精準脫貧檔案管理中存在的問題及解決對策

趙艷杰

一、基本情況

按照，“一年（2016年底）達到脫貧標準，兩年（2017年底）確保脫貧摘帽，三年（2018年底）鞏固提升”的總體思路，青龍縣政府根據省委、省政府《關于堅決打贏脫貧攻堅戰的決定》出臺了實施方案。并及時制定了《青龍滿族自治縣精準脫貧檔案管理辦法》，為做好精準脫貧檔案工作提供了組織保障和業務遵循。同時，為全縣各級各部門脫貧檔案管理工作更好地服務黨和政府工作大局、服務青龍縣經濟社會發展提供了有力指導。

精準脫貧檔案是精準脫貧工作中形成的，對國家、社會和個人具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等各種形式和載體的歷史記錄，是對精準脫貧工作客觀、真實、全面的反映，是精準脫貧工作的重要成果，對于記錄歷史、服務現實和指導未來具有十分重要的作用。中共中央、國務院《關于打贏脫貧攻堅戰的決定》中明確提出“抓好精準識別、建檔立卡這個關鍵環節，為打贏脫貧攻堅戰打好基礎”。由此可見，精準脫貧檔案工作是脫貧工作的基礎性工作，精準脫貧檔案對于摸清扶貧底數、確立脫貧對策、總結和指導脫貧工作具有非常重要的作用，對規劃未來的脫貧工作起到極其重要的參考價值。精準脫貧檔案工作的好壞，直接反映精準脫貧工作成果。

二、精準脫貧檔案存在的問題

1.制度職責方面：一是全縣脫貧檔案工作沒有明確貫徹“統一領導、分級管理”的原則，縣、鄉、村還不明確自身職責，一心指望縣檔案館包辦完成。二是沒有分管領導和檔案工作人員職責、獎懲等管理制度的約束，沒有壓力和動力。三是沒有完善并嚴格執行收文、發文、辦文制度，辦文手續不完整，來文處理不到位。四是沒有精準脫貧檔案業務培訓和示范推動計劃。

2.條件保障方面：一是鄉（鎮）都沒有專門的精準脫貧檔案庫房；沒有滿足脫貧檔案所需的合格檔案裝具；全部用塑料盒分裝脫貧材料，所用裝訂材料為鐵質訂書釘或長尾夾、曲別針。各種載體歸檔文件材料大多分散在各科室、個人的電腦內，未能及時、系統地匯集，存在丟失、損壞、混亂等嚴重隱患。二是縣、鄉兩級雖然安排了分管領導，但是檔案工作以外的壓力重，對脫貧檔案管理方面的工作分而不管或者少管現象普遍。三是所有的脫貧檔案工作人員都是口頭指定安排，工作繁雜，人員變動頻繁，精準脫貧檔案工作時間沒有保障，工作職責不清，任務不明，只有在迎檢時應付了事。四是檔案工作人員不熟悉精準脫貧檔案管理業務知識，無從著手脫貧檔案工作。

3.基礎業務方面：一是沒有嚴格按照“青脫組”〔2016〕31號文件分類留存檔案；上級來文沒有全部打印并辦理處理手續妥善保存；本級形成的文件材料沒有全部打印收集；本級印發的文件材料基本上沒有附簽發底稿，有的雖然辦理了簽發手續，但基本上沒有一并裝訂；同類文件材料（如同類表格、同一次會議、請示與批復等）全部沒有完整收集并統一歸類裝訂。各級脫貧文件材料的起草和辦理環節工作不規范、徹底，除精準識別類材料歸類較好外，其它類別的文件材料基本上沒有按類歸集。二是電子文件材料大多沒有按照《電子文件歸檔與檔案管理規范》進行整理，即沒有先行邏輯歸檔，也沒有進行物理歸檔和備份，將會導致電子文件的丟失和失真現象發生。三是精準脫貧項目歸檔文件材料沒有完整收集、專項保存和獨立分類歸檔，難免會出現部分項目檔案資料的遺失。四是照片資料沒有按照《照片檔案整理規范》（GB/T11821-2002）進行收集、篩選、分類整理和重新命名，少數命名不完整、規范和簡練，將會使大量照片變成無法辨認的“廢物”。五是聲像資料收集不全、歸檔不及時。

