淺析業務憑據電子化在電網企業的深化應用

王露+夏禹晨+劉思強+邵靜+劉婭+石琦

摘要：隨著大型企業加快財務信息化建設的要求，電網企業系統內許多公司已試點了業務憑據電子化項目。本文通過分析企業項目上線應用的現狀，著重從電子單據的管理、業務流程的優化、智能化功能的開發等方面探析了業務憑據電子化深化應用的方向，為業務憑據電子化的進一步推廣和財務信息化建設提供有價值的借鑒。

關鍵詞：業務憑據；電子化；深化應用

中圖分類號：F426.61；F275 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）013-0-01

一、應用背景

信息化、大數據化的時代背景下，大型企業發展，對大量原始單據的管理提出新的挑戰，對業務信息資源的有機整合提出新的要求，傳統的紙質單據流轉和保存方式已無法滿足管理需求，實現原始憑證的電子化是當前企業信息化管理的必然趨勢。隨著電網企業近年來財務集約化工作的深入開展和持續的財務精益化管理方式的轉變，借助財務信息化建設服務公司發展的要求越來越迫切，電網企業系統內部分單位已探索實踐了業務憑據的電子化。

二、應用現狀分析

通過了解電網企業系統內單位業務憑據電子化實施情況現狀，總結以下突出優勢和問題：

（一）突出優勢

1.會計檔案電子化存儲的優勢顯現

內外部檢查人員和財務人員通過業務單據影像管理系統調看發票、合同等信息更為便捷，改變實物存檔庫翻閱方式，憑證查閱時間大大縮短。

2.業務規范性指導意義突出

電網企業應用的影像系統在單據掃描時設置了業務單據清單式的樹狀結構，具體展示了某業務附有哪種原始單據，從而對單據進行強控，將財務管控要求前置于業務部門，提高了會計信息質量，確保了原始憑證管理辦法和報銷管理辦法等管理制度執行到位。

3.單據的可視化為業務無紙化應用創造條件

電網企業上線的原始憑證影像模塊是基于原有業務系統流程的插件化應用，具有可視化查詢的功能，為業務單據無紙化流轉創造了應用條件。

（二）突出問題

1.業務憑據電子化率低

受傳統做賬規則和觀念的束縛、以及信息安全性、可靠性的挑戰，電網企業實際應用中未全部實行紙質單據與電子單據的分離流轉，電子化業務覆蓋不全；只錄入關鍵業務憑據，單據信息錄入不完整等問題，直接導致會計信息、會計檔案的完整性和有效性的缺失。

2.自動化、智能化應用程度低

目前電網企業的業務憑據電子化應用偏向于業務憑據的影像存儲和讀取功能的簡單應用，即利用影像插件掃描業務單據，實現會計憑證與影像單據的綁定存儲。針對業務流程辦理速度、信息采集的準確度的提升等方面的自動化、智能化應用還未進行深度挖掘。

三、深化應用方向

針對電網企業在業務憑據電子化項目的優勢和問題，提出深化應用的五個方面：

（一）依托信息安全技術，確保電子化憑據安全、有效

會計檔案法明確規定，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，但必須滿足會計系統能準確、完整、有效接受和讀取電子會計資料，且設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序。在憑據電子化的過程中，公司內部必須加強內部控制，重新優化業務審批流程，利用電子印章或電子簽名技術等信息安全技術設置審簽流程，加強系統的操作權限設置，防止信息被篡改或假冒。

（二）提高業務憑據電子化率，改進報銷流程

設置業務憑據電子化規范管理要求，提高業務人員責任意識，保證業務憑據的電子化率，確保電子化憑據信息的完整性。在信息完整、安全、可信的前提下，優化報銷流程，打通經辦人、部門審批到領導審批的電子單據流轉環節。通過事前審批、遠程報銷，事后歸檔的報銷模式，實現紙質單據與電子單據的分離流轉，切實提高服務效果和工作效率。

（三）提升信息采集的自動化、智能化水平，提高工作效率

1.系統內單據自動電子化功能的開發

目前電網企業各專業有ERP賬務系統、ERP物資系統、ERP人資系統等業務系統，以及合同管理系統、協同辦公系統和車輛管理系統等輔助管理系統。待系統表單生成后人工打印并掃描，勢必會影響工作效率。深化應用應考慮將系統內表單予以電子化，自動集成至業務流程中，避免紙質資源浪費，提高傳遞效率。

2.關鍵字段的自動識別、關鍵信息的自動提取

利用OCR等圖像識別技術獲取發票、合同等結構化信息，便于信息的流轉、提取再利用和智能化管理。自動識別增值稅發票關鍵字段和合同關鍵信息，實現物資部前端發票與訂單信息、合同信息、驗收單、入庫單等單據的智能化校對，實現財務發票校驗環節關鍵字段的自動關聯提取，提高物資部門和財務部門的工作效率。

（四）強化業務電子憑據的管控，實現會計檔案的電子化管理

隨著業務憑據電子化項目的上線，影像系統中產生了大量結構化數據和各類電子單據影像，企業管理人員可以利用這些資源，對信息進行識別和檢索，分析和整理，增強信息的可利用價值，為決策提供服務。為了提高資源利用效率、提高系統效率、降低成本，將會計檔案管理功能當做電子憑證系統的一個獨立模塊來建設[[]]，以實現電子化憑據的從流轉到歸檔的全過程管理。

（五）充分利用可視化功能，改進系統內監督檢查方式

電網企業財力集約化的目標要求更加著力于依法治企，加強內部控制和風險管理體系建設。業務憑據電子化的建設應用可以打破時間和地域限制，將內控措施和管理規范與市縣一體化管理進行有機融合，發揮可視化功能優勢，通過實時調閱基層單位影像資料實現線上監督檢查，打破傳統周期性檢查的約束和地域約束，縮短檢查周期，及時發現風險和紕漏。

四、結語

為了最大限度地發揮業務憑據電子化帶來的效益，應不僅將業務憑據掃描成圖片進行存儲，還要利用圖片信息以及自動識別的關鍵信息來改造業務憑據的上下游業務管理流程和系統功能。電網企業在ERP系統升級部署時，應充分考慮業務憑據電子化系統與業務系統的深度融合，搭建系統設計人員與用戶的溝通反饋通道，不斷提高的業務系統與電子化系統的雙向有效運行，從而推進電網企業的財務信息化、集約化的持續健康發展。

參考文獻：

[1]張德育，王銀麗.基于電子憑證系統談會計檔案管理[J].財會研究，2016.