淺談高職院校檔案管理信息化建設

唐傳輝

摘 要 隨著計算機信息技術、網絡技術和高等職業教育事業的迅速發展，高職院校檔案信息化建設也越來越受到職能部門的高度重視。推進高職院校檔案信息化，就要充分了解檔案信息化的概念和內容，明確高職院校檔案信息化存在的問題，并有針對性地找出高職院校檔案信息化的建設路徑，從而促進檔案事業持續快速健康發展，為高職院校教育教學工作提供強有力的保障。

關鍵詞 高職院校 檔案管理 信息化

中圖分類號： G271 文獻標識碼：A

1檔案信息化的概念和內容

1.1檔案信息化的概念

“檔案信息化是指應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程，亦有檔案信息化工作、檔案信息化建設、檔案管理信息化、檔案工作信息化等稱謂。檔案信息化的概念具有自身特點，首先有動態性，隨著信息技術的發展，信息資源的不斷豐富，檔案信息化也會隨著社會整體信息化的推進而不斷發展，每一個新的進展是前一階段的結果，同時又是下一階段的新起點。其次是信息技術在檔案信息化建設中的全方位應用，建設檔案信息化，信息技術要涵蓋檔案從生成到永久保存或銷毀的整個過程，如電子文件的生成、紙質館藏數字化、檔案自動索引等。再次是檔案信息化建設要素的綜合性，即在應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程中，除了信息技術這個非常重要的要素外，檔案信息化建設還有其他非技術因素在共同起作用，包括符合檔案信息化要求的檔案管理業務、檔案人才、標準規范、政策法規、管理體制與機制等。

1.2檔案信息化的內容

檔案信息化內容的覆蓋面很廣，從工作性質來看，主要包括環境構建和資源建設。環境構建主要是指檔案信息化建設的宏觀管理層，具體包括體制和機制的完善、法規政策的健全、標準規范的制訂、社會服務體系的完善、檔案人才的培養等內容。資源建設主要是指檔案信息化的微觀操作層，是指在檔案從形成到保存或銷毀的整個生命周期中，合理應用信息技術，促進檔案管理效率和服務水平的提升，具體包括檔案資源創建、資源管理、系統設計與管理等內容。

高職院校的檔案信息化建設其外部環境構建和內部資源建設是相輔相成的，環境構建是基礎，資源建設是核心。國家沒有適宜的體制機制、法規標準、人才服務等環境支撐，檔案信息化的發展便會緩慢且艱難；而資源建設會直接體現一所院校的檔案管理水平和檔案信息化的意義。

2高職院校檔案管理信息化的必要性

（1）檔案管理信息化能夠提供全面支撐給高職院校的有效管理。檔案資料記錄著各項工作的原始資料，能夠充分反映高職院校在不同階段的工作情況，比如每個時期的成果、教學等，這些基礎性原始資料通過檔案管理系統服務于學校的各項工作。檔案工作的不斷發展和進步也能夠在檔案管理的各項業務、信息來源、讀者服務渠道等方面反映出來。通過整理、統計、分析檔案能夠提供詳實、客觀、準確的資料給決策層。

（2）提供重要的科學依據給第三方考核評估。高職院校的檔案包括了很多方面，對單位各個階段的工作情況進行了全面系統的記錄，充分反映了一個院校的校風和校貌，給社會評價一個院校提供了準確依據。

3高職院校檔案管理普遍存在的問題

高職院校檔案的管理、利用是以科學的信息化為載體，以分享、利用信息資源為目的，以提升教學質量為最終要求的管理。他不同于以往各類學校以保管檔案為主要目標的檔案管理，其是學校教學當中的重中之重。但是多年來它都以各部門負責制的形式存在，作用常常被我們所忽視。目前很大一部分高等院校依然延續舊式的檔案管理方法管理自己的檔案，僅是起保管儲存作用，檔案信息的特定服務用途并未得到開發。

4推進高職院校檔案信息化建設的思考

推進高職檔案管理的信息化進程，能很好的解決當前檔案管理方面的各種困難，讓高職院校的檔案管理工作變得更加科學，可以從以下幾個角度入手：

（1）觀念轉變是解決高職院校檔案管理的首要條件。高職院校的檔案管理發展離不開相關人員思想的轉變，在高職院校比較發達的地區，檔案管理已經與學校的管理創新相結合，走出了一條快速發展之路，相關院校可以組織管理人員到高職管理模式發展較好地區學習先進的經驗和管理模式，將相關經驗結合本院校的實際情況進行整合，推出適合自身發展的管理模式。同時上級主管部門可以將信息化檔案管理作為學校發展的重要技術指標來納入考核，督促學校加緊建設信息化檔案管理平臺。

（2）加大檔案管理建設的投入，吸引專業人才的加入。高職檔案信息化管理所帶來的學校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業的信息化系統吸引不到專業的人才加入，需要加大對學校檔案信息化的投入，同時提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發揮。硬件軟件設施可以采取向上級部門爭取一定的專項資金，利用資金建立或者改造平臺。人員的待遇問題需要學校相關領導對學校的工資基數和職稱評定分數進行調整，制定公平的人員管理機制，提高檔案管理人員的工作動力。

（3）增強檔案專業人才的培訓和軟件開發的應用。專業的培訓可有效提高信息化準確性，輸入信息不準確主要是對軟件使用不熟練造成的，可以安排軟件開發者與學校的管理人員進行一對一或是講座形勢上的授課和交流，將軟件的特點和細節了解清楚。加強軟件開發與未來學校發展信息需求的聯系，著眼未來，使檔案管理跟上學校發展的節奏。

參考文獻

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