怎樣說話才得體
——給年輕秘書工作者的一封信

◎夏廷獻(xiàn)

怎樣說話才得體
——給年輕秘書工作者的一封信

◎夏廷獻(xiàn)

我剛剛參加工作，是一名新秘書。到了機(jī)關(guān)工作，領(lǐng)導(dǎo)要求大家說話要注意分寸，我就很緊張，不知道哪些話是“犯忌諱”的，該怎么說話才算得體？

——一名年輕秘書工作者的困惑

職場，是人生的又一所大學(xué)。年輕的秘書工作者們，你們是否也有這樣的困惑？一位好的老師，可以引領(lǐng)大家學(xué)到許多知識(shí)、少走一些彎路。今天，我們請一位老秘書工作者、秘書學(xué)專家為大家釋疑解惑。

年輕的秘書工作者們:

你們好！

無論你是在什么崗位上，大量的工作都是通過語言來完成的。在討論工作、個(gè)人交往等許多方面，一個(gè)人“會(huì)不會(huì)說話”直接體現(xiàn)了他的能力和素質(zhì)。一個(gè)人品格的優(yōu)劣，水平的高低，一張嘴就自然流露了出來。我們工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊，更要注意自覺維護(hù)機(jī)關(guān)形象，用得體的語言展現(xiàn)良好的素質(zhì)。

我在機(jī)關(guān)工作了三十多年，算是個(gè)“過來人”。我看到過許多同志因?yàn)椤暗湉目诔觥倍蠡谀啊；诖耍摇巴诳招乃肌钡卣伊诵╆P(guān)于說話的“常見病”，希望能對(duì)大家有所幫助。

人云亦云

適時(shí)、清楚、準(zhǔn)確、有分寸地表達(dá)自己的想法，為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，是作為秘書工作者必須具備的素質(zhì)。不該說的時(shí)候說，效果不好。該發(fā)表意見的時(shí)候不吭聲或者人云亦云，也是一種失職。

舉個(gè)例子:大學(xué)畢業(yè)生小王剛到機(jī)關(guān)時(shí)，開會(huì)從來不發(fā)言。剛開始，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為他是剛來不了解情況。可幾個(gè)月過去了，他仍然不發(fā)言，領(lǐng)導(dǎo)主持會(huì)議時(shí)指定要他發(fā)言，他才說幾句不痛不癢的話。再后來，雖然主動(dòng)發(fā)言了，但總是人云亦云地附和別人幾句，自己的見解是什么，總是不明確。兩三年下來，依然故我。久而久之，大家都覺得他沒有主見，領(lǐng)導(dǎo)也不再征詢他的意見了。與他同時(shí)進(jìn)機(jī)關(guān)的年輕同志都得到了重用，他卻被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為 “能力不夠”，不敢委以重任。

匯報(bào)情況、開會(huì)發(fā)言、同行議事，總要有自己的見解——想法、主張、意見、建議、打算、請求等，否則就起不到交流——讓聽者接受、贊成、支持的作用，也就失去了“說”的目的和意義。在研究工作時(shí)，要說出自己的心里話，怎么想的就怎么說，不要人云亦云。作為秘書工作者，為領(lǐng)導(dǎo)提供建議作參考是題中應(yīng)有之義。領(lǐng)導(dǎo)需要集思廣益，以便全面了解情況，作出正確決策。有些人覺得少說話就是“明哲保身”，這種想法其實(shí)是不負(fù)責(zé)任的。而且，任何有水平、有能力的領(lǐng)導(dǎo)，都不會(huì)欣賞沒有想法、沒有主見的人。

自吹自擂

希望得到領(lǐng)導(dǎo)和同事們的肯定和贊譽(yù)，是人之常情。但這個(gè)肯定和贊譽(yù)，應(yīng)該是別人的客觀評(píng)價(jià)，不應(yīng)該是自己吹出來的。

辦公室經(jīng)常會(huì)組織幾個(gè)“筆桿子”一起合作完成重要公文的撰寫工作。某機(jī)關(guān)辦公室的秘書小張參與了本單位“五年規(guī)劃”起草組的工作，規(guī)劃的指導(dǎo)思想、目標(biāo)責(zé)任、方法步驟、保障措施等“綱目”是起草組成員多次討論后確定下來的，小張只承擔(dān)了其中一個(gè)小題目的撰寫。材料完成后，小張?jiān)陬I(lǐng)導(dǎo)和其他同事面前到處吹噓自己在研究綱目和具體撰寫中如何作出了大貢獻(xiàn)。小張?jiān)耄灰诖蠹矣∠笾校约汉苡兴枷搿懽髂芰軓?qiáng)就可以了，沒想到領(lǐng)導(dǎo)在總結(jié)會(huì)上著力表揚(yáng)了小張。小張?jiān)陬I(lǐng)導(dǎo)的表揚(yáng)聲中，看到起草組其他成員鄙視的目光，如坐針氈……

總結(jié)、匯報(bào)工作必須要講到成績時(shí)，如實(shí)地講講是應(yīng)該的。但如果自吹自擂、言過其實(shí)，只吹過五關(guān)不說走麥城，或者把一分功勞說成了十分，那你在別人眼里就只是一個(gè)“光說不練的假把式”。秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，更應(yīng)該戒驕戒躁。有成績擺在那里，自己不說，領(lǐng)導(dǎo)和同事們也能看得見，沒有必要到處吹噓。

喧賓奪主

在對(duì)外交往場合，把握“話”的深淺——說不說，說多少，說到什么程度才恰到好處，也是一門學(xué)問。作為秘書工作者，在領(lǐng)導(dǎo)在場的情況下不要說語氣較重的“硬話”，以免“喧賓奪主”。