三、做好精準脫貧檔案管理工作的對策

1.堅持統一領導、分級負責的原則，建立多方聯動的合作機制

一是縣脫貧攻堅工作領導小組負責全縣精準脫貧檔案工作的統一領導，縣檔案館、縣脫貧辦履行監督指導職責，指導、幫助建立健全精準脫貧檔案工作規章制度。二是縣、鄉、村都要明確落實一名分管脫貧檔案工作的領導。三是縣、鄉、村必須落實一名專職檔案員全程負責本級脫貧檔案收集、整理日常業務。四是解決脫貧檔案工作人員的辦公場地和必須的電腦、打印機、管理軟件等辦公設備，讓他們“炊有瓢盆飲有樽”。

2.入戶調查、監督指導、業務培訓，明確統一標準

青龍滿族自治縣是秦皇島市唯一的國家級脫貧開發重點縣、少數民族自治縣、革命老區。全縣共有脫貧開發重點村142個，其中“十二五”貧困村55個，“十三五”貧困村87個。截止2016年初，全縣仍有建檔立卡貧困戶28989戶、70099人未實現穩定脫貧，脫貧攻堅任務繁重。針對我縣嚴峻的脫貧形勢，為使脫貧檔案管理工作更加符合脫貧工作實際，我館調研組先后赴隔河頭鎮花果山村、干溝鄉南石門村、官場鄉鲇魚洞溝村等地，深入鄉村、農戶，開展精準脫貧檔案工作調研，實地查看精準脫貧工作中形成的鄉村戶建檔立卡信息登記表、幫扶規劃、減貧計劃、貧困戶登記表以及項目檔案資料，詳細了解我省“五個一批”“六個精準”等重點工作開展情況，并多次組織當地鄉鎮、村相關工作人員座談，聽取各方關于脫貧檔案管理工作的意見和建議。同時，我館與縣脫貧辦協調配合，加強對精準脫貧檔案工作的監督指導，主動提供指導服務。加強對產業脫貧、異地搬遷脫貧、生態旅游脫貧、光伏脫貧、基礎設施脫貧、教育脫貧、社保兜底脫貧、醫療保險和醫療救助脫貧、“互聯網+”脫貧、就業創業脫貧十大工程精準脫貧項目檔案工作的監督、指導工作，確保精準脫貧工作開展到哪里，檔案指導服務就跟進到哪里。加強業務培訓。結合我縣實際，舉辦包括縣、鄉、貧困村分管檔案工作的領導和檔案工作人員的脫貧檔案收集、整理基礎業務培訓班，使脫貧檔案工作者掌握脫貧各類、各載體檔案工作的基本知識、方法步驟，明確和統一脫貧檔案工作標準和要求，為全縣脫貧檔案工作奠定技能基礎。同時，制定了《青龍滿族自治縣精準脫貧文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，明確和統一脫貧檔案工作標準和要求，為全縣脫貧檔案工作奠定技能基礎。

3.規范管理、強化服務，建立服務人民群眾的檔案資源利用體系

檔案資源來自于生活、來自于實踐、來自于人民群眾，是基礎；檔案利用服務于生活、服務于實踐、服務于大眾，是目的。根據《中華人民共和國檔案法》、《河北省檔案工作條例》和有關法律法規，結合我縣實際，青龍縣檔案館以建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系為著眼點，進一步加強精準脫貧檔案管理工作，統籌精準脫貧檔案資源歸屬和流向，確保貧困地區農村土地確權、移民搬遷、社會保障、醫療救助、教育衛生等工作中形成的各種門類和載體的民生檔案收集齊全完整。指導做好縣、村、戶減貧檔案工作，切實做到縣、鄉、村減貧工作中形成的檔案收集齊全、規范整理和安全保管、有效利用，積極為精準脫貧工作考核評價體系提供原始記錄和真實憑據。檔案館要按照有關規定及時接收各類涉及人民群眾權益的精準脫貧檔案進館，主動提供優質服務，充分發揮檔案工作在打贏脫貧攻堅戰中的獨特作用。按照精準脫貧檔案管理要求，配備適應精準脫貧檔案工作開展和滿足精準脫貧檔案安全管理的設施設備，結合精準脫貧工作實際，制定精準脫貧檔案工作整理標準、保管條件、利用程序、信息化管理等具體管理制度和管理辦法，按照《青龍滿族自治縣精準脫貧文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》要求，明確精準脫貧檔案歸檔范圍，及時將精準脫貧檔案歸檔。為滿足檔案信息化要求，積極采用計算機和檔案管理軟件等現代化管理手段，組織人員對精準脫貧檔案進行掃描、著錄，實現精準脫貧檔案目錄及全文數字化管理，實現精準脫貧檔案資源共享，方便人民群眾的查閱、利用。

（作者單位：青龍縣檔案館）