淺析電算化環境下的會計檔案管理工作

鄒洪偉

隨著信息技術的高速發展，現代科技越來越多地應用于社會生活的方方面面。財務管理領域也不例外，電算化軟件的普及應用為財務管理活動帶來了前所未有的廣闊前景，也為會計檔案管理工作增加了新的內容。電算化環境，對會計檔案資料的范圍、存貯方式、存放環境、借閱利用等都有新的要求，廣大檔案工作者必須正確認識，妥善應對。

一、電算化會計檔案的內涵

電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據、會計信息和計算機打印輸出的書面形式的會計數據。具體包含：①由計算機打印輸出的各種書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料。這些打印輸出的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料應當符合國家統一的會計制度規定，根據有關規定立卷歸檔保管，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。②以磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲的會計數據（會計憑證、會計賬簿、會計報表等數據），在未打印成書面形式之前，應當妥善保管并留有副本。這些介質都應當視同會計資料或檔案保管。③會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，也應當視同會計檔案保管。

二、電算化會計檔案管理工作的特點

與傳統的手工記賬、登賬的紙質會計檔案相比，電算化條件下的會計檔案管理必須要借助于計算機硬件和軟件系統才能查看和取得，這是其特有的存在和存儲形式，在管理、保存的方式、方法上電算化會計檔案也相對復雜，需要關注的問題也更具有靈活性。例如，在信息的承載性方面，會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案的載體由原來的紙質媒介轉變成現在的磁盤、光盤等電子介質；在信息的安全性方面，通過電子介質存儲的會計檔案除了要防范一般性風險之外，還要注重電子檔案的網絡安全。

會計電算化條件下的會計檔案管理，其特點可以歸結為以下幾點。一是電算化會計檔案的存儲介質有所拓寬。電算化會計檔案不僅包含傳統的紙質會計檔案，還包含大量的電子檔案。二是電算化會計檔案需要一定的軟硬件支持。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在電子介質上的會計檔案必須要依靠特定的計算機硬件和軟件系統。三是電算化會計檔案查找方便。傳統會計檔案的存放占用空間大、保管難、查找數據難，會計電算化條件下信息存儲主要是通過電子計算機，占用空間小，保管易，數據查尋方便并快速。此外，隨著會計軟件的升級，企業應更加關注新軟件對原有會計檔案的兼容性，即科學地管理電算化會計檔案。

三、加強電算化會計檔案管理工作的措施

1.提高思想重視程度。會計人員一方面要大力宣傳國家的財經法規和管理規章，增強全員的會計電算化檔案管理意識；另一方面，要積極主動地爭取領導的重視、關心和支持，強化領導的會計檔案管理意識，使其高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，將會計電算化檔案管理工作納入單位整體工作的范圍加以考慮和安排，給予電算化會計檔案管理工作開展必要的人力、物力、財力和政策支持。

2.完善硬件設施建設。提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放庫房；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位業務實際的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

3.健全各項管理制度。①建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。②建立電算化會計檔案的保管制度。根據國家檔案局的標準，選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。③建立嚴格的利用制度。查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。④建立電算化檔案定期備份制度。定期將會計數據備份到磁性介質上，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些電算化會計檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞、丟失或無法讀取。⑤建立電算化會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大范圍共享；涉及單位機密的數據，僅供需要的人員使用；而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開發人員才能使用。

4.提升管理隊伍素質。會計電算化不僅要實現傳統會計的功能，還要有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須提高會計部門人員素質，完善人員配置結構。在加強對現有會計人員和會計檔案管理人員教育培訓的基礎上，要相應增加檔案專業人才的數量，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時，電算化軟件維護及系統安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數量的計算機專業人才，以維護電算化管理系統的日常運作。