做好檔案交接工作的幾點措施

馬莉莉

做好檔案交接工作，對于維護檔案安全完整，確保檔案工作的連續性具有十分重要的意義。那么如何做好這項工作呢？筆者認為主要應注意以下四個方面的問題：

一、納入基層單位的議事日程、工作程序和規章制度

檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環節，應引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺在重要議事日程，在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位。把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責。

二、明確職責，建立良性運行的工作機制

第一，單位檔案人員調動工作、離職、轉崗、臨時借調外單位工作或連續休假超過三個月的，都應當在離開本崗位之前與接管人員辦清交接手續。其中檔案人員臨時被抽調或休假時，個別單位不安排臨時代管人員，嚴重影響了檔案工作的連續性。應特別強調這種情況不但要有人代管，時間較長的還應進行正式交接。

第二，檔案行政管理部門應通過多種形式的宣傳，使各單位領導認識到檔案工作交接責任重大，促使其為順利交接提供必要條件，如可有準備、有計劃地調換檔案人員，保證檔案工作不出現“空崗”、“斷檔”現象；將做好交接工作列入檔案人員的崗位責任制；根據本單位檔案數量為交接雙方安排充分時間；對于沒有辦清交接手續的檔案人員，不調整崗位，不予辦理人事調動和工資轉移等手續。

第三，檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。對于移交方來說在正式移交之前要做好五項工作：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數；二是對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統有序；四是按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格；五是撰寫檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做好三項工作：一是了解本單位職能活動內容和工作活動情況；二是向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；三是了解或檢查檔案移交準備工作情況，清點各類檔案的庫存。只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。

第四，認真做好檔案監交工作。檔案監交工作對檔案交接起著見證和監督作用，因此無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員交接，都必須安排專人負責監交。檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機構負責人監交；檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續齊全，并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名、職務及移交清冊、頁數等。移交文據一式三份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之后，移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

三、細化手續，加強監督和檢查

為使基層檔案工作交接制度得到真正落實，使檔案局的監督檢查工作能夠有據可查，使執法機關發現檔案丟失等違法行為時便于調查取證，檔案行政管理部門有必要統一并規范本地區檔案人員工作交接的文據格式。

交接文據可以包括如下表格：一是交接總體情況登記表，記錄移交人員、接管人員和監交人員的基本情況以及檔案工作制度、檢索工具、現存及移出檔案、全宗卷、基礎登記、檔案庫、柜鑰匙等核對和交接的基本情況；二是檔案工作制度一覽表；三是檔案檢索工具一覽表；四是現存和移出檔案數量統計表；五是未完成工作登記表。特殊情況在表中不便于填寫時應另附詳細說明。每頁交接文據都應有移交人員、接管人員和監交人員的簽字。交接文據應一式三份，一份交同級檔案行政管理部門或上級檔案業務主管部門，一份存本單位文書檔案，一份存全宗卷。

各單位調換檔案人員應在雙方交接之前通知同級檔案局或上級單位檔案業務主管部門，檔案局或上級主管部門應及時前往監督檢查。對于無正當理由不按規定辦理檔案工作交接手續或在交接工作中弄虛作假的單位或者個人應進行通報，造成檔案損失的依法對個人或者單位給予行政處分或行政處罰。

四、有效引導，編發簡明學習材料

從目前情況看，檔案工作領域尚未實現先持證后上崗，絕大多數檔案人員是先被安排到檔案工作崗位，再參加培訓取得崗位資格證書。因此，幾乎每名檔案人員接手時都對檔案工作一無所知。即使交接制度制定得再細致，手續規定得再嚴密，接管人員如果對檔案工作中常識性的概念不了解，也難以完成各項清點核對工作。檔案專業書籍（包括崗位培訓教材）雖然不少，但是篇幅較長，檔案人員不可能在交接前的短暫時間內完成自學。因此，有必要專門為新任檔案人員順利交接編寫“入門概念和知識”，用通俗的語言和盡量短的篇幅解釋交接工作中必然遇到的專業問題，如全宗、全宗號、全宗卷、檔案門類、檢索工具、檔號、集中統一管理、各門類檔案歸檔時間、編研材料、常規檔案工作等。

檔案行政管理部門應通過一系列措施，使工作交接做到組織上有保證，制度上有規定，職責上有分工，手續上有記載，工作上有監督，操作上有引導，使各單位檔案工作交接成為對前段工作認真盤點、查漏補缺的過程，從“越交越亂”變為“越交越清”，最終使工作交接在建設和諧檔案工作的過程中不再成為障礙，而是成為檔案工作向前邁進的新起點。