簡論檔案管理的基本方法

王華

檔案管理有不同的方法和要求。但管理原則是相同的，即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。 下面簡論一些檔案管理的基本方法。

（一）檔案管理收集：收集是歸檔檔案管理管理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔管理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。必須采取以下相應(yīng)措施： 1.立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍歸檔。 2.檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的材料是否收集歸檔。如會(huì)議材料、綜合材料、各種介紹信存根（黨團(tuán)組織關(guān)系、干部調(diào)動(dòng)、行政事務(wù)等）、協(xié)議、合同。以上收集到的檔案材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應(yīng)收集的文件材料。

（二）檔案管理歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應(yīng)歸檔的文件材料，必須進(jìn)行歸檔。

（三）檔案管理裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的檔案管理歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。 1.管理單位：確定以件為檔案管理歸檔文件的管理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領(lǐng)導(dǎo)修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)文稿紙為一件，報(bào)表、名冊、圖冊、會(huì)議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個(gè)自然本（冊）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來文與復(fù)文可為一件，未裝訂成套的會(huì)議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。 2.文件的裝訂：檔案管理歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來復(fù)在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。

（四）檔案管理分類：

檔案管理歸檔文件采用年度——保管期限分類法進(jìn)行分類。同全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。 1.區(qū)分年度2.檔案管理區(qū)分保管期限 。將每年的檔案管理歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。 永久保管檔案的的確定：屬于歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢？根據(jù)國家檔案局令第8號要求，結(jié)合本單位實(shí)際情況確定。

（五）檔案管理排列

1.把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號分開排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。 2.在同一保管期限內(nèi)，把同一機(jī)構(gòu)（或問題、文號）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作，同一個(gè)會(huì)議）的文件排在一起，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”管理原則的體現(xiàn)。排列順序應(yīng)保持相對固定。 3.最后在同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)、問題或文號內(nèi)按成文時(shí)間的生后順序排列。

（六）檔案管理編號

檔案管理歸檔文件編號是指將檔案管理歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號，并以歸檔章的形式在檔案管理歸檔文件上注明。編號是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)工作的成果。通過編號，使檔案管理歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。件號即文件的排列順序號，它是反映檔案管理歸檔文件在全宗中的位置和固定檔案管理歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。

檔案管理歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護(hù)文件正本的原貌。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項(xiàng)目。

（七）檔案管理編目

檔案管理歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制檔案管理歸檔文件目錄。

檔案管理歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文為一件時(shí)，只對復(fù)文進(jìn)行編目。通過檢查復(fù)文來實(shí)現(xiàn)對相應(yīng)來文的查找。 檔案管理歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。

（八）檔案管理裝盒

裝盒是將檔案管理歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。

1.裝盒要求：檔案管理歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與檔案管理歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)找到文件實(shí)體。檔案利用完畢后歸位時(shí)，同樣要注意將其按件號順序裝入相應(yīng)檔案盒中，否則，在以件為單位進(jìn)行管理的情況下，一旦歸位錯(cuò)誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。2.檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，各立檔單位應(yīng)到各級檔案行政管理部門購買或向河北省國昌檔案用品廠直接訂購。以保證檔案盒制成材料的質(zhì)量。3.檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項(xiàng)。其中起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“/”號連接。

（九）檔案管理編制檢索工具

1.歸檔說明（全宗說明）內(nèi)容包括本單位主要工作職能、本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)置情況（領(lǐng)導(dǎo)班子、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)任職情況）本年度主要工作概況、本年度檔案歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數(shù)量，有何缺陷）。2.打印檔案管理歸檔文件目錄（采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份）。編制封面，并根據(jù)需要分保管期限與歸檔說明（全宗說明）裝訂成冊：歸檔說明（全宗說明）、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說明（全宗說明）、永久、30年、10年目錄合訂一本。檔案管理歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項(xiàng)目。