到文檔的利用和銷毀的各個環(huán)節(jié)都要制定和執(zhí)行有效的規(guī)章制度。

2.2 重視檔案管理人員培訓，推進檔案信息化建設(shè)

可組織檔案管理人員參加檔案工作的集中學習和培訓，重點學習檔案工作的數(shù)字化，將文檔數(shù)字化整理和歸類。學校應出臺措施，將校內(nèi)各類文件進行統(tǒng)一規(guī)范，讓各類檔案實現(xiàn)規(guī)范化和歸檔及時化，可購買符合自身檔案特點的管理軟件進行檔案的管理。這還有利于對各類檔案的及時更新和維護，實現(xiàn)無紙化辦公。另外，對現(xiàn)有的紙質(zhì)文件應通過掃描等數(shù)字化手段盡快進行歸檔和整理，滿足師生調(diào)閱和查詢的需要。

2.3 加強檔案意識的普及和宣傳力度

檔案管理人員應增強服務意識，提供檔案的管理和查詢服務，提升工作態(tài)度和服務成效。多為師生宣傳檔案的重要性，深化大眾的檔案意識，增強師生對檔案和檔案管理重要性的認識，讓全體教職工和學生支持和配合檔案管理工作，提高檔案的利用價值。

3 結(jié)語

高職院校的檔案是學校的重要信息資源，它的社會價值和歷史價值無可取代，因此高職的領(lǐng)導和檔案管理人員對檔案和檔案的管理應進一步提高認識，檔案管理人員應該不斷加強自身建設(shè)，轉(zhuǎn)變檔案信息觀念，加大檔案軟硬件投入并加強檔案人員隊伍建設(shè)，以更好的進行檔案工作。

【參考文獻】

[1]李章書.淺析高職院校檔案信息化的主要問題及解決對策[J].山西檔案，2012，6. [2]胡宏.高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進對策[J].辦公室業(yè)務，2013，15.

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