試論高校實驗室檔案管理和信息開發工作

寧芳

摘 要：從高校的教育角度考慮，實驗室的檔案管理工作在其中起著至關重要的作用，然而目前檔案管理與信息開發還沒有達到成熟的地步。為了更為明確地掌握實驗室的檔案存儲領域，形成完善的管理制度，盡可能多地增加軟硬件設備，擴大實驗室檔案管理的開發力度，進一步地做好實驗室檔案管理與信息開發工作，我們進行了分析探討，最終得出了有效的結論。

關鍵詞：實驗室；檔案管理；信息開發

當前，針對實驗室的檔案管理工作依然還缺乏相應的規范，本文從實驗室的收集范圍以及組織管理的角度出發，對實驗室檔案規范化管理中存在的問題提出了可行的建議，方便我們在這兩個方面的完善工作的展開。

一、存在的問題

1.缺乏足夠的檔案意識

在高校實驗室建設階段，我們大部分關注的是實驗教學、實驗室規劃以及儀器采購等，對于檔案管理還缺乏足夠的認知。由于疏于對檔案管理工作的重視，造成實驗室檔案配置的人員工作積極性的缺失，也給基礎設施的建設帶來了一定的阻礙，檔案的接收面臨著一定的困難，給具體的歸檔工作帶來了不便。同時高校實驗室未能科學合理地對檔案進行分類，導致檔案的利用率極低，最后導致檔案工作的進度變得十分遲緩。

2.急需提高檔案管理員的業務素質

出于完善高校實驗室檔案管理工作的目的，首先要確定的是工作人員的業務素質要足夠高，具備最基本的從業能力，掌握一定的檔案管理理論知識。同時基本的計算機與外語能力也是必不可少的，部分進口的設施需要借助這些工具才能得到很好的應用，我們對工作人員最基本的要求就是讀懂操作說明書，然后能夠按照要求操作儀器。隨著高校實驗室的信息化建設，實驗室檔案的管理越來越趨向于電子化了，所以檔案管理員們還應該掌握基本的辦公軟件以及互聯網的使用能力，可以獨立自主地分析處理多媒體數據，學會用信息化管理的模式來進行檔案管理工作。

3.過于分散的存儲檔案

從設備的論證、立項以及驗收的各個環節，各部分的負責人也許存在一定的調動情況，這給檔案管理工作的協調組織帶來了一定的困難。有些時候我們也許要花費很長時間才可以完成資料的收集工作，而且這也有可能給實驗教學大綱以及實驗指導書的修訂環節造成不利的影響，最后反而得到不夠完善的檔案資料。

4.檔案信息服務方式過于單一

現在，實驗室檔案通常存在查詢、復印以及借閱三種服務方式，缺乏檔案編研這一關鍵的組成部分，所以不能進行有效的檔案交接工作。盡管實驗室還存儲著很多的電子版資料，然而假如不能進行開發利用，缺乏科學合理的檔案資源系統，那么這種電子存儲方式也就失去了其存在的價值。

二、解決問題的手段

1.增強崗位責任感

實驗室建設、管理以及運行過程中會直接產生實驗室檔案，實驗室檔案可以準確地記錄實驗室發展的各個組成環節，具有毋庸置疑的舉證作用；通過信息載體的方式，結合實驗室建設階段的成果，能夠給未來解決這類問題提供重要的理論依據，方便科學地預測實驗室的整體規劃與發展方向。

2.提高職業素養

檔案管理工作水平，是取決于檔案管理員的工作能力與基本技能的，因此，有針對性地開展職業技能培訓十分關鍵。實驗室檔案管理工作是一項復雜的工作，它涵蓋了學科建設、采購器具、實驗教學以及實驗室發展規劃等多個方面的內容，因此有關的從業人員應該在平時注重學習，讓自己的理論知識和工作能力都得到顯著的提升。與此同時，對于高校實驗室檔案管理人員來說，必要的信息開發以及文字寫作能力也十分關鍵，這是對每個檔案工作者的基本要求。

3.加強現代化建設

通過計算機技術來進行檔案管理工作，確保檔案管理的規范化，這是我們通過計算機開展檔案管理工作最基本的要求，如此一來，高校實驗室檔案管理的基本需求就得到了極大的滿足。隨著電子檔案的趨勢越來越明顯，檔案管理工作更是走向了智能化與科學管理化，這是未來的一個大趨勢。所以，我們不僅要保留過去的存儲方式，還應該將電子檔案與紙質檔案緊密結合起來，改進檔案的管理方式，促進信息采集、傳輸以及服務效率的不斷提升，擴大信息量，擴展服務領域。

4.進行開發利用

開發利用高校實驗室的檔案，不僅可以顯示檔案的使用價值，而且可以讓檔案管理工作更加規范。在高校教師以及學生的反饋意見的基礎上，結合檔案管理人員的工作經驗，切實完成實驗室檔案的查閱服務、借出服務、復印供應服務、咨詢服務、信息交流以及數字化網絡服務，提升檔案管理水平。

三、結束語

在科學研究和人才培養階段，高校實驗室檔案起著至關重要的作用，它不僅代表著實驗室管理人員辛苦工作的成果，而且具有十分顯著的經濟效益與舉證作用。通過對高校實驗室內部的問題進行整體的分析總結，我們可以按部就班地完成高校實驗室檔案管理和信息開發工作，為高校教育的蓬勃發展貢獻自己的一份力量。

參考文獻：

[1]胡愛蘭.試論高校校友信息資源的開發利用與檔案管理[J]. 亞太教育，2015（13）：200.

[2]張從宇，張巨芹.試論高校實驗室檔案管理和信息開發工作[J].安徽技術師范學院學報，2005（6）.

（作者單位：懷化學院文學與新聞傳播學院）endprint