對文書檔案管理的辦公自動化應用探析

肖冰

【摘要】辦公自動化應用與文書檔案管理，有助于提高管理效率，解決了傳統檔案存在的問題，為檔案管理與共享提供了技術支持，文件傳遞的速度和安全有了很大保障。所以，要充分了解文書檔案在辦公自動化應用中的特征，深入思考文本檔案管理自動化的策略。

【關鍵詞】文本檔案；管理；辦公自動化；應用

當前，信息技術的大面積應用使人們的生活習慣和工作方式有了很大的改變，使得文書檔案管理的自動化具有了現實基礎。傳統紙質文書檔案管理的弊端日益顯著，為了能有高效的工作質量，文書檔案管理的主要發展趨勢是辦公自動化管理。本文著重分析了辦公自動化環境下的文本檔案管理，分析了發展文書檔案辦公自動化的方法，以求文書檔案管理具有效率性和便捷性。

一、辦公自動化環境下的文本檔案管理

（一）辦公自動化實現了文本與檔案的相統一。文書是人們用來記錄信息、交流信息和發布信息的一種工具，具有分散性比較強的特點，而檔案則是依據文書的性質按照一定的規律進行保存的，是有系統性的。傳統的文書和檔案是有區別的，文書是檔案的前身，處理完畢的文書經過歸檔整理后，成為檔案；但并不是所有的文書都會成為檔案，只是文書中有查考利用價值的會被整理成為檔案，而檔案不僅僅只有文書，檔案的其他種類還有人事檔案、會計檔案、科技檔案、基建檔案等專門檔案。但在辦公自動化下，文書和檔案之間的界限越來越不明顯，在計算機上，所有的文書都可以按照分類進行快速檢索和瀏覽，將全部的文書歸入系統之后，文書和檔案就成為了一個整體，實現了文本和檔案統一管理。

（二）推動文書檔案的標準化與規范化進程。辦公自動化實現了文本歸檔，主要有兩方面的內容：第一方面歸檔工作以紙質文檔為對象；第二方面歸檔工作是以電子文書為對象。利用網絡對文書進行歸檔，在一定的標準與要求下進行文書管理與檔案管理，對每一個環節都進行規范，并對管理權限與具體內容加以解釋說明，這些內容規范和權限，不但是文書檔案辦公自動化操作的現實基礎，還給文書檔案管理工作提供了管理依據。

（三）提高文本的高效率和便捷度。辦公室自動化最大的成效是改善了文書檔案工作的效率，計算機的運用提升了文本檔案的效率，改善了以往傳統紙質檔案立卷難、管理工作難度大、工作效率差等弊端，便于使大部分的工作人員解放出來從事其他的工作，也大大的提高了工作的準確性。文書檔案管理自動化是信息全方位的展示，減少快速檢索和瀏覽的時間，從而提高便捷度。

二、文本檔案自動化的應用方法

（一）硬件設施為基礎，改善硬件環境。文書檔案管理實現辦公現代化，是在擁有互聯網、計算機和相關的電子設備基礎上完成的。提高文書檔案管理自動化的首要是做好硬件設施建設，營造良好的硬件環境，加強硬件設施裝備，是保障辦公人員順利完成工作的條件，也是提高辦公效率的基礎。

（二）合理布局辦公自動化系統的內外網。在辦公自動化系統的內外網之間設置物理隔離，這也是保護文書管理的關鍵性措施。就目前而言，主要有兩層保護，第一層是以路由器的為中心防護隔離，路由器發揮過濾被屏蔽的IP地址和服務的作用。先隔離IP地址，在選擇的放行需要的地址進入，從而保護自動化系統網絡的安全。第二層是防火墻，防火墻能夠檢測出網絡攻擊并報警，還會得以經過防火墻的信息內容進行記錄，對一些禁止進入的內容進行屏蔽，針對網絡內容進出的監督，實現辦公系統化的優化作用，不但能夠提高文本檔案管理的保密效果，還可以增強文書檔案的時效性。

（三）對文書檔案工作人員的整體素質有要求。文書檔案管理自動化的能夠的順利進行，離不開現代化檔案管理人員的力量。而在傳統的紙質文書檔案管理中，對工作人員的素質要求沒有限制，沒有什么大的技術要求，有的甚至有的管理人員并沒有什么文化水平。但是，面對自動化辦公系統，對管理人員的要求很嚴格，管理人員一定要熟練的掌握計算機等現代設備，通過自動化實現歸檔管理，對工作人員有了更高素質的要求。因此，要求管理人員要不斷的加強學習，熟練應用自動化設備，在了解自動化操作理論基礎上，不斷的加強對計算機的了解。為文書檔案自動化管理，長遠發展儲備人才，滿足對技術人才的需求。此外，還要在自動化操作中不斷的積累經驗，及時發現辦公自動化系統中存在的問題，及時的對辦公系統化進行完善和改進。

（四）加強文書檔案管理的保密性，確保文本檔案的安全性。從當前來看，網絡中仍存在許多不安全因素。為保證文書檔案的安全，仍需要采取一些措施，如將文本檔案轉換成圖像性的網絡電子文等等。為了防止文書的丟失和真實性，應使用備份。一些重要文本則需要紙質文本或微縮品進行保存，利用路由器和防火墻構建安全防護網，保證文本檔案管理的安全性。

三、 結語

辦公自動化的應用，是文本檔案管理上的一次重大的改革。傳統的紙質文本檔案管理已不適應當今時代的發展，文本檔案自動化管理模式將是社會的發展主流，需要由傳統的管理模式走向現代化的管理方式。通過大量實踐證明，處在當前辦公自動化環境之下，無論是文書檔案管理水平，還是文本檔案效率都有了很大的提高。

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