檔案信息化管理對高素質(zhì)館員的要求和培養(yǎng)

趙陽陽

【摘要】隨著科學技術(shù)的不斷進步，計算機也越來越廣泛被運用。生活中不斷涌現(xiàn)各類電子文件，因此，檔案的信息化管理就成了檔案管理部門和人員的重要工作之一。與傳統(tǒng)的檔案管理方式對比，對檔案信息化管理更加具備優(yōu)越化以及便捷化。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；要求；培養(yǎng)

檔案管理工作的主要職責就是記錄歷史和傳承文化。在如今社會信息化時代，保證檔案信息化管理逐漸形成。這是一種對檔案管理采取新模式的運用，檔案信息化管理是以檔案資源信息化為其核心內(nèi)容的。然而，對于傳統(tǒng)的檔案管理人員來說，檔案管理試行信息化操作，無疑是一項挑戰(zhàn)。

一、檔案信息化管理的概念和優(yōu)勢

在國家檔案行政管理部門的組織和規(guī)劃中，通過對檔案管理使用信息技術(shù)，很好地對檔案信息資源收集整理進而加以管理及提供利用服務(wù)，這就是檔案信息化管理的概念。檔案信息化管理具有以下五項優(yōu)勢：1.信息利用快捷方便，提高資源的利用率。2.拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，節(jié)約資源。3.共享檔案信息，遠程運輸。4.檔案檢索方便，節(jié)省時間，提高準確性。5.文獻再加工時間縮短，保證時效性。檔案信息化管理為我們的日常生活帶來了很大的便利，同時對促進社會發(fā)展作出了重要貢獻。

二、檔案信息化管理對工作人員的素質(zhì)要求

對于傳統(tǒng)檔案館來說，存檔方式主要是紙質(zhì)檔案存放于書架。然而，信息化檔案館可以很好地解決這一問題，用戶通過在家登錄計算機即可很好地實現(xiàn)檔案資料的查找篩選。由此可見，檔案信息化管理是順應(yīng)時代潮流發(fā)展的，然而要真正實現(xiàn)，還要一段時間完成。

隨著我國科技的快速發(fā)展，在檔案館傳統(tǒng)模式上也發(fā)生了巨大變化。要想成為一名合格的檔案管理人員，必須具備良好的職業(yè)修養(yǎng)以及良好的愛崗敬業(yè)精神，缺一不可。館員在工作中應(yīng)該時刻以最好的狀態(tài)面對用戶，熱情的笑容、親切的話語等，簡單的行為，卻能收獲到用戶的感謝和信任。

三、檔案信息化管理對館員的結(jié)構(gòu)要求

因檔案信息化管理工作范圍以及內(nèi)容要求不同，因此對人才需求相對比較多樣化。第一，信息化管理研究型人才。需要信息化研究型人，為使其能夠很好地研究電子文件歸檔管理以及檔案管理數(shù)據(jù)庫。第二，信息化管理實用操作型人才。隨著計算機的不斷普及，辦公過程多受益于計算機，所以，必須學會和掌握計算機操作以及管理知識，學會對辦公軟件以及管理相關(guān)軟件的使用，力求在檔案信息化管理工作中凸顯自己。第三，信息化管理人才。在進行信息化建設(shè)中其本身作為系統(tǒng)工程，要求管理者能夠?qū)鴥?nèi)外信息化建設(shè)充分了解，只有這樣，該類人才才能制定并實施檔案館的相應(yīng)管理條例和標準。

以上三種人才在整個檔案信息化管理過程中分別起到帶頭作用和基層力作用，以及溝通兩者的橋梁作用。他們相互協(xié)調(diào)、相互聯(lián)系，為檔案信息化發(fā)展鋪就了一條發(fā)展道路。

四、檔案信息化管理對工作人員能力的培養(yǎng)

在建設(shè)檔案信息化的過程中，需要持久堅持，要求對信息化教育體制健全和完善，編制實用的教材。根據(jù)人員的不同層次進行分階段性和重點性培養(yǎng)學習。

（一）通過高校進行高層次檔案信息化管理人才的培養(yǎng)。因為高校具備雄厚的師資力量，以及齊全的設(shè)施設(shè)備，培養(yǎng)高層次檔案信息化管理人員具有很大優(yōu)勢。針對不同教育階段設(shè)置專門的課程進行培養(yǎng)，同時采取委培和進修等方式培養(yǎng)人才。依據(jù)每個省、市的不同需求，各培養(yǎng)3到5名專門人才，以負責其所在省市的信息化管理職責與研究。

（二）普及檔案信息化管理知識。對于信息化檔案管理的有關(guān)知識進行普及，能夠采取周期短、見效快、形式靈活的繼續(xù)教育，比如開展主題講座等。然而，作為一名專門的檔案信息管理人才，還需要更多地去提升計算機的應(yīng)用能力水平和檔案管理軟件知識，通過專題培訓和實操，提升了館員的專業(yè)能力，進而可以很好地作為檔案信息管理者以及文化傳播者。

（三）通過崗位培訓提高信息化管理水平。在檔案的信息化管理過程中，應(yīng)該對館員進行信息化管理知識培訓。針對基層人員采取短期崗位培訓，培訓內(nèi)容涉及到信息化管理專業(yè)及現(xiàn)代化知識時，就能讓人員很好地補上這一方面知識的欠缺，也能讓館員對紙質(zhì)文件和電子文件管理方面的不同知識有一定的了解，對他們有一定幫助，后期的相關(guān)工作也能更加順利開展。

（四）進行專題研討會。在進行檔案信息化管理過程中當面臨一些問題或者疑惑時，可采取通過專題研討會形式，來促進相互間的交流與討論，進而可以很好地應(yīng)對問題，增強對檔案信息化發(fā)展的責任感。

（五）通過科研力量加快檔案信息化建設(shè)。通常情況下，科研單位有較為雄厚的資本以及過硬的技術(shù)方法，所以，在對檔案信息化管理建設(shè)時，管理部門能夠聯(lián)合有關(guān)科研單位，來培養(yǎng)實際操作人員。借用科研單位的技術(shù)力量來完善本單位存在的缺陷，建造一個完整的檔案管理局域網(wǎng)站，來加快檔案信息化建設(shè)。

五、結(jié)束語

一名合格的檔案信息管理者，需要把檔案信息化建設(shè)當成是事業(yè)的拼搏方向，用自身的努力，不斷為檔案信息化管理的有序發(fā)展盡一點綿薄之力。

【參考文獻】

[1]孫璐.適應(yīng)檔案信息化管理的需要，加強對檔案管理人員的教育和培訓[J].經(jīng)濟視野，2013.2（21）：12-12.

[2]馬秀榮.對檔案信息化管理與館員角色轉(zhuǎn)變的探討[J].經(jīng)濟技術(shù)協(xié)作信息，2011.2（12）：54-54.

[3]馮伯文.論檔案信息化建設(shè)中人才戰(zhàn)略思維的轉(zhuǎn)變[C].決策論壇—科學制定有效決策理論學術(shù)研討會，2015.6（7）：142-142.

[4]馮伯文.論檔案信息化建設(shè)中人才戰(zhàn)略思維的轉(zhuǎn)變[J].決策與信息旬刊， 2015.2（7）：142-142.