某縣政府辦公室秘書小陳工作能力很強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)他也很信任。一年秋天，天氣預(yù)報(bào)說寒流要提前到來，縣里決定盡快完成秋收任務(wù)，防止減產(chǎn)。小陳跟隨一位副縣長到某鄉(xiāng)督促秋收。到了鄉(xiāng)里，發(fā)現(xiàn)大片成熟的農(nóng)作物還沒收割，副縣長就把鄉(xiāng)長找來問是怎么回事。鄉(xiāng)長解釋說是因?yàn)闄C(jī)械化程度低，外出打工的人又多，所以進(jìn)度就慢了。副縣長問鄉(xiāng)長打算怎么辦，鄉(xiāng)長為難地說:“沒什么好辦法。”小陳一聽不高興了，副縣長還沒說話，他就說:“沒辦法也得想辦法，一定要在寒流到來之前完成任務(wù)！”鄉(xiāng)長一聽就火了，說:“你算老幾呀，用得著你指手畫腳。”副縣長趕快打圓場，指示鄉(xiāng)長請求當(dāng)?shù)仄髽I(yè)和駐軍幫忙。事后，副縣長對(duì)小陳說，你用心是好的，但不應(yīng)該那樣對(duì)鄉(xiāng)長說話。回到縣城，辦公室主任問副縣長，小陳表現(xiàn)怎么樣，副縣長笑笑說:“這小子有點(diǎn)兒愣。”主任聽到這個(gè)評(píng)價(jià)，覺得臉上無光，對(duì)小陳也開始留意了起來。一留意便發(fā)現(xiàn)小陳果真“有點(diǎn)兒愣”——這樣的秘書不適合在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，于是便把他調(diào)離了。

小陳的問題就在于沒有擺正自己的位置。秘書陪同領(lǐng)導(dǎo)下基層，應(yīng)該做好參謀助手工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)廣泛了解情況，而不是代替領(lǐng)導(dǎo)下指示，更不能出言不遜。

出言不遜

這里所謂的“出言不遜”，就是指說話傲慢不客氣。秘書絕對(duì)不能擺“二首長”的架子，說話尤其不能頤指氣使。即使是沒有商量余地的事，說話的態(tài)度還是要注意。對(duì)一般非指令性的事務(wù)，更應(yīng)該以商量的口吻表述，不要以生硬的“知會(huì)”語氣“通知”，那樣是難以取得預(yù)期效果的。

某單位領(lǐng)導(dǎo)指示年終進(jìn)行一次為期一周的車輛安全檢查。辦公室主任讓秘書小孫把機(jī)關(guān)下屬各單位分管車輛的同志找來，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示，并根據(jù)實(shí)際情況討論制訂一個(gè)計(jì)劃，然后分步實(shí)施。小孫覺得這件事是單位主要領(lǐng)導(dǎo)指示要辦的，不會(huì)有什么“阻力”，就沒有把各單位的負(fù)責(zé)同志找來協(xié)商，而是自己制訂了一個(gè)計(jì)劃發(fā)了下去。在沒有征求牽頭部門領(lǐng)導(dǎo)意見的情況下，就把這些部門的人員列進(jìn)了 “檢查組成員名單”，確定了某日某時(shí)為檢查組成員第一次碰頭會(huì)。

到了某日某時(shí)，牽頭部門的四名成員只到了兩名。小孫馬上打電話到其中一個(gè)部門，語氣很“沖”地問:“你們那個(gè)誰誰誰怎么到現(xiàn)在還不來開會(huì)？”對(duì)方問:“開什么會(huì)？”小孫說:“開檢查組成員會(huì)。”對(duì)方問:“誰把他列進(jìn)去的？”小孫說:“我列的，怎么了？”對(duì)方問:“你征求過誰的意見？”小孫說:“他不是分管車輛嗎，還征求什么意見？”對(duì)方說:“你就這么連個(gè)招呼也不打，就把我們的人拉到檢查組，合適嗎？他現(xiàn)在外地出差，不能參加這個(gè)會(huì)了。”說完掛了電話。人不齊，碰頭會(huì)沒有開成，這項(xiàng)工作進(jìn)行不下去，小孫只好向辦公室主任匯報(bào)。主任又只好親自出面和各部門協(xié)調(diào)，重新啟動(dòng)。檢查工作結(jié)束后，辦公室主任把小孫狠批了一頓，說:“不要以為有領(lǐng)導(dǎo)的指示就可以氣壯如牛，不把其他部門當(dāng)回事。”小孫只有點(diǎn)頭稱是。

類似的“常見病”還有很多:隨便打斷別人談話，擾亂人家的思路；注意力不集中，迫使別人再次重復(fù)講過的話；連珠炮似地發(fā)問，讓人難以應(yīng)付；對(duì)別人的提問漫不經(jīng)心，讓人感覺難以交流；輕率地下結(jié)論，借以表現(xiàn)自己內(nèi)行；總是滔滔不絕、只說不聽地“唱獨(dú)角戲”；不斷地冒出口頭禪，例如張口一串“這個(gè)”“那個(gè)”“對(duì)吧”……

心正則言正，心美則言美。要用美的語言，感染和說服交談對(duì)象，達(dá)到同對(duì)方交流的目的。要做到這一點(diǎn)，首先要端正好自己的心態(tài)，尊重他人，以平等、真誠、與人為善的態(tài)度說話。要言之有據(jù)，不能無根據(jù)地責(zé)備、批評(píng)、抱怨，更不可說教、攻擊，絕不能出口傷人。

最后，祝你們一切順利！

你們的朋友:夏廷獻(xiàn)

（摘自《秘書工作》）