企業檔案管理的現狀與發展研究

王煒

【摘要】企業的檔案管理是整個企業管理工作中的重要組成部分，隨著時代的發展與改革的深化，企業的檔案管理顯得十分重要。檔案是企業信息的重要載體，記載著企業運行期間留下的痕跡，可以為企業發展助力。但是有的企業檔案管理工作瑣碎、凌亂，存在著諸多的問題，阻礙了企業向現代化管理邁進的步伐。本文通過分析現階段企業在檔案管理中的現狀及遇到的問題，進行一些可行的發展策略研究，幫助企業跟上時代的步伐。

【關鍵詞】企業管理；檔案管理；現狀問題；發展研究

一、引言

企業的檔案管理工作是整個企業管理層工作的有機組成部分，是維護企業經濟利益、合法權益以及歷史面貌的一項重要工作。做好這項工作，能夠幫助企業留住人才、培養人才、提高市場競爭力。近年來，企業在不斷地進行這方面的研究，希望能夠探索出更為創新的思路及手段，完善及提高整個企業的管理水平，但有部分企業缺乏足夠的認知，思想觀念停滯不前，導致企業的管理水平遲遲沒有進步，所以本文通過加強這些企業在意識以及手段上的策略來整改創新管理，推動檔案管理的發展。

二、企業檔案管理現狀

（一）檔案管理投入成本與企業效益間的矛盾。企業發展需要嚴格控制成本，檔案管理的投入無疑會加大企業的成本控制。企業需要將成本與最終效益做權衡，保證費效比在控制范圍內，所以在進行檔案管理的投入中，需要額外計算這部分的支出，因此這兩者間的矛盾需要解決。

（二）檔案管理工作與企業一崗多責勞動量的矛盾。檔案管理通常是企業員工正常工作之外的勞動量，一崗多責經常會出現很多的矛盾，也需要進行績效的制定更改，所以也需要控制檔案管理工作與這方面的矛盾。

三、當前企業檔案管理的問題

（一）檔案管理的意識薄弱。制度執行流于形式，領導重視不足導致檔案員陷于單打獨斗的局面。企業的檔案管理之所以遲遲沒有落實到位，還是因為企業對待檔案管理的工作重視度不夠。企業的管理層以及領導過多的在意市場競爭力的提高，在乎收益的多少，而忽略了最基礎的工作管理。檔案管理在很多企業中只是被誤認為收集廢舊的資料而已，倉庫設施也非常簡陋，工作的目的只是單純應付工作，領導層缺乏重視，工作人員對待檔案的管理也就失去了相應的熱情，事不關己，最終結果就是企業發展需要的重要資料經常會被遺漏，也就造成了過多的發展阻礙。

（二）檔案的管理力量薄弱。由于企業對待檔案管理工作的重視程度不夠，往往在檔案管理這個職位上，把一些快要退休的人員安排過來，這就導致檔案管理工作人員變動頻繁，綜合素質低下，不具備專業的檔案管理技術水平。直接導致了企業各種檔案的期限不清、編號索引信息不全面等管理混亂的情況屢次出現。使得公司的檔案管理質量無法提高上去，在一定程度上阻礙了公司的發展。

（三）檔案管理的手段單一以及能力不夠。很多企業的檔案管理中心看上去就像是一個療養院，沒有生機，負責人也是一些年紀稍長的退休或轉崗人員，對于檔案管理的細節了解不深刻，沒有專業的技術水平，所以經常會出現管理工作中的疏忽，導致檔案的管理不當，資料缺失以及整理混亂，這就無法給企業更多的服務。

（四）檔案管理制度沒有落實到位。流于形式的負面新聞一直高居不下，很顯然是管理制度的落實不到位，執行能力不強。檔案管理制度需要嚴格控制好每個環節，保證質量，確保能夠為后續的企業發展服務，所以制度的落實需要抓牢。

四、企業檔案管理的發展方向

（一）強化檔案管理意識。首先就是領導層需要重視檔案管理的重要性，并設置一定的考核機制，讓全員都利用其檔案的資源，重視檔案管理的重要性。對于企業檔案管理的每個環節都要進行嚴格的把控，確保標準化的執行。提高管理人員的專業技術水平，取代一些形式化的管理者，定期進行檔案管理工作方面的教育。從而實現檔案管理工作由單一型向復合型轉化。

（二）調動工作人員的積極性。員工積極性的提高可以帶動他們自身的發展，進而規范化檔案管理工作的細節，打破療養院的形式，實行合理的獎懲制度，肯定優秀者的工作表現，并幫助他們充分發揮自己的主觀能動性，不斷的利用創新的思想及手段進行檔案管理工作的持續發展。績效是最直接的鼓勵員工的方式，所以企業需要針對這個部門設定績效方案，鼓舞管理者積極思考，提高能力，完善管理，從而學好業務，鉆研業務。

（三）發揮創新思想。讓檔案管理與信息化時代接軌，提高管理的效率與規范性。創新是現階段企業最需要的一個代名詞，檔案管理當然也需要。利用信息化技術在如今發展的熱潮，鼓勵員工學習信息技術，促進檔案的管理更加系統化、標準化、專業化，這是創新意識的體現，也能夠提高效率，充分發揮檔案的作用，為了企業的可持續發展，需要這些先進的方式去做引導，才能更好地實現檔案管理工作的可持續發展。

五、結束語

總之，檔案管理工作需要落實科學發展觀，利用創新的思想，積極學習國內外比較先進的檔案管理方式，不斷增強工作發展的全面性、協調性以及可持續性。建立新興的檔案管理模式，充分認識檔案管理的優勢及重要性，積極發揮出檔案管理中心的作用，為企業的管理做好基礎，提高企業的核心競爭力，幫助企業走上不斷發展的道路。

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