實現檔案管理規范化措施

葉巧玲

摘要：隨著我國社會經濟的快速發展，對各行業的工作要求越來越高。在目前的檔案管理中，存在著很多的問題，主要以管理方式、管理人員素質、管理制度等幾個方面的問題較為明顯。本文根據市場調查的數據分析，經過探討研究，針對檔案管理中的歸檔、建檔等細節問題進行規范化，以提高檔案管理的工作效率，增加檔案資料的利用率，應用科學的手段，實現檔案管理的規范化。

關鍵詞：檔案管理；規范化；措施

檔案是記錄社會資料的重要手段，是對社會以及人員的資料統計。具有復雜性、統一性、綜合性。包含了社會人員豐富的信息資料，對用人單位提供資料，帶來了很多的便利。而在我國目前的社會發展中，檔案資料的管理有著諸多問題，對企業的查閱、研究等工作帶來困擾，而怎樣有效的解決這些問題，也成為了檔案管理工作者一個非常嚴重的問題。

1.檔案管理的現狀

在我國目前的檔案管理工作中，隨著社會的發展，出現了很多新的問題和矛盾，而造成這些問題的主要原因有管理人員的素質、檔案管理的資料不完善、管理制度的松懈等方面。

1.1管理制度的不完善

在很多的企業當中，檔案管理的工作主要由管理者一手操辦，而企業以及單位并沒有明確的相應管理制度，這導致了管理人員的松懈，使檔案的管理工作形同虛設。在管理人員的流動過程中，對企業的檔案管理造成了很嚴重的阻礙。

1.2檔案資料的不合格

根據多年的調查數據分析，在我國目前的檔案管理工作中，存在著檔案資料的不合格，這主要有檔案資料的不規范、檔案質量的不合格等問題。

在檔案資料的不規范問題中，主要有檔案紙張的不符合規格、皺褶、破損，以及人員在填寫的過程當中，字跡潦草，模糊不清等問題

對于檔案質量的不合格問題，主要表現在人員為了自身的利益，刻意偽造虛假的信息，導致了檔案資料的失真，給用人單位對人員檔案資料的真實性造成了很大的困擾。

1.3檔案管理的滯后性

人才是各大用人單位持續性發展的基礎，這就要求企業對于人員的選擇有著詳細的了解，也意味著檔案資料要具有真實性、及時性。而在我國目前的檔案管理中，由于管理方式的不當，不能適應社會的發展，造成了檔案管理的滯后性。

1.4管理人員的素質問題

管理人員是檔案管理工作的重要環節，直接決定了檔案管理的質量問題。因為很多公司沒有相應的檔案管理制度，這造成了管理人員的松懈，對檔案管理工作的不夠重視，從而導致了很多問題的發生。

2. 實現檔案管理規范化的必要性

根據目前在檔案管理工作中的諸多問題，為了適應新環境下的發展，企業對于檔案管理工作的規范化有著必要性。

對于目前各單位在檔案管理工作方面的零散、獨立，企業有必要要求檔案管理工作的規范化，對人員的檔案資料保證統一、共享、真實，為各大用人單位提供便利，為檔案管理工作提高效率，對社會的發展起到促進作用。

3. 實現檔案管理規范化的內容

檔案管理是根據文字、圖像等形式經過一定的綜合整理，建檔，歸檔，進行資料保存的管理工作。是根據多年的實際經驗總結而成，是社會傳播資料的重要手段，是人們工作資料的記載。實現檔案管理規范化有助于企業對人員的選擇，有助于社會的發展，有助于提高經濟的效益。而實現檔案管理規范化的主要內容有建檔的規范化、歸檔管理的規范化以及檔案信息的開發與利用規范化。

3.1建檔規范化

在檔案管理的建檔過程中，社會企業首先要保證人員檔案資料的真實性，檔案質量的合格，再經過統一的綜合，對文件檔案資料進行分類的保存，實現檔案資料的建檔符合規范化。

3.2歸檔規范化

在建檔管理規范化的工作完成后，要同時保證歸檔管理的規范化。歸檔是經過對檔案資料的整理，進行審核，鑒定并歸檔。歸檔管理的規范化，可以實現檔案資料的真實性、可靠性。在歸檔的管理規程當中，要對建檔工作資料進行審查，要確保檔案資料的填寫符合規范化、檔案資料質量的合格化、檔案資料的正確性。

3.3檔案信息開發與利用的規范化

檔案信息的開發與利用是檔案資料管理的最終目的，是對社會的發展做出貢獻，是為我國的經濟建設服務。從而企業要加強對檔案信息的開發與利用規范化，制定相應的檢索制度，保證檔案資料的質量合格化，為用人單位提供便利，為視會提供信息資料。

檔案管理規范化的工作有利于檔案資料的準確性，推進社會的發展，有利于提高管理人員的素質，有利于提高檔案管理工作的效率。

4.實現檔案管理規范化的措施

檔案管理的規范化實施有著必要性、持續性，而在當前的社會發展下，實現檔案管理工作的規范化，就必須提高檔案管理人員的素質、完善檔案管理的制度、保證檔案資料的合格。

4.1提高管理人員的素質

管理人員是檔案管理工作的根本，企業必須提高管理人員的素質，進行相應的指導，并培訓，要以職業道德教育為基本，利用科學技術的發展，為檔案管理工作的規范化進一步改善。

4.2完善檔案管理制度

在企業內部，要制定合理的檔案管理制度，要求責任落實到崗位，樹立起檔案管理人員的質量意識，避免在管理過程中，建檔歸檔工作的不規范，為檔案資料的不合格造成問題。同時，完善的管理制度，有助于提高檔案資料的開發與利用，為用人單位提供便利。

4.3保證檔案資料合格

檔案資料信息的開發與利用是一系列檔案管理工作的目的。而信息共享與利用的前提是，必須要保證檔案資料的質量合格。只有這樣，才能夠有效地提高檔案信息的利用率，才可以深度的開發檔案的資料。

5.結束語：

綜上所述，實現檔案管理工作的規范化有著必要性，社會應根據目前檔案管理工作中的問題，針對性的解決，要保證檔案資料的質量合格化，要完善檔案管理工作的制度，要提高檔案管理工作人員的職業素質，使檔案管理工作中的建檔規范化，歸檔規范化，這樣才可以有效的提高檔案資料的利用，才可以深入的對檔案資料進行開發，為用人單位提高信息幫助，為我國社會經濟的建設起到促進作用。

參考文獻：

[1]王東強.檔案管理規范化措施分析[J].China's Foreign Trade，2010，12：180.

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