新時期如何開發利用檔案信息資源

姜潮

【摘要】開發與利用檔案信息資源，是檔案工作的重中之重，是檔案收集整理工作的最終歸宿，只有加大開發檔案信息資源力度，才能做好檔案信息資源的合理利用。

【關鍵詞】檔案管理；檔案信息化；檔案的開發與利用

檔案作為重要的信息資源之一，伴隨著計算機網絡的普及，必然對我國的檔案工作產生重大影響，并將改變檔案工作的方式、方法，尤其對檔案的開發利用來說，計算機網絡無疑為檔案部門和需求者開發利用檔案信息資源，開創了一個理想途徑。網絡信息化對檔案信息資源開發利用有著深遠的影響。一方面，網絡信息化技術為檔案信息開發提供了技術支持。計算機技術運用于檔案信息資源管理，實現了檔案信息資源數字化，進而實現檔案信息資源的集中化，提高了整個社會對檔案信息資源的利用程度。另一方面，檔案信息化要求加大對檔案信息資源的開發利用。當前，隨著信息技術、計算機技術、網絡技術的蓬勃發展，檔案信息載體的形態正在發生變化，檔案信息正在向數字化發展，檔案形成量之大，覆蓋面之廣，是前所未有的。信息技術的發展，網絡技術的全球化，對檔案資源的開發、利用既是機遇也是挑戰。檔案資源的網絡化是檔案事業發展的必然趨勢，實現檔案信息資源開發利用的高效益，是當前檔案工作的主要任務。

檔案信息化環境下開發利用檔案信息資源的建議。檔案資源信息化是檔案事業發展的必然趨勢，是事關檔案事業全局發展的戰略要素。檔案信息資源的開發利用工作是一項長期的、緊迫的、艱巨的工作任務。開發檔案信息，就是挖掘、加工檔案信息資源，使加工出來的檔案信息更好地為利用者服務。在信息化實踐中，檔案部門是檔案信息資源的主要來源地，建立信息庫、信息網絡，加快數字化、數據庫化和網絡化進程，是提高檔案信息能力的主要途徑。要積極探索新的途徑，尋找新的角度，全方位、多層次地開發檔案信息資源，用創新的思維加大信息資源整合開發利用力度。

開拓思路，創新觀念，加強檔案信息資源的開發利用。檔案的作用和價值體現在利用上，只有通過檔案信息資源的開發利用，其作用和價值才能充分體現。為社會公眾提供有效的信息服務是信息時代的重要目標之一，因此，必須形成一套切實可行的服務機制做保障。在服務方法上需要由被動的等待服務變為主動的上門服務，把檔案信息主動、及時、準確地送到用戶手中。在檔案信息資源開發與檔案用戶之間，建立起一種主動適應、自我調節的機制，從而為檔案用戶提供全方位的服務。在檔案信息資源開發與檔案服務范圍上，要由內向轉為內外結合，打破傳統的封閉式的觀念，正確處理好開發利用和保密之間的關系，提高檔案的實用性和使用價值。此外在服務手段上要逐步實現計算機聯網，檔案信息資源開發采用以計算機網絡為核心的現代信息處理技術。

加強檔案工作標準化建設，為檔案資源的開發做好準備。檔案工作標準化是檔案管理現代化的基礎，是實現檔案管理自動化的前提，是提高檔案工作效率，節省人力、物力、財力的有效措施，也是實現檔案信息資源共享的重要保證，直接影響著檔案工作信息化的步伐。在信息資源不斷發展、人們對信息資源的需求越來越廣泛的條件下，檔案工作要實現規范化、標準化、科學化的目標管理，必須要嚴格按照國家標準搞好業務建設，更新觀念，打破傳統的管理模式，著力從思想上提高認識，增強規范化、標準化意識。

大力加強檔案信息資源深層次挖掘工作，建立內容豐富的檔案信息數據庫。數據庫是檔案信息資源共享體系建設的核心，建立數據庫是網絡信息資源組織的重要方式，這種方式就是將要處理的數據經合理分類和規范化處理之后，以記錄的形式存儲于計算機中。通過完善檔案目錄中心以及全文檔案信息資源數據庫建設，逐步實現各部門檔案信息數字化。用數據庫技術組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。數據庫技術與網絡技術的融合極大地方便了檔案信息資源的開發利用，提高了效率。

豐富電子檔案館藏，調整館藏檔案結構，加快數字檔案館建設。檔案館應加大館藏建設力度，優化和豐富館藏，努力提高檔案信息數據庫的質量。數字檔案館通過館藏檔案數字化和電子文件的接收，整合各種檔案信息資源，建立各級各類檔案數據庫，構筑一個多層次、分布式、規范化的檔案數據庫群，并

通過多種信息網絡平臺實現檔案信息資源共享，用戶可以不受時間、空間、數量的限制，迅速、準確地從網上利用各種檔案信息資源。

檔案利用工作的反饋信息和綜合分析，是加大檔案信息資源開發力度，提高開發質量的重要措施。通過有關信息的收集、匯總、分析和加工，及時地了解與掌握社會需求，及時地開發檔案信息資源，服務于經濟建設，盡可能全面、迅速、準確地把有效信息傳輸給社會，既是大力開發檔案信息資源的有效形式，也是廣泛地、系統地提供檔案資源為社會各方面服務的一項重要工作。

加強檔案信息人才培養。隨著現代化技術在檔案部門的應用和普及，對檔案工作者的要求也越來越高。除了要掌握熟練的專業知識，還要不斷提高現代化管理的技能，需要檔案工作者充分發揮信息管理者、資源開發者的作用，不斷提高自身素質，科學管理與開發檔案資源，提高檔案自身資源的使用效率與效益。因此，要重視檔案人員的繼續教育工作，普及現代檔案科學技術知識，提高檔案工作者的素質，培養具有專業知識、檔案知識、計算機知識的復合型人才和信息專家，以滿足檔案事業高水平持續發展的需要。在信息化社會，檔案管理部門應積極進行檔案管理信息化的探索與實踐，應用數字化技術手段與網絡工具，提高開發檔案資源的能力與水平，積極促進檔案服務機制的創新，為社會提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質童的檔案信息產品，使檔案工作更好地為社會發展服務。