智慧型檔案軟件在基層檔案室的開發與利用探討

張素霞

摘要：基層檔案室是用于存放各機關單位內部所有檔案的地方，它也是檔案信息收藏量最多，最基層的業務機構。隨著智慧城市的發展，推動了基層檔案室進行智慧型檔案軟件的開發與利用，抓住時代的機遇，更好的促進基層檔案室的高效管理。本文就通過對基層檔案室中進行智慧型檔案軟件開發與利用的重要性進行詳細的分析，進而淺談一些自己的看法，提出智慧型檔案軟件在基層檔案室中開發與利用的具體措施，從而推動基層檔案室中技術發展。

關鍵詞：檔案軟件；基層檔案室；開發與利用；重要性

隨著科學技術的日新月異，信息化時代的高速發展，檔案形態的多遠化，就需要層檔案室中進行智慧型檔案的管理，使基層檔案室中的檔案管理功能進一步提高，保存歷史，傳承未來以及服務社會等功能，逐漸形成智慧型的功能。使基層檔案室中更方便更有效地進行檔案信息管理。接下來就層層深入，對智慧型檔案軟件在基層檔案室中的開發與利用進行詳細地探討。

一、基層檔案室中進行智慧型檔案軟件開發與利用的重要性

所謂檔案是記錄重要信息的，一方面是憑證作用，另一方面是參考作用。而基層檔案室就相當于機關工作的助手，為機關管理以及機關職能活動提供必要的檔案信息支持，并且基層檔案室保存的檔案數量很多，就需要進行智慧型檔案軟件開發，為基層檔案室更好地服務。因此，基層檔案室中進行智慧型檔案軟件開發與利用的重要性，主要有以下幾個方面：

（一）有利于為工作人員提供便捷性的管理

智慧型檔案軟件是通過對物聯網、云計算以及各類網絡服務平臺等技術的應用，形成有規律的模式，將每一類的檔案文件在智慧型檔案軟件上進行實名制的安排，接下來基層檔案室中的工作人員就只要掌握對智慧型檔案軟件的使用，就可以隨時隨地對基層檔案室中的所有檔案進行有效地管理，工作人員在進行檔案整理的時候就不需要到處去翻看檔案信息的標注，就可以通過對智慧型檔案軟件的使用，進行相應的管理。因此，智慧型檔案軟件的開發與利用，有利于基層檔案室中的工作人員對所有檔案進行便捷性的管理。

（二）有利于加強重要檔案的信息安全密度

基層檔案室是保存機關檔案信息的地方，其中有些檔案對其有著非常重要的作用，不僅影響著機關單位的發展，還直接關系著機關人員的個人信息。而智慧型檔案軟件就可以為基層檔案室中的所有檔案進行密碼保護，即使有些檔案信息有所損壞，這個智慧型檔案軟件可以根據其相關條件進行大致地恢復，并且當檔案被遺失的時候，也可以通過智慧型檔案軟件進行定位追蹤，就算被他人撿到，在這個軟件上設置了相關的密碼，他人也無法打開來看。因此，智慧型檔案軟件在基層檔案室中的開發與利用，就有利于加強檔案信息的安全力度，保護基層檔案室中的一些重要檔案信息。

（三）有利于推進基層檔案室的持續發展

基層檔案室對于其機關單位最基層卻又重要的業務機構，就企業單位而言，基層檔案室是用于保存他們眾多的檔案文件，其中記錄其各項活動的重要內容，也是企業重要的信息資源和知識資產，所以，檔案資源與其他的能源、材料、技術以及人才等處于相同的重要地位。基層檔案室中的檔案資料能否實現妥善保存和完整收錄，將關系到企業生產管理、權益保障以及技術研發等相關活動能否順利進行。因此，智慧型檔案軟件在基層檔案室中的開發與利用，將有利于推進基層檔案室的持續發展。

二、智慧型檔案軟件在基層檔案室開發與利用的具體措施

隨著智慧城市的快速發展，許多事物都朝著智慧化方面轉變，作為在機關單位中非常重要的組成部分，基層檔案室也在進行智慧型的轉化，進行智慧型檔案軟件的開發與利用。其實智慧型檔案軟件和現如今其他APP的使用方式大體上相似，智慧型檔案軟件的開發是基于物聯網、云計算以及自動控制等新技術構建的一個使用軟件，它不僅可以管理基層檔案室中多元化檔案資源，并且具有感知與處置檔案信息的超強能力，還對基層檔案室中的所有檔案進行有效的管理。接下來就對智慧型檔案軟件在基層檔案室中開發與利用的具體措施進行詳細探討，主要從以下幾個方面入手：

（一）形成檔案資源多元化歸類，使基層檔案室“智慧”起來

智慧型檔案軟件是在數字檔案的基礎上進行的創新，它是通過各類采集終端和各種有線以及無線寬帶網絡技術進行高效率的整理，智慧型檔案軟件可以在網絡的連接下，隨時可以獲取基層檔案室中自己所需要的檔案信息，不僅可以在電腦上運用智慧型檔案軟件，也可以在手機下載這個APP，隨時隨地，只要有需要就可以這個智慧型檔案軟件上進行搜索，不僅可以提供電子版，還可以直接告訴你所需檔案的具體信息。進行智慧型檔案軟件的開發，首先要利用“大數據”技術進行檔案資源的多元化歸類，進而使基層檔案室中所有檔案進行智慧型管理。

（二）建立檔案智慧管理、服務以及保護監督平臺，加強檔案的“智慧型”管理

對于基層檔案室而言，它的工作任務不僅要保管好其中的檔案資料，還要進行相應的管理、服務以及監督等工作，以此來保證基層檔案室中的檔案文件完好無損。智慧型檔案軟件的開發與利用，對基層檔案室來說，簡直就是一個“三用合一”的檔案管理工具，在智慧型檔案軟件中建立檔案智慧管理、服務以及保護監督平臺，在這個軟件平臺中對基層檔案室中的所有檔案資料進行對應的管理，并且可以在手機APP中進行有效的檔案保護。

建設智慧型檔案軟件，對基層檔案室中的檔案文件進行網格化的管理，建立一個完整的軟件監督指導體系，并且對基層檔案室中的檔案文件實現檔案歸檔及時指導、檔案質量智能化監控、檔案業務知識支持服務以及檔案管理模型的智能化構建，完善在線檔案業務監督指導模式，提升監管效能。因此，智慧型檔案軟件在基層檔案室中的開發與利用，可以在智慧型檔案軟件中建立檔案智慧管理、服務以及保護監督平臺，加強基層檔案室中的“智慧型”管理。

結論：

總而言之，智慧型檔案軟件的開發與利用是信息革命發展的必然產物，它的開發與利用對于基層檔案室起著非常重要的作用，不僅為基層檔案室提供便捷的管理，還為其中的檔案信息進行了高密度的安全保障，給檔案信息提供更智慧的手段。檔案是記錄相關人員相關活動的信息載體，而進行智慧型檔案軟件的開發與利用，更好效地進行檔案的集中收集以及保管等工作，進一步推動基層檔案室的全面發展。

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