淺談社會保險檔案管理

辛洋

摘 要 文中深入分析社保檔案管理工作的存在的不足，提出針對性的改善對策，以期為做好社保檔案工作提供相應的指導。

關鍵詞 社會保險 檔案管理 不足與對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

1社保機構檔案管理工作存在的不足之處

1.1社保檔案管理工作權責模糊

社會保險檔案涉及面較廣，在我國，不同類別的社會保險檔案劃分給不同部門管理，從而出現多頭管理的情況。因不一樣的檔案分屬管理部門不同，各個管理機構缺乏有效溝通，極易出現一個參保人參保資料保存在不同部門。有些社保經辦機構不按照檔案統一管理的原則，文書檔案交由綜合檔案室進行保管，其余業務材料均存放在業務科室。各管理部門缺乏明確的分工，對檔案管理工作效率和質量產生不利影響。

1.2社保檔案管理缺乏規范的管理制度

社保單位開展保險檔案管理工作因缺少國家統一標準，導致各地區社保檔案管理辦法不統一的情況。對不同專業類別的社會保險檔案，對其工作人員的管理水平和管理要求有所差異。哪部分材料需進行整理歸檔，如何實施整理；哪部分材料無需歸檔，進行銷毀應遵循哪些原則；何種檔案資料必須進行分類、分級管理；哪種資料應實施統一管理等。從客觀角度來說，社保機構并未形成良好的管理制度和運行機制；從主觀角度來說，社保機構必須建規范化的管理制度，確保更好地開展社保檔案管理工作。

1.3社保檔案管理水平落后

近些年，隨著網絡技術、信息技術的快速發展，加之社會保險業務量逐年增加，部分社保機構開始推行微機化管理模式。社會保險檔案數量較多，工作環節繁瑣、復雜，加上部分社保機構領導不重視，并未配備社保檔案管理工作所需的軟件、硬件，導致社保檔案丟失、隨意保存的情況時有發生。因軟件、硬件和人三者沒有實現合理集合，有些機構軟件設施不足，有的缺少硬件，有的不具備檔案管理專業人才，未能發揮最佳的管理效果。同時，有些社保單位依然使用過去手工管理模式，管理效率較低，查找、更新資料不易，對社保檔案管理工作產生不良影響。部分比較落后的地區并未建立專門的社保檔案室，檔案資料的管理極為不合格，時常出現資料遺漏、丟失等情況。

1.4社保檔案管理人員業務水平有待提高

社保機構檔案管理人員的素質直接影響檔案管理效果。部分地區社保機構為節省成本，很少聘請專業檔案管理人員，有些單位存在用業務員充當管理員的情況。同時，多數社會保險業務經辦機構并未對檔案管理人員開展相應培訓，且缺少實際工作經驗，管理人員業務水平無法滿足檔案管理工作要求。雖然部分社保機構引入高學歷的兼職檔案管理者，但檔案管理專業人才少之又少，沒有經過培訓的兼職人員一般實際業務水平不高，直接影響其檔案管理工作效果。

2改善社會保險檔案管理的策略

2.1社保檔案規范化管理

社會保險檔案詳細記錄參保單位或個人需要繳納的社會保險金、可以享受的社保待遇等內容。制定完善的業務檔案管理制度，能保障社會保險檔案的有效性和完整性。因此，不同地區要依據《社會保險業務檔案管理辦法》的相關要求，結合自己承辦機構的實際需要，通過分級管理模式，確保參保檔案的安全性。建立完善的檔案收集、整理、鑒定、保管等管理制度，健全社保業務檔案管理標準體系，制定分類、著錄等規范的檔案格式，確保社保業務檔案管理納入規范化、信息化的軌道。

2.2提升檔案管理人員的業務水平

打造一支業務水平強、素質高的檔案管理團隊，是發展社保事業必須解決的問題。社保檔案管理工作應與其他工作展開統一部署和考核，遵循年初有計劃、年終有部署、年末開總結的原則進行管理。各地區設備檔案管理部門要保障辦公場所寬敞、明亮，辦公環境清靜，辦公人員職責清晰。根據一萬卷配置1個管理者的標準配備管理人員，促使其在日常工作中不斷提升專業技能和素養，提高自身的管理水平和效率。可定期組織管理人員接受培訓，建立一支具有較強業務能力的社保團隊，滿足新時期檔案管理工作需求。

2.3明確劃分管理權責

社會保險業務檔案涉及的內容、人員較多，因此，必須嚴格依照《社會保險業務檔案管理規定（試行）》制定的歸檔標準展開管理。對保險業務進行辦理時，要做好登記、征繳、轉移、待遇核定、基本信息變更等環節的工作。在社保經辦機構辦理相關保險業務后，其中，那些具備保存和利用價值電子文檔、聲像等作為歸檔內容。同時，將管理責權落實到個人，每個業務的具體經辦人員擔負起收集、整理、裝訂客戶材料的工作，由專職檔案管理員審核達標后方可進入檔案室，并由檔案員確定該檔案的保管期限等工作。其中，歸檔主要由檔案收集、檔案整理兩個部分組成。進行檔案收集操作時，認真查看具有利用價值的材料是否收集完整，如果存在缺失必須及時補齊，確保檔案的真實性、完整性。檔案整理過程中，采用檔案部門規定的專用卷皮、卷盒和裝訂材料，每一卷檔案均要制作《案卷全引目錄》和《卷內備考表》，在各項簽字完成后做好收集、利用等信息記載工作，仔細填寫卷皮的內容，做到清晰、準確。

2.4社保檔案管理與新技術相互結合

隨著信息技術的發展，社會保險檔案是否實現信息化管理效果，成為判斷社會保險檔案管理效果的重要標準。社保檔案管理工作與所有勞動者的利益密切相關，隨著社會的日益進步，各地區勞動者流動極為頻繁，存放在企業或個人手中的參保資料極易發生遺失，參保職工與企業間的糾紛也日益增多。提供社保信息查詢和鑒證也是社保經辦單位為人民服務的表現，社保機構在加強基礎建設基礎上，開發新的程序軟件，確保各級社保保險機構、政府等實現聯網，便于及時查詢、使用檔案信息。同時，在提升檔案管理人員水平基礎上，要以信息化建設為切入點，借助軟件程序立卷，對檔案目錄、收發文件等進行錄入管理，便于及時、準確的查找檔案信息所存在的問題，從而提升檔案管理質量和利用效率。

綜上所述，檔案管理工作是社會保險事業的重要組成部分，其管理效果對社會保險事業的可持續發展產生重要影響。為更好地規范社會保險檔案管理工作，必須建立完善的社保檔案管理制度與流程，不斷拓寬檔案收集渠道，提升檔案管理人員的業務水平，確保社會保險檔案的完整性和安全性。

參考文獻

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[2] 孫艷梅.淺析如何做好社會保險業務檔案管理工作[J].辦公室業務，2013（6）.