新形勢下城建電子檔案的管理

李冰

隨著計算機、網絡技術的迅速普及和發展，城建檔案信息資源的存儲和利用方式也在悄然發生變化。在這種新的形勢下，如何管理城建電子檔案并使之成為一筆永久的財富，是擺在我們各級城建檔案管理部門及檔案工作者面前的又一重大課題。

城建電子檔案是指在城市規劃、建設管理中形成的具有保存價值的電子檔案。它有別于一般形式下的電子檔案，包括圖像文件（由圖紙掃描等方式生成的二維點陣圖文件）、數據文件（各種管理數據、文本文件即用字處理形成的文字、表格等）、計算機程序（各種計算機系統軟件、支撐軟件、應用軟件）、配套紙質文件（相關說明、鑒定書、測試報告、簽署更改等），以及與其相關的支持軟件產品和軟硬件說明書等。

一、城建電子檔案管理工作存在的問題

1.城建電子檔案的原始性受到質疑。原始性是檔案的基本屬性。傳統的紙質檔案與其所依附的紙質載體是不可分離的，所以在紙質檔案歸檔時我們特別強調原件。“原件”的基本要素應包括特定的文字、圖表等信息內容及有法定效用的印章等，若上述中的任何一項發生變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。對于電子檔案而言，由于信息與載體的相分離性，信息的物理結構與邏輯結構之間存在著差異性、可變性、相對獨立性及易刪改性，并且可隨意復制，而信息形態無任何變化，這決定了電子文件不再存在“原件”的概念，從而也決定了電子文件不再有信息形式的原始性。可見，對城建電子檔案信息內容的原始性進行維護和確認，給城建檔案管理人員帶來了極大的困難。

2.對城建電子檔案的歸檔缺少統一的規范和標準。在我國，紙質等載體檔案有近千年的歷史，對其有一套較為完整的管理標準，這些標準在電子文件歸檔管理的過程中不可能完全適用。電子檔案的管理是一項極其復雜的技術工程，它的出現才幾十年，并沒有這方面長期的實踐經驗，人們對它的特殊性、發展趨勢及內在規律，還沒有做到真正了解，認識也不統一，雖然各省、市城建檔案管理機構都先后制定出臺了一系列實施規定與操作辦法。但是，由于發展水平與研究進程的差異，加之缺乏溝通，各地的標準往往不一致，難以彼此通用，造成了大量重復性勞動。即便在國家標準與地方法規之間，也有不盡統一的地方。所以，要制定城建電子檔案的管理標準難度很大。

3.城建電子檔案的保管形式受到沖擊。電子檔案的保管要比紙質檔案的保管復雜得多。不能只簡單地以接收磁盤或光盤保管，這些特殊載體要依附于一定的軟硬件平臺系統環境，才能發揮其實際意義的。由于數字信息時代發展迅速，計算機型號以及相應的操作系統和應用軟件更新換代非常快。隨著版本的不斷升級，前后代產品的兼容性方面就要出現一些差異，這與城建電子檔案不允許有絲毫的損傷和改動形成了矛盾。

4.現有人員結構、知識結構不合理，適應不了新時期城建電子檔案管理工作。目前，城建檔案工作者絕大多數是新時期的“信息盲”，并不具備信息的形成、存儲、保管、傳輸等技術方面的知識和技能，造成城建電子檔案管理滯后于技術的發展，難以適應其崗位職責的需要。

二、城建電子檔案管理工作的解決途徑

1.運用新技術，確保城建電子檔案內容的原始性。一是用加密、簽署技術保證歸檔前電子文件信息的原始性；二是運用消息認證技術驗證從網上接收的電子檔案數據的準確性和可行性。由于網絡技術的飛速發展，城建電子文件在網上歸檔和提供利用成為可能，而電子文件在存儲和傳輸過程是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過？消息認證技術可以消除這個疑慮；三是采用防寫技術，確保城建電子檔案的原始性、真實性。由于電子文件的特性，其沒有正副本、原件的說法，則可以采用CD-R加背書方式制作歸檔原件。歸檔人可將歸檔的電子文件刻錄成光盤，交接雙方可在光盤背面簽字，簽字后檔案內容不可更改，這就是CD-R+背書，光盤一式兩份保存。

2.城建電子檔案與紙質檔案應長期并存，進行綜合管理。應充分認清電子檔案與紙質檔案各自的特點，既要堅持檔案管理的基本原則，又不能將紙質的管理理論、方法原封不動地套搬于電子檔案。面對大量已經歸檔的城建檔案，不能盲目地將紙質檔案全部制成電子副本，造成不必要的浪費，應該加快對庫存檔案的鑒定，篩選出其中有永久保存價值，經常利用的檔案數字化，制成電子檔案。紙質檔案便于長期永久保存，而利用較不方便；電子檔案便于利用，又難于永久保存。鑒于這種局面，兩種載體檔案會長期并存。在有條件的部門，可采用計算機輔助設計與縮微組合系統，將電子文件同時輸出在縮微膠片和終端上；或將計算機輸出的圖紙與設計文件縮微品存檔保管。這樣做既可以方便利用，又保證了檔案的長期保存。兩種載體檔案并存，多種技術互相取長補短，形成新形勢下檔案管理工作新特點。

3.將城建電子檔案存放在專用庫房中保管。由于城建電子檔案保存的特殊性，所以要對庫房內的溫度進行嚴格控制，并且要配置除塵、防火、防高強磁場和電場的設施。對館藏電子檔案定期轉存到新型的存儲介質上，以防止由于計算機驅動器的更新而使原始的電子檔案無法讀取。另外，要對電子檔案備份雙份、統一編號、分處保管，以防止因管理不善人為造成損失。

4.培養專業人才，優化人員結構。人、技術、組織管理是信息化生產力的三大要素，其中人是最活躍、最關鍵的因素。城建電子檔案管理的好壞，最終要落實到城建檔案工作者的知識結構和綜合素質上。因此，城建電子檔案管理人員既要有檔案學概論、檔案管理學、檔案保護學、建設工程等方面的知識，又要加強自然科學基礎學科、微電子技術、電子計算機技術、計算機軟件技術、現代通訊及計算機網絡技術、辦公自動化及CAD等信息技術和法律知識的學習，不斷提高對城建聲像檔案的管理水平，以適應城建工作的發展。

參考文獻：

[1]呂筱芬.電子檔案原始性、完整性、真實性的保障體系.中國檔案，2002.4

[2]何玲.電子檔案原始性的認定.四川大學信息與管理系，2004.1