淺析如何管理房產(chǎn)檔案

郝玲

摘要：房產(chǎn)檔案管理是房產(chǎn)管理的基礎(chǔ)和核心。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，房產(chǎn)檔案的存儲(chǔ)數(shù)量也在不斷增加，房產(chǎn)檔案的利用率和存儲(chǔ)量也在大幅提高，以前的通過(guò)人工處理為主要方法的進(jìn)行房屋檔案查詢的方式漸漸地出現(xiàn)時(shí)間和空間利用效果差的問(wèn)題。同時(shí)也有很多弊病：在人工管理時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤、工作效率低、錯(cuò)誤量大、信息共享困難等。龐大的檔案庫(kù)和舊的管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的需要，所以更好地管理房產(chǎn)檔案應(yīng)該建立完善的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理規(guī)范。

關(guān)鍵詞：管理；房產(chǎn)；檔案

房產(chǎn)檔案數(shù)字化給工作帶來(lái)的方便、快捷顯而易見(jiàn)，為了方便檢索，提高館藏的利用率。應(yīng)該采取以下措施：

第一，檔案館應(yīng)該投入人力、物力、財(cái)力，努力加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，房產(chǎn)局應(yīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理之中，使其能基本完成產(chǎn)權(quán)登記、抵押查封登記、檔案查詢與繕證工作。第二，可以通過(guò)與電腦公司合作，開(kāi)發(fā)一個(gè)包括房產(chǎn)檔案管理在內(nèi)的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理信息系統(tǒng)。在運(yùn)行中不斷地進(jìn)行修改完善，使其能夠容納包括產(chǎn)權(quán)檔案接受、抵押檔案接受、檔案整理、檔案入庫(kù)及統(tǒng)計(jì)報(bào)表等工作流程。第三，為了適用這個(gè)管理信息系統(tǒng)，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括庫(kù)房紙質(zhì)檔案的整合和規(guī)范，制定完善和科學(xué)的檔案入庫(kù)、保管方法和制度，使管理規(guī)范化和條理化。第四，從建立集成信息管理系統(tǒng)入手，實(shí)行聯(lián)網(wǎng)辦公。從登記、收件、審批、繕證、歸檔，建立一套符合房屋產(chǎn)權(quán)管理規(guī)律和房產(chǎn)發(fā)展現(xiàn)狀的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)房屋產(chǎn)權(quán)管理工作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化、程序化和信息化。第五，進(jìn)行GIS系統(tǒng)建設(shè)，而GIS的建設(shè)必須以房產(chǎn)檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)。只有保證房產(chǎn)檔案數(shù)字化才能保障GIS系統(tǒng)建設(shè)的順利開(kāi)展。檔案數(shù)據(jù)的導(dǎo)入保證了GIS系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也為房產(chǎn)檔案數(shù)字化創(chuàng)造了條件。第六，把檔案分類別歸類。將需要進(jìn)入數(shù)據(jù)導(dǎo)入的檔案量分為三大部分：第一部分：已有館藏產(chǎn)權(quán)檔案。第二部分：房產(chǎn)抵押、擔(dān)保、司法查封檔案。第三部分：當(dāng)前日常業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的新檔案。

建立房產(chǎn)檔案數(shù)字化應(yīng)用應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題房產(chǎn)檔案數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)的管理工程，必須提高管理認(rèn)識(shí)，合理規(guī)范規(guī)劃、創(chuàng)造有利條件、分步實(shí)施。我認(rèn)為當(dāng)前應(yīng)該注意以下幾個(gè)方面：

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)工作

檔案數(shù)字化是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。首先，要做好館藏情況的摸底調(diào)查，對(duì)存量房產(chǎn)檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，確保房產(chǎn)檔案資料的真實(shí)、完整。其次，要確保檔案內(nèi)容的精要，通過(guò)對(duì)檔案鑒定來(lái)減輕檔案載重。其三，要確保檔案資料字跡清楚，排序符合規(guī)定。數(shù)字化后還應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證準(zhǔn)確無(wú)誤。

（二）建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

房地產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)制定出一整套完善的業(yè)務(wù)規(guī)范、行業(yè)法規(guī)、技術(shù)監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范規(guī)則，形成包括管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)層面的房產(chǎn)數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理體系，使數(shù)字化檔案建設(shè)從最初就在法制化的道路上運(yùn)行。國(guó)家檔案局已就電子文件檔案制定了標(biāo)準(zhǔn)，建立制訂出一個(gè)統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)十分重要，目前，我國(guó)電子文件管理已得到規(guī)范。

（三）保存雙套檔案

在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，房產(chǎn)檔案保存應(yīng)采取雙套制，即在保存電子檔案的同時(shí)也保存相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整、真實(shí)、可靠。房產(chǎn)檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項(xiàng)新內(nèi)容，數(shù)字檔案的憑證性問(wèn)題，數(shù)字化檔案信息訪問(wèn)形式與安全控制問(wèn)題，有許多難題需要逐步解決，如數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲(chǔ)的技術(shù)問(wèn)題、信息的長(zhǎng)期存取問(wèn)題、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題、法律法規(guī)方面的問(wèn)題等等。

（四）培養(yǎng)人才隊(duì)伍

培養(yǎng)的人才隊(duì)伍包括：信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)人才；檔案信息分析、研究與咨詢?nèi)瞬牛粩?shù)字檔案系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)與服務(wù)的管理人才以及房地產(chǎn)管理人才等。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理是一項(xiàng)跨學(xué)科、專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才應(yīng)具備較全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及敏銳的信息意識(shí)、良好的信息道德、較強(qiáng)的信息能力，以適應(yīng)數(shù)字檔案建設(shè)和正常運(yùn)行的需要。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和紙質(zhì)等載體檔案管理知識(shí)的人無(wú)法勝任此項(xiàng)工作。因此，建設(shè)一支以管理型人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點(diǎn)的人才隊(duì)伍，是建立檔案數(shù)字化至關(guān)重要的關(guān)鍵，如檔案收集、處理與數(shù)據(jù)庫(kù)加工人才。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實(shí)施，為檔案部門(mén)科學(xué)管理檔案，對(duì)社會(huì)提供快捷、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)有非常重要的促進(jìn)作用。因此，房產(chǎn)檔案部門(mén)應(yīng)該抓住機(jī)遇，積極探索和努力實(shí)踐，不斷引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)、整合機(jī)構(gòu)、規(guī)范管理制度，全面完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。

作為一個(gè)檔案管理員，如何從自身更好地管理檔案，我認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)角度更好地工作，貢獻(xiàn)自己的力量。

1.提高自身的專業(yè)素質(zhì)

數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理是一項(xiàng)跨學(xué)科、專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和紙質(zhì)等載體檔案管理知識(shí)的人無(wú)法勝任此項(xiàng)工作。因此，要使自己成為一名復(fù)合型人才，因?yàn)閿?shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才應(yīng)具備較全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及敏銳的信息意識(shí)、良好的信息道德、較強(qiáng)的信息能力，以適應(yīng)數(shù)字檔案建設(shè)和正常運(yùn)行的需要。在今后的工作中我將不斷地提升自己，朝著這個(gè)方向努力，努力成為一名復(fù)合型人才，來(lái)適應(yīng)數(shù)字化管理房產(chǎn)檔案的需要。

在以后的學(xué)習(xí)中不斷地學(xué)習(xí)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，我要從以下幾個(gè)方面學(xué)習(xí)：

第一，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化檢索。建立健全數(shù)字化房地產(chǎn)檔案館，首先要完善好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一般性查詢、檢索無(wú)論傳統(tǒng)人工服務(wù)還是遠(yuǎn)程計(jì)算機(jī)服務(wù)均可無(wú)償義務(wù)提供服務(wù)，但在網(wǎng)上深層次的查詢或特殊問(wèn)題的檢索、下載、收藏等應(yīng)為有償服務(wù)。另外，關(guān)于檔案開(kāi)放范圍和權(quán)限的相關(guān)問(wèn)題，要設(shè)立相對(duì)應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)于那些可以對(duì)外開(kāi)放的檔案，百姓可在相關(guān)網(wǎng)站上進(jìn)行查詢、檢索、利用、下載。而只可對(duì)單位內(nèi)部人員開(kāi)放的檔案，只能通過(guò)上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢利用，不得外用。

第二，建立準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)。利用數(shù)據(jù)分析程序?qū)Ψ康禺a(chǎn)市場(chǎng)的發(fā)展方向及其現(xiàn)狀做出準(zhǔn)確判斷，由此可以使相關(guān)職能部門(mén)更準(zhǔn)確得利用各種資料，使房產(chǎn)的供求關(guān)系基本保持平衡、各種組織結(jié)構(gòu)基本保持合理性不變，力爭(zhēng)科學(xué)化管理規(guī)范，更大程度避免風(fēng)險(xiǎn)。房產(chǎn)檔案的信息不僅僅要提供給職能部門(mén)進(jìn)行各方面的調(diào)控提供科學(xué)的支持，同時(shí)也應(yīng)該為產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)交易時(shí)提供各種信息資料。由此也就表明必須建立一整套完整的房產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)，以方便管理人員能夠從各個(gè)方面對(duì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行查找、處理以及分析利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]淺談房屋產(chǎn)權(quán)檔案的公開(kāi)查詢[J]. 李淑珍.城建檔案. 2012（11